Fluix granskning och betyg

Fluix (som börjar på $ 20 per användare per månad för Starter-planen) är ett dokumenthanteringsverktyg (DM) som används för att effektivisera rote-uppgifter kring företagsdokument, förbättra effektiviteten i arbetskraften och möjliggöra överensstämmelse med affärsprocesser och lagkrav. Även om det erbjuder en webbapp, är detta begränsat i funktioner och funktionalitet jämfört med iPad-appen, som erbjuder hela funktionsuppsättningen. Det finns dock ingen Android-version, vilket kan vara en konfliktpunkt för organisationer som inte är inriktade på Apple iPad. Medan Fluix fokus är på dokumentuppgifter som formulärets färdigställande, routing, godkännanden och signaturer, stöder Fluix också dokumentlagring med rollbaserade behörigheter samt anslutningar till flera leverantörer av molnlagring eller befintlig lokal lagring genom standardprotokoll. Men brister i enhetsalternativ och till och med grundläggande samarbetsfunktioner håller det bakom våra Editors 'Choice-vinnare Ascensio System OnlyOffice och Microsoft SharePoint Online i vår DM-granskning av programvara.

Komma igång med Fluix

För att fullt utnyttja Fluix finns det några grundläggande hanteringsuppgifter som du vill utföra tidigt i processen. Användare kan läggas till antingen en åt gången eller genom att importera en CSV-fil. Integration med Microsofts Active Directory (AD) erbjuds endast med företagets serviceplan, men kunder som väljer att inte gå med företagsnivån bör inte missa funktionen för mycket. För de som inte kräver en anslutning till en företagsmiljö, är nästa logiska steg efter att ha skapat dina användare att skapa grupper. Fluix använder grupper för att hantera arbetsflödesuppdrag samt ge mer granularitet över vissa konfigurationsobjekt, inklusive arbetsflöde och mobilapp-beteende samt delningsalternativ.

Den mest komplexa konfigurationsprocessen som du hittar i Fluix, som med de flesta dokumenthanteringssystem, kommer att bygga dina arbetsflöden. En stor del av att skapa ett arbetsflöde i alla system innebär att förstå och definiera affärsprocesserna som arbetsflödet stöder. När denna definition är på plats kan du börja skapa regler. Med tanke på Fluix betoning på Apple iPad, om din process inte involverar den enheten, bör du bestämma om du kan göra det eller inte, och sedan om det borde eller inte. Om svaret på båda är ja, kan du fortsätta med Fluix.

För att hjälpa till med arbetsflöden, låter Fluix dig skapa regler som hämtar dokument från olika mappar i din Fluix-molnlagring, liksom allt fjärrlager som ditt företag använder. För att göra det enklare utökar Fluix direkt support till en mängd populära molnlagringsplattformar från tredje part, inklusive Dropbox Business, Google Drive for Work och Microsoft OneDrive for Business, såväl som annan värdlagring, så länge det är tillgängligt med antingen protokollet File Transfer Protocol (FTP) eller Webdav. Flexibiliteten i att nå ut till molnbaserad lagring eller lokala resurser är en särskilt användbar funktion och ger Fluix lite efterfrågad flexibilitet med tanke på dess ganska snäva enhetsfokus.

Fluix Security

De flesta dokumenthanteringssystem erbjuder viss säkerhetsnivå, antingen genom att begränsa åtkomst till vissa mappar, begränsa funktioner eller ge åtkomst till administrativa funktioner. Fluix hanterar detta genom användning av roller, som funktionellt skiljer sig från grupper. Roller kan skapas med hjälp av mallar designade för olika administrativa eller användarroller, eller från en tom mall kan du anpassa dig själv. Roller tilldelas användare (inte grupper) och täcker olika behörighetskategorier. Globala behörigheter innebär åtkomst till områden i Fluix som i allmänhet är begränsade till administrativa eller administrativa användare, såsom fakturering, instrumentpaneler, fjärrlagring, rapporter, roller och inställningar. Roller kan också användas för att hantera användarrättigheter när det gäller att utföra administrativa uppgifter i lagringsmappar, grupper och arbetsflöden.

Du kan använda olika säkerhetsinställningar för att kontrollera saker som iOS-applikationsbeteende, tvåfaktorautentisering (2FA) för administratörsportalen, lösenordskomplexitet och lagringsperioder för dokument. Andra inställningar som involverar fildelning, redigering och synkronisering har också säkerhetseffekter och kan konfigureras globalt eller på gruppnivå.

Aktivera en papperslös arbetskraft

Där Fluix utmärker sig är att hantera vissa typer av dokumentsamarbete. Med tanke på dess iPad-fokus är det inte förvånande att dess samarbetsfunktioner är speciella för de som är vanliga i de flesta mobilscenarier, såsom formulärets komplettering och elektroniska signaturer. Verktygsuppsättningarna i Fluix mobilappar är perfekta för mobila arbetare med behov av att fylla i ett formulär, samla in signaturer och skicka in formuläret elektroniskt med en mobil enhet. Återigen hittar du bra stöd för allt detta i Fluix iOS-appen. Tyvärr, medan det finns en webbläsarapp tillgänglig om du vill använda skrivbordet, är den faktiskt inte lika fullständig med funktionen som iOS-versionen, så utvärdera den noggrant för att se till att funktionerna du behöver är tillgängliga. Och för dig som vill använda en Android-baserad mobil enhet är det antingen webbläsaren eller ingenting. Fluix har ingen Android-version av sin app tillgänglig när detta skrivs.

En annan nackdel med sin iPad-koncentration är att de flesta människor inte skapar dokument på iPad ännu, om de inte är formulär. Det är tydligt i Fluix, eftersom appen inte ger dig mycket när det gäller att skapa dokument, varken när det gäller samarbete eller dokumentredigeringsverktyg. Även grundläggande uppgifter som att ändra dokumenttextstilar eller färg måste utföras utanför Fluix, och delning är begränsat till att skicka ett e-postmeddelande med bifogat dokument. Redigering av PDF-filer i Fluix är begränsad till saker som kommentarer och ändring av sidordning. Dessa funktionsbegränsningar påverkar inte kärnfokuset som Fluix placerar på att möjliggöra papperslösa affärsprocesser, men de är ett vanligt användningsfall för många företag som undersöker en dokumenthanteringsplattform, och de stöds helt enkelt inte med Fluix. Det kan göra det till en tuff försäljning jämfört med mer fullständiga lösningar, Microsoft SharePoint Online eller till och med Adobe Document Cloud Standard.

Prissättning

Fluix har nyligen ändrat sina prisplaner. Startplanen är den lägsta nivån och kör $ 20 per användare per månad (med minst 10 användare), med stöd för lösenordsprinciper och delning av dokument. Core-nivån går nu för $ 30 per månad men lägger till en mängd funktioner, inklusive arbetsflöde, behörigheter, åtkomst till webb-appen, efterlevnad av flera sekretessstandarder och inkludering av telefonstöd. Slutligen finns det en avancerad plan, vars kostnad går upp till $ 50 per användare per månad. Men den här planen lägger till instrumentpaneler för rapportering och administration, anpassade servicenivåavtal (SLA), revisionsloggar, integration med AD och stöd för integration med tredjeparts tjänster.

Det enda slaget mot Fluix's Starter-nivå är att dess lagringsmaximum endast är 5 GB och det här skiktet saknar också anpassade dokumentfasthetsfunktioner. Detta är ett viktigt område för företag som vill flytta till elektronisk dokumenthantering, eftersom det ofta är en viktig åtgärd mot allvarliga juridiska konsekvenser. Lyckligtvis stöder både Core- och Advanced-nivåerna denna funktion.

Med tanke på den specifika betoningen på endast vissa dokumenthanteringsfunktioner såväl som det stora beroendet av iOS-plattformen är Fluix verkligen bara meningsfullt för företag som är hårt involverade i mobila formulärbehandling med iPad. Utmaningen är att andra dokumenthanteringslösningar också kan effektivisera dessa uppgifter, kanske med mindre polering och lite mer komplexitet, men ofta med mer konkurrenskraftiga priser och säkert med mer utrymme för processtillväxt om företagets behov förändras.