Snabbspolning framåt: verkställande direktören vill göra möten bra igen

Dan Costa: Välkommen till Fast Forward, del av en pågående konversation om att leva i framtiden. Min gäst idag är Mamie Kanfer Stewart, grundaren av Meeteor och en mötesekspert. Meeteor är ett företag som gör möten mer effektiva. Vi kommer att prata om framtiden för arbete, av möten och nya gränssnitt för arbetsplatsen. Mamie, tack så mycket för att du kom förbi.

Mamie Kanfer Stewart: Tack så mycket för att du har mig idag.

Tack så mycket för att du kom. Låt oss prata lite om Meeteor och om produktivitet. Jag läste att du växte upp med produktivitet i tankarna, att du skickades till skolan varje dag med citatet: "Ha en produktiv dag." Vad är det här?

När jag växte upp minns jag av pappa som lämnade huset precis innan jag gick i skolan och alltid sa: "Ha en produktiv dag" när han sprang ut ur huset. Av alla saker som en förälder kan säga till sitt barn, och jag har barn nu och det är inte vad jag säger till dem, men det är vad min pappa sa till mig, och det fastnade verkligen att varje dag handlade om att göra något produktivt, flytta själv, flytta ditt liv, vad det än var, framåt. Jag började faktiskt min första verksamhet när jag gick i 5: e klass.

Var det ett mötesplaneringsföretag? Produktivitetsprogramvara?

Det var inte. Det var det inte, men det var samma koncept som jag kan göra det bättre än hur det görs. Det var ett sommarläger. Jag gillade inte att gå till sommarläger. För alla andra där som inte gillade sommarläger känner jag helt din smärta och jag var som om jag kan göra det bättre. Jag planerade allt, jag anställde all personal, jag samordnade all programmering och gjorde att det gick riktigt smidigt. Jag visste att jag kunde göra det bättre. Idén om produktivitet för mig är samma sak. Oavsett vad du gör, finns det förmodligen ett mer effektivt och effektivare sätt att göra det.

Så du kommer med Meeteor. Jag tror att alla förstår behovet där. Alla hatar möten. Alla klagar på möten. Möten slösar massor av tid. Du närmar dig den situation du går, "Vet du vad? Jag kan fixa det." Prata lite om hur Meeteor fungerar.

Vi har ett par komponenter till Meeteor. Den primära komponenten är vår programvara. Ursprunget till Meeteor kommer faktiskt från mitt familjeföretag. Jag borde ha sagt att eftersom min pappa är en underbar person, har vi ett familjeföretag, det heter GOJO. Purell är vårt krav på berömmelse, Purell handrensare. Jag fick min första livserfarenhet som vuxen i vårt familjeföretag. Möten där kördes extremt smidigt och mycket bra, alltid en agenda, alltid uppföljningspunkter, mycket tydliga. När jag gick ut till den verkliga världen efter det var jag, vem, det är inte så resten av världen fungerar. Meeteor byggdes som en teknik för GOJO: s praxis. Jag var som vi kan göra detta genom teknik. Nu när världen har utvecklats och det händer så mycket på nätet, varför gör vi detta i pappersform när vi kan göra det online?

Kärnkomponenten är vår teknik, som hjälper dig att planera en tankeväckande agenda, ta tydliga anteckningar som är formulerade som uppgifter, beslut och lärdomar och sedan hantera allt det uppföljningen. Du har det stora mötessamtalet och det leder till stor action. Vi erbjuder också konsulttjänster eftersom det kan vara tufft att ändra hur människor arbetar, och det är bra för en chef att byta team, men det är bättre om ett helt företag kan ändra, så vi hjälper dig att göra det, och sedan gör vi av skicklighetsbyggande workshops och webbseminarier och alla slags saker för att hjälpa människor att utveckla sina egna färdigheter kring möten.

Så låt mig berätta hur jag träffar möten. Jag skickar ut en mötesinbjudan i Outlook I och i kroppen kommer jag att ha en översikt över att vi ska prata om x, y och z. Då kommer det att diskuteras som den fjärde punkten. Hur gör Meeteor det bättre?

Nummer ett, en mötesagenda är inte samma sak som en lista över saker du ska göra i mötet. Detta är som nummer ett, om du kommer att ta bort en sak från den här konversationen, så är det det. Börja med att ta reda på varför håller vi detta möte och vad ska vi uppnå? Vi är ofta bra på att sätta saker som, "Vi kommer att diskutera detta, vi kommer att granska det, vi kommer att komma med detta, " men det vi inte gör är att säga, "På i slutet av detta möte, vad ska vi ha uppnått? Vad kommer att vara annorlunda i världen eftersom vi har uppnått detta specifika resultat?"

Om du vet att i slutet av detta möte kommer vi att ha en lista med idéer för ytterligare övervägande, eller om vi kommer att ha ett beslut om detta ämne, kan du planera agendan i enlighet därmed och du vet slutet av mötet om det var en bra användning av din tid. Att ta reda på vad dagordningspunkterna är, vad du ska göra är bra, men börja med hela resultatet du först vill uppnå.

Möten återspeglar också den samarbetande kulturen. Jag tror att det är förmodligen varför du har konsultverksamheten, eftersom verktyget ensam inte nödvändigtvis kommer att förändra beteendet. Kan du prata lite om att förändra hjärtan såväl som sinnen?

Ja. Företagskultur är enorm och rörig och komplicerad, men möten är en av spakarna du kan dra om du vill ändra företagskultur. Nästan alla i ditt företag kommer att delta i möten. Det är där mänsklig dynamik och makt och auktoritet och alla sådana saker kommer ut, och det finns ritualer och praxis som du verkligen kan kontrollera i den miljön. Om du deltar i ett antal möten och inte känner att det är en bra användning av din tid, påverkar det hur du känner för ditt företag. Det påverkar hur du känner för dina kollegor som slösar bort din tid, hur du känner för det här företaget där du är alltför stressad eftersom du har så mycket att göra och du inte har tid att göra ditt "riktiga" arbete eftersom du är för upptagen med att sitta i dessa möten som inte är "riktigt" arbete.

Om du planerar en tankeväckande agenda och du bjuder in rätt personer till dina möten, har du plötsligt nu flyttat och skapat en mycket större känsla av respekt som, "Åh, jag är inbjuden till detta möte eftersom det finns ett syfte med detta möte, det finns en anledning till att jag måste vara här, den som bjöd in mig tänker på det. " Det är en av de mänskliga sidorna som kan förändras. Det finns en hel massa andra. Jag menar som inne i mötet. När du tänker på att det finns en person som alltid dominerar konversationen, är du: "Hur kontrollerar jag den personen och får dem att lugna ner?", Eller "Hur får jag de tystare människorna att tala upp?" Vi har en praxis som kallas normer.

I vår mötesmall i Meeteor, när du fyller i mer än bara beskrivningsrutan i Outlook, men du faktiskt fyller i frågorna som hjälper dig att komma till en tankeväckande agenda. En av dem är runt normer. Vad är det beteende du vill främja vid detta möte? Hur förväntar du dig att människor uppför sig?

Du kan ha en norm som säger "Tystare röster snälla snälla, högre röster snälla steg tillbaka." När du sedan underlättar mötet så har alla sett att det är en norm för det här mötet, och sedan som mötesledaren, eller verkligen någon i mötet, kan du säga, "Jag har lagt märke till att vi inte har haft våra tystare människor som talar upp, och eftersom det var en av våra normer, skulle jag vilja ge lite utrymme för de tystare människorna att tala upp. " Du använder din agenda för att bygga agendan för att skapa förväntningar på beteende, och sedan kan du tillämpa dem i mötet och hjälpa till att underlätta. Du behöver inte vara den konstiga mötesledaren som sitter där och tänker: "Hur får jag den personen att sluta prata. Jag vill inte bara säga 'håll käft' och jag vill inte heller ringa någon ut ur det blå och bara säga "Mamie, vad tycker du?" och sätta någon på plats och få dem att känna sig besvärliga."

Jag gör det hela tiden. Jag tror att det är bra att göra det öppet, göra det i förväg och så att alla ser att det inte är personligt. Jag ber inte någon att hålla tyst, jag säger inte att någon ska prata, jag säger att det här är de standarder som vi alla enats om i förväg, så ni är alla på samma sida.

Exakt. Och det hjälper människor att bli mer medvetna när du har normer. En annan som vi gillar att använda mycket är att använda en ryggbrännare eller en parkeringsplats. Säg: "Om ett ämne utanför agendan kommer upp, låt oss sätta det på bakbrännaren och prata om det senare." Folk kommer att inse att de tar upp frågor som är utanför ämnet och de kommer antingen att sluta göra det eller så kommer de att erkänna det när de säger det. "Jag har en idé, jag vet att det är ett ämne för bakåtbrännaren, jag vill bara sätta det åt sidan, " och de kommer självreglera. Medan du inte har den praxis är du bara inte ens medveten om att du gör vissa beteenden, så att skapa dessa normer och göra dem tydliga bland hela teamet kan verkligen hjälpa till att ändra den kulturella dynamiken.

Intressant. Vi har en fråga från vår publik.

Ooh, intressant. Vi använder inte chatbots i vår app, men vi har en Slack-integration som kommer ut före slutet av denna månad. Och vi har vad vi kallar vår Meeteor-bot, och du kan prata med honom, henne, vi har inte beslutat, könsneurala, icke-kön. Du kan prata med Meeteor bot och du kan planera din mötesagenda, du kan ta anteckningar, alla typer av saker inom Slack med den typen botupplevelse.

Det är väldigt coolt. Det finns mycket produktivitetsprogramvara där ute. Det finns fantastiska chattapplikationer, det finns fantastiska att göra listhanterare, alla dessa olika saker. Du har beslutat att fokusera på själva mötet. Varför gick du efter mötesplatsen och försökte fixa det?

Till stor del eftersom det finns riktigt bra verktyg för många andra saker. Vi har en integration med Slack som kommer ut snart, vi har en med HipChat, vi har med Outlook och kommer snart ut med Google. Så det finns många fantastiska verktyg redan och vi vill inte ersätta dem, men de andra samarbetsverktygen saknar den här saken kring möten. I genomsnitt tillbringar människor, ja, chefer kan spendera ungefär 40% av sin tid i möten. Det är mycket tid att spendera i möten och inte ha ett programverktyg som hjälper dig att göra det och använda den tiden effektivt. När vi tittade på de andra produkterna på marknaden såg vi att det fanns fantastiska verktyg för allmänt samarbete, online dokumentdelning eller uppgiftshantering, men det som saknades var detta fokus på möten.

Vår plattform är faktiskt mycket större än möten, så vi har ett komplett, integrerat uppgiftssystem. Om du tänker på din dag som hur jag tillbringar min tid, har jag saker jag gör själv och jag har saker som jag gör med en grupp. De saker jag gör själv är uppgifter, saker jag gör med en grupp är vanligtvis möten av något eller annat slag, men jag behöver ett sömlöst sätt för att all denna aktivitet ska flöda. När uppgifterna kommer ut ur ett möte, om jag måste skriva ner dem för hand eller jag får dem i ett e-postmeddelande, måste jag kopiera och klistra in dem i min uppgiftsapp, och det är där jag hanterar dem och sedan på nästa möte som någon frågar mig gjorde jag den uppgiften från det andra mötet, det är bara lite rörigt. Vad vårt system försöker göra är att effektivisera denna process så att hela dagen är i ett enda utrymme. Oavsett om det är uppgifter som du bara hanterar för ett projekt, oavsett om det är uppgifter som kommer ut från ett möte, så är allt på ett ställe. Vi försöker inte helt ersätta alla andra verktyg eftersom de är riktigt bra, men vi försöker hitta sätt att hjälpa till att effektivisera arbetsflödet.

Ja. Och det finns så många verktyg på marknaden just nu.

Så många.

Bara här på PCMag använder vi Asana, vi använder Slack, vi använder våra egna personliga att göra-listor. Sedan använder vi Google Kalender, vi använder Google Tasks. Det är fantastiskt hur många verktyg som tas med till arbetsplatsen. Hur glider Meeteor in i det? Du har snart integrationer med Slack, hur är det med några av de andra integrationerna?

Detta var ett bra lärande som affärsperson, att kalendern är kung när det gäller möten. Att vi inte kan tävla. Om vi ​​inte befinner oss i människokalendrar är det verkligen svårt för människor att ens tänka på att planera en agenda någon annanstans. Så integrationen är enorm. Vi ser det överallt. Produkter som Zapier där du kan ansluta appar som inte faktiskt ansluter, det är dit vi ska. Vi vill inte åka till en miljard olika platser, vi vill bara att allt ska flyta sömlöst, och ju mer vår produkt kan prata med varandra, desto effektivare är vi som användare och desto bättre värde får vi av dem. I viss mån är det inte heller svaret att ha en humongo-app. Vi kan se vad som händer när produkter blir för komplicerade med klockor och visselpipor och försöker göra allt, så att ha mer specialiserade appar som pratar med varandra tror jag verkligen är den optimala lösningen.

Finns det en målmarknad för din produkt? Ser du på småföretag, medelstora företag, skalar den hela vägen upp till företag? Var är din söta plats?

Om du har möten är vi här för dig. Om du har möten är vi här för dig. Vi skiljer oss inte riktigt. Vår produkt fungerar med organisationer i alla olika storlekar, team i alla olika storlekar. Du kan arbeta själv på vår app och inte ha någon av dina kollegor i den, eller så kan du sätta 100 eller 200 eller 500 av dina bästa vänner i. Det spelar ingen roll, det är byggt för skala.

Vi pratade lite om chatbots och om AI och framtiden för arbete och typ av ljudingång. Den ljudkomponenten, just nu görs detta på skärmar med tangentbord, men när du lägger till ljud verkar ljud som en grundläggande del av mötesprocessen, det finns några riktigt intressanta saker du kan göra där.

Ja. Att skriva i allmänhet är ett av de svåraste sätten att mata in information, och det är en av orsakerna till att möteanmärkningar ofta är så hemska är att ingen vill notera. Att ta anteckningar till och med att skriva är lite besvärligt, de flesta föredrar att ta anteckningar för hand. Men det känns som det finns ett bättre sätt att göra detta med ökningen av produkter som Google Home och Alexa och Siri, att att någon gång skriva in möteanmärkningar kommer att vara en saga historia, och vad vi verkligen kommer att göra är att prata och säger, "Alexa, fånga detta beslut", eller "Alexa, gör detta att göra för mig", eller "Siri, gör detta att göra för mig", och det kommer att generera våra mötesanteckningar och generera våra uppgifter för oss och vi behöver inte skriva in dem.

Det verkar så logiskt. Själva denna show kommer att spelas in som en video, vi kommer att ha ett transkript som kommer att göras, och sedan kommer det att fungera som det textbaserade transkriptet för showen. Allt detta är automatiskt. Jag tänker inte skriva om allt det vi sa på kameran, och ändå i ett möte är det i princip vad vi måste göra.

Den tuffa delen är att människor inte vill spelas in. Du vill ha ett säkert utrymme. Om du säger saker som du gillar, "Det här kan vara en bra idé, jag är inte 100% säker", eller gillar, "Jag tror att jag kommer ihåg att det här är siffrorna, men jag är inte 100% säker, "om du inte är bekväm att prata med dig på ett möte eftersom du är orolig för att detta kommer att minnas för evigt och det kommer att bli ett transkript och alla i företaget kommer att kunna ta reda på vad jag sa och pekar tillbaka till historien och säga "Du sa den saken", det känns super obehagligt.

Att hitta balansen mellan att fånga ljudinformation, transkribera den, göra den tillgänglig och fortsätta att hålla ett säkert utrymme där människor kan brainstorma eller dela perspektiv som kan vara minoritetsperspektiv och där de får pushback, det är en fin dans som vi kommer att ha att göra på arbetsplatsen.

Även om det bara skapade en sammanfattning och säger: "Okej, det finns ingen mikrofon på i 45 minuter, men de senaste två minuterna kommer vi att gå ner på skivan och det är det vi vill åta oss." Det i sig kan vara ganska fantastiskt och mycket bättre än att skicka e-post till allas anteckningar efter mötet.

Och det är en praxis vi rekommenderar just nu. Om du inte vill göra anteckningar i ditt möte, är det bra, reservera de senaste fem minuterna för att göra det vi kallar en wrap-up där du frågar gruppen, "Okej, vad är våra nästa steg? Vad är viktiga takeaways att vi vill se till, liksom all information som vi vill se till att andra vet om? Vad är de beslut vi har tagit och vad är åtgärderna och vem kommer att göra dem när? " Precis de stunderna, de senaste par minuterna där du fångar upp den informationen, skickar den via e-post, lägger den i vårt system någonstans, du var faktiskt tvungen att göra en hel del saker. För det första har du nu klargjort vad mötet åstadkom och du går inte ut ur mötet och går "Varför hade vi det mötet? Vad beslutade vi just?" Du har skapat en del tydlighet och fått människor att känna sig riktigt bra eftersom det var en bra användning av deras tid, du har nått några resultat, och du har nu fångat dem så att de är på posten, folk kan komma åt dem som var " t i mötet. Det finns så många bra saker. Det kommer bara att bli en total boost när det kan göras via ljud istället för att skriva.

Vad är dina känslor för telekonferenser, videokommunikationen? Vi kan nu göra det, varje bärbar dator har kameran, vi har anslutningarna, alla kan hitta varandra på Skype eller på Google Hangouts, och ändå gör jag nästan aldrig dessa typer av möten.

Du gör dem aldrig eftersom du inte är med kollegor runt om i världen?

Nej, de är överallt och jag har gjort det...

Föredrar du bara telefonen?

Jag tror att jag föredrar telefonen.

Intressant. Vi älskar ljud. Jag menar att jag älskar alla slags möten, men jag gillar verkligen var du kan se människor. Jag känner att det är väldigt svårt att helt nedsänkas i något när du inte kan se den andra personen. Det är verkligen lätt att bli distraherad, och du får inte alltid se deras uttryck och sådant. Det är svårt när det är en enorm grupp. Vi är cirka 12 personer, vi är i fem olika länder i vår verksamhet, mina kollegor är i fem olika länder. Så vi gör många möten av Skype eller Google Hangouts, och det är inte detsamma som att vara personligen, men det är väldigt bättre än ljud där du bara inte riktigt ansluter alls. Det är där mötenas framtid är. Vi har TelePresence i min familjs verksamhet, och det är en helt annan sak, men det är som en enorm skärm och till och med det är så användbart. Jag känner att jag ser alla hårstrån ur plats-

Som ett proprietärt system som rullas ut?

Ja.

Så en avancerad, inte bara...

Det är super high-end.

… Skype eller...

Nej, nej, super high-end där det är som videokonferenser, men det är som på crack. Det gör en enorm skillnad än att se små små lådor med människors ansikten. Jag tror att vi går i den riktningen, vilket är bra eftersom du ser kroppsspråk. Särskilt om du arbetar med människor som har annan kulturell bakgrund än dig, där engelska kanske inte är deras första eller modersmål och du försöker förstå varandra, se kroppsspråk, se deras ansiktsuttryck, alla dessa små bitar hjälper till att bygga relationer, det hjälper till att bygga förståelse, så det är bra grejer.

Du älskar uppenbarligen möten.

Jag älskar möten.

Du har ett företag om möten, det tror jag kommer över. Vilka möten hatar du?

Jag gillar inga möten där jag inte får en dagordning i förväg och jag vet inte varför jag går. Det händer inte så ofta för att de flesta som jag träffar nu-

De har normer och de vet bättre.

Åh, de vet, de vet bättre. Egentligen gick jag till ett möte för inte så länge sedan där de skickade ett paket för förläsning. Det var som 60 sidor långt. Det var ett tvådagars styrelsemöte. Jag gjorde hela läsningen eftersom det är vad bra styrelseledamöter gör och bra mötesdeltagare gör, och jag dök upp och den första delen av mötet var fantastisk. Sedan kom vi in ​​i nästa avsnitt och kvinnan som ledde det upprepade i princip allt som var i förläsningen. Och jag var som "Varför? Varför gör du det här? Vi läser materialet. Varför kan vi inte bara diskutera nu?" De slags möten, inte bra.

Om du tänker på tiden för de människor som är i mötet, om du samlar fem personer i en halvtimme, är det verkligen svårt att få dessa fem personer att spendera en halvtimme tillsammans på en gång. Att hitta kalendrarna som står ihop, schemalägga, det är komplicerade grejer. Att få 30 minuter från var och en av dessa fem personer individuellt, riktigt enkelt. Om du bara ska presentera information i ditt möte, som inte. Bara inte. Skicka det till dem som ett memo, träffa människor en-mot-en. Om du ska förena människor, dra fördel av det faktum att du har dessa fem hjärnor i rummet på samma gång och de kan engagera sig med varandra. Gör så mycket du kan utanför mötet för att dela information så att din tid i mötet kan vara för engagemang. Det är de slags möten som jag verkligen gillar, där jag får prata och ha kul och vara med människor. Inte så kul om jag bara sitter där, lyssnar och ser ut som "Varför? Varför gör vi det här?"

Jag kommer att skicka den här intervjun till alla på kontoret bara för att jag känner exakt på samma sätt. En annan fråga från vår publik.

Det är en bra fråga. Det är en riktigt tuff, tuff fråga. Den ena är att starta mötet i tid utan dem och inte gå bakåt. Vi har ett koncept som vi kallar fjädrar i. Låt mig göra förbehållet, om personen är en äldre person som absolut måste vara i detta möte, bör du vänta på att de börjar. I själva verket, istället för att starta och sedan återfå dem, om de kommer att vara några minuter för sent, ge alla som sitter och väntar och säga: "Okej, vi kommer inte att börja förrän Mamie kommer, så om du vill att vara på dina enheter, bra. Om du vill gå på toaletten, ta en kopp kaffe, bra. Vi kommer bara att vänta. " Låt människor välja hur de ska använda den tiden. Börja inte och sedan sammanfatta.

Om det är någon som inte är avgörande för att fatta det beslutet eller inte är en äldre person, börja ditt möte utan dem, och när de kommer in, sluta inte och starta sedan om igen. Säg bara: "Glad att du kunde gå med oss, få plats, det är här vi är på dagordningen" och fortsätt. Om de har en fråga kan de ställa, men du vill verkligen bara trycka igenom. Om du skapar denna norm att mina möten börjar i tid och om du inte är här kommer du att missa något, synd för dig, kommer folk att börja gå mot att se till att de är i tid.

Det andra du kan göra är om det är någon som är kronisk sent, som en specifik person, pratar med dem. Fråga dem: "Vad händer att du ständigt kör sent?" Kanske planerar de möten rygg mot rygg, vilket inte alltid är deras fel, men det är verkligen svårt, Google och Outlook Jag älskar dig, men möten bör inte vara 30 minuter långa utan tid att gå ner i korridoren eller gå på badrummet. De flesta människor planerar inte sitt möte i 25 minuter, så det kan vara en anledning till att människor går sent. Planera att starta ditt möte några minuter för sent så att du har tid att bosätta dig i. Om du har en syltfull dagordning, ge dig själv ett par extra minuter under den tid du begär så att du inte behöver känna dig rusad om du börjar klockan 9:05 eller 9:07. I mitt sinne, om du dyker upp sent till möten, är det inte så annorlunda än att vända på jobbet sent. Möten är en del av ditt jobb. Det är hur arbetet görs, på samma sätt som det att göra uppgifter är hur arbetet görs, så om någon kroniskt dyker upp sent på mötena, prata med dem och försöka ta reda på vad som händer. Finns det något du kan hjälpa till, en vägspärr, något du kan göra annorlunda, och om inte, låt dem veta att detta inte är ett acceptabelt sätt att vara på jobbet.

Bra svar. En annan fråga från vår publik.

Ja. Kom definitivt till vår webbplats, vi har många bloggartiklar, blog.meeteor.com. Meeteor har två e, MEET, som om du är i ett möte. Vi har ett antal artiklar om hur du introducerar mötespraxis i ditt team, olika sätt, antingen gör det genom att dela några av våra bloggartiklar för en viss övning, ha ett möte om dina möten, kanske låter lite konstigt, men det är en sak du kan göra är att ha ett möte och skicka ut dagordningen för att säga: "Hej killar, jag tror att vi borde prata om våra mötespraxis och gilla att tänka som en grupp vad som fungerar och vad som inte är och vad vill vi att våra möten ska vara som." Så kolla in våra bloggartiklar, vi pratar om allt detta. Vi kommer förmodligen att göra ett webinarium eller en workshop om detta ämne, så om du vill bli informerad om det bör du prenumerera på vår blogg så att du får alla meddelanden om våra kommande evenemang.

Du pratade om möteslängden, varje möte borde inte vara 30 minuter. Jag tycker att min standardmöte längd tenderar att vara en timme, vilket vanligtvis är långt längre än jag behöver för att faktiskt åstadkomma vad som behöver hända? Vad är den ideala tiden för ett möte? Vad ska människor sträva efter?

Det finns inte exakt en idealisk tid för ett möte. Det handlar verkligen om vad du behöver göra för mötet. När jag säger inte bara göra det i 30 minuter, handlar det verkligen om att tänka på hur mycket tid som människor behöver för att komma in och komma ut ur detta möte? När du planerar din agenda… Så du börjar med, vad ska jag göra i det här mötet? Och hur ska vi komma dit? Vad är det vi ska göra? Tänk på hur mycket tid du behöver för var och en av dem, och ju mer tanke och detalj du lägger in i det, desto mer exakt blir din mötesplanering och desto mer vet du hur mycket tid du behöver.

Om du till exempel vill reflektera över förläsningen. Du skickade ut den här fyra sidors rapporten och du vill ha några minuter i början av mötet för att folk ska kunna ställa frågor. Om du tänker, okej, kommer det att finnas åtta personer i detta rum, och om varje person pratar i ungefär en minut är det åtta minuter. Nu börjar du tänka på hur mycket tid du kommer att behöva. Om du från början inte riktigt tänkte på det sättet kanske du sätter det och 17 andra saker på din agenda och sedan plötsligt inser: "Vi kommer att ha 30 sekunder för var och en av dessa artiklar, vi kommer faktiskt inte att ha tid."

I ett 30-minuters möte med fem personer, förutsatt att dina första fem minuter har ordnat sig, dina fem senaste minuter gör det slut som vi pratade om, har du verkligen bara 20 minuter i mitten. För fem personer betyder det att varje person ska prata i fyra minuter. Det är inte så mycket tid, så var verkligen försiktig med vad du försöker åstadkomma i det mötet och planera det. Det är okej att ha ett 45 minuters möte eller ett 50 minuters möte eller ett 20 minuters möte. De behöver inte vara 30 minuter eller en timme. Du vill göra det enligt vad du behöver göra.

Acceptera inte standardvärdena.

Totalt.

Eftersom standardvärdena alltid tar mer tid än du antagligen behöver. Jag vill veta dina tankar om idén om bärbara datorer i möten, vilket är lite problem för PC Mag-ers eftersom vi har svårt att lägga ner våra bärbara datorer och flytta bort från våra tangentbord. Samtidigt vill du ha tillgång till data, du vill ha tillgång till information, du vill kunna anteckna. Så vad tar du på bärbara datorer på bordet i möten?

Min känsla är att om ditt möte är ett bra möte kommer människor som är på sina bärbara datorer att göra saker som är relevanta för mötet och inte kolla e-post eller Facebook eller något annat. Om ditt möte inte är värt deras tid, är det därför de rör sig med sin bärbara dator. Jag har ingen position på bärbara datorer bra eller dåligt. Om du upptäcker att folk tar med sig sina bärbara datorer och att de inte faktiskt deltar i mötet är det när du har ett problem. Men om du gör dina möten bra och de är rätt människor som pratar om rätt saker, borde de inte göra de sakerna.

Detta är en annan anledning till att det skulle vara till stor hjälp på kontoret att du skulle ha den där Alexa eftersom du nu inte behöver ha dina bärbara datorer för att leta efter information. Du kan säga, "Alexa, vad var vårt Twitter-engagemang förra månaden?" eller "Vad var utgifterna för a, b och c förra månaden?" och Alexa kommer att gruva upp data och berätta för dig, och du behöver inte någon på deras bärbara dator gräva runt för det.

Det är verkligen… Jag tycker att det är ett superspännande utrymme. Att vara hjärnan ombord för företaget och bara kunna svara på de enkla frågorna som du kan dra ur ett kalkylblad, men du har det röststyrda gränssnittet så att du alla kan höra det samtidigt. Är det ett utrymme du tror att du vill gå med Meeteor, eller kommer du bara att samarbeta med några av dessa företag?

Jag skulle gärna vilja, men det kommer att ske genom ett partnerskap. Vi bygger inte den typen av förmåga, men det vi gör är att bygga upp datauppsättningen som inte är kring kalkylblad och liknande saker, men verkligen kring kunskapskomponenterna, beslut som fattas, lärdomar som delas, uppgifter som händer, den typen av saker. Jag skulle gärna samarbeta med ett företag som vill föra den typen av ljud och algoritmiska grejer in i mötesutrymmet.

Okej. Kanske en del av vår lyssnare. Vi har en annan fråga från publiken.

Åh. Det skulle vara super coolt. Jag är väldigt upphetsad över vart det går. Jag tycker faktiskt att det skulle vara super coolt att ha en avatar av mig själv som sedan kan vara i ett virtuellt mötesrum med alla mina kollegor och skulle se mina ansiktsuttryck och känna mina handrörelser. Jag är inte säker på hur det skulle spela in i vår plattform, om det är något som vi så småningom skulle integreras med, men jag tror att det är en bra rörelse för vart videokonferenser går. Mycket bättre än bara plattskärmarna eftersom de flesta av oss har små små skärmar med massor av små, små lådor. Jag är verkligen super upphetsad av tanken på VR.

Och idén att också kunna se, kunna fokusera på olika platser i rummet. Du behöver inte alltid se alla samtidigt, bara följa vem som talar eller fokusera på enskilda människor medan de har ordet.

Absolut. Vi försöker göra det nu, men det som slutar hända är att någon ringer in på sin mobiltelefon, men sedan har de sin dator och sakerna är inte länkade, så de pratar, men du ser den tomma skärmen istället för deras ansikte. Allt detta kommer så småningom att försvinna och det blir mycket, mycket bättre.

Så personliga produktivitetstips. Har du något du personligen gör som hjälper dig att göra mycket mer under dagen? För jag misstänker att du antagligen har fler än en.

Jag har mycket. På framsidan är jag ett stort GTD-fan, jag älskar David Allen, han är en av mina hjältar. Det enda som jag tror verkligen förändrade mitt liv när jag började genomföra var hans två minuters regel. När du går igenom din uppgiftslista eller går igenom dina e-postmeddelanden, om något kommer att ta dig två minuter eller mindre för att göra det, gör det bara då det kommer att ta dig längre tid att lägga in det i ditt lista eller kom tillbaka till det senare, och tiden du sparar och mängden saker du får gjort är bara fantastisk. Min inkorg gick ner, jag känner mig så bra med att kolla en massa saker från min lista på en gång för det är precis som "Åh, jag kan göra det, åh, jag kan göra det" och bara få det gjort.

Du har uppenbarligen gjort stora framsteg när det gäller att göra möten bättre. En av sakerna… När jag försökte köra den två minuters borrningen, sluta jag att skicka ut en massa e-postmeddelanden, och jag svär att de kommer tillbaka snabbare än jag skickar dem och jag avslutas med att få mer e-postmeddelande tillbaka. När kommer e-post att fixas? Och när kommer vi att kunna hantera just detta djur?

Jag är inte säker på att jag har ett svar på det. Jag menar Slack har gjort ett stort steg framåt för att minska mängden e-post. Många team, inklusive mina, använder Slack internt, och så har vår interna e-post gått ner, men fortfarande med kunder och kunder arbetar vi med extern e-post. Jag är inte 100% säker på vad som kommer att hända med e-post. Kanske en dag kommer vi bara… Det kommer att försvinna och vi har lite chips i hjärnan och vi kommer att kommunicera telepatiskt och e-post kommer att försvinna, men tills dess att hålla din inkorg låg gör det en stor skillnad i hur du känner dig om din produktivitet.

Låt oss komma till de avslutande frågorna, jag ställer detta till nästan alla. Ser du framåt in i framtiden, vilka teknologiska trender berör dig mest? Vad oroar dig mest?

Jag har två små barn, och jag är inte 100% säker på att detta är en trend, men det är något jag tänker på mycket, som handlar om integritet och ditt onlinejag och liv. Speciellt som förälder försöker jag att inte lägga så mycket på nätet om mina barn, men jag har verkligen ingen aning om vad som kommer att hända i framtiden, och vad gör jag för dem på ett bra eller dåligt sätt på grund av innehållet som Jag sätter online om mig själv som på något sätt kommer att påverka dem. Mina föräldrarnas historia är känd för vår familj och vänner, men för väldigt få andra människor, men mina barn, när de växer upp, är allt om mig online och saker jag sätter på dem som små barn kommer att bli uppkopplad. Jag vet bara inte vart det är på väg och det är väldigt skrämmande.

Ja. Jag tror att idén om det är vad du delar, och sedan finns det den sekundära tanken att den aldrig går någonstans. Att det alltid finns där och att det alltid kommer att finnas bilder under hela ditt liv. Restauranger du har ätit på, födelsedagsfester du deltog, hela ditt livskarta kommer att finnas där och sökbart på ett eller annat sätt.

Japp.

Det är verkligen svårt att innehålla.

Ja. Ja. Och vem har tillgång till den informationen? Det känns som att det ständigt förändras och utvecklas, och vad företag kan göra med den informationen. Ska de rikta mina barn efter vissa saker på samma sätt som de riktar mig mot vissa saker? Jag vet bara inte och det är… Det är skrämmande grejer. Jag känner att vi har en stor utmaning att övervinna som land när vi tänker på online-säkerhet och säkerhet och integritet.

Och globalt också.

Totalt.

Du skulle tro att det skulle finnas något slags rättsligt skydd, men det här är en global fråga och det går över gränserna.

Absolut.

Om det är nackdelen, vad är nackdelen? Vad är du mest upphetsad och hoppfull när det gäller tekniska trender?

jag vet inte. Det är en bra fråga också. Jag är verkligen upphetsad, bara i allmänhet, över tillgång till information. Det är lite nedslående just nu som vi har blivit bubbla. Vi har alla blivit i bubblor på grund av hur algoritmer matar oss information, men jag tror att det finns företag som börjar tänka på hur vi stoppar den eviga cykeln och det faktum att vi har tillgång till information som vi aldrig haft tidigare är väldigt spännande för mig. Mängden bra innehåll som produceras av människor över hela världen som jag nu kan se och dela och engagera mig med är mycket, mycket spännande.

Ja. Affärsmodellen för media är lite trasig och möjlig inte hållbar. Samtidigt har det som konsument aldrig varit en bättre tid att leva. Det finns så mycket tillgängligt och så mycket mångfald, du måste bara gå ut och hitta det lite för om du inte når ut för det kommer du att sluta få ett Facebook-flöde som är baserat på vad du vill.

Exakt. Jag tänker på det med mina barn också, att de någon gång kommer att kunna gå online och hitta en kurs om allt de vill ta, och vi kommer inte att begränsas av vad vår skola lär dem, vad vårt grannskap erbjuder, eller vilken tid kurser eller klasser är på. De kommer bara att kunna fortsätta och hitta människor som har liknande intressen som vill lära sig samma sak, och världens bara är öppen för dem på ett sätt som inte var för mig när jag var liten.

Det kompenserar nästan för det faktum att vi inte har någon integritet längre.

Nästan.

Finns det en speciell tjänst eller app eller en gadget som du använder varje dag som bara får dig att undra och få dig att känna att du lever i framtiden?

Ungefär. Jag bär denna ring, jag har faktiskt ett par av dem. Det är av Ringly och det ansluts till min telefon, och jag har den inställd så att om min barns skola eller min make eller barnvakt ringer eller smsar mig, så kommer det att blinka och surras. Det är lite konstigt, men jag gillar inte att ha min telefon på mig hela tiden. I möten är det verkligen distraherande om det bara surrar, surrar, surrar. Jag vill veta om de riktigt viktiga människorna försöker få tag på mig. Detta är min första bit av bärbar teknik.

Det här är första gången jag någonsin sett någon som bär det i naturen.

Verkligen?

Ja, vi har testat dem i labbet, men det är jag inte har sett dem i verkliga livet. Du bär det faktiskt nu bara för att det ger verktyg för ditt liv.

Jag älskar det. Jag bär det varje dag. Jag har ett par olika färger så jag kan blanda upp det, och människor som känner mig är som "Åh, hon bär en Ringly igen" för jag bär det hela tiden eftersom jag inte oroar mig för att jag saknar ett telefonsamtal. Jag känner att jag har lite frihet från min telefon, och de är vackra. De är en härlig smycke. Jag ville faktiskt uppfinna så här för länge sedan, men jag hade ingen aning om hur jag skulle göra det. Jag var precis ute från college och den första iPhone hade kommit ut och jag var som "Åh, jag önskar att det fanns ett sätt jag kunde veta att min telefon ringer när den är i min handväska, " och jag var verkligen glad när Ringly kom till.

Det är bra eftersom det är ett filter. Det fungerar som ett filter så att du inte behöver plocka upp telefonen varje gång, du behöver inte titta på den varje gång, men du har det selektiva… Du kan ställa in ditt filter och bara bryr dig om vad som är viktigt för dig, och det är ganska värdefullt.

Exakt. Och för mig är det bara mina barn ganska mycket. Men deras app låter dig göra vad som helst, det finns massor av integrationer. För dig, om det är din kalender eller om det är Twitter eller något annat, kan du ställa in den för det, och du får nu bara den friheten. Du kan veta vad som är viktigt och du behöver inte oroa dig för allt annat.

Se, jag önskar att det var integrerat i Fitbit. Du kan få meddelanden, men det skulle vara bra på en bärbar så att du kan bära den på din klocka och du skulle få samma typ av filter, men inte alla textmeddelanden du får, bara de du verkligen bryr dig om.

Det är därför jag inte har fått en Apple-klocka eller någon av de här sortens snygga klockor ännu för jag är som att jag faktiskt inte vill ha den typen av information så nära mig hela tiden. Jag måste ha lite utrymme från det.

Det är bra att… Hur kan folk ta reda på mer om dig, mer om Meeteor och hålla dig uppdaterad om produkten?

Ja. För mig, gå till mamieks.com, MAMIEKS, som i Sam, dot com. Du kan följa mig på Twitter @mamieks. Gå till meeteor.com, MEETEOR, dot com för Meeteor. Följ oss på Twitter @meeteorhq. Både jag och Meeteor finns också på Facebook och LinkedIn och massor av andra sociala plattformar, så kolla in oss.

Grymt bra. Mamie, tack så mycket för att du kom förbi. Jag uppskattar det verkligen.

Tack. Det här var så kul.

• Snabb framåt: 'Notera till själv' värd Manoush Zomorodi Snabb framåt: 'Obs till själv' värd Manoush Zomorodi
• Fast Forward With Rishi Dave, CMO of Dun & Bradstreet Fast Forward With Rishi Dave, CMO of Dun & Bradstreet
• Fast Forward Q&A: Hur man bygger känslomässiga maskiner Fast Forward Q&A: Hur man bygger känslomässiga maskiner

Absolut. Det är snabb framåt för idag. Jag vill tacka dig för att du gick med oss, låt dig veta att du kan hitta oss på iTunes, du kan hitta oss på Google Play, du kan hitta oss på alla platser som poddsändningar är. Du kan också hitta oss på pcmag.com naturligtvis. Lämna oss en kommentar, låt oss veta hur vi gjorde det. Vi kommer tillbaka nästa vecka med en helt ny intervju. Tack så mycket för att du gick med oss, jag ses i framtiden.