Video: 5 More Microsoft Word Tricks You Didn't know (September 2024)
En vän till mig exporterade innehåll från Excel till Microsoft Word och fortsatte att snubbla av de olika exportalternativen. Oavsett vad han gjorde hade det resulterande Word-dokumentet onödiga flikar där det borde ha funnits enstaka mellanslag. Han ringde till mig och bad mig komma in och hjälpa.
"Hitta och ersätt flikutrymmena med enstaka mellanslag", sa jag.
"Hur gör man det?"
Det är en avgjort enkel funktion, men det är ett av de Microsoft Word-knepen som, om du aldrig sett det förut, du inte skulle veta hur du gör det eller ens hur man uttrycker det ordentligt i en Google-sökning.
1. Hitta och ersätt flikutrymmen
Flikytor i Microsoft Word översätter till ^ t.
För att hitta och ersätta dem med ett enda utrymme använder du knappen Sök / ersätt. Skriv ^ t i det första fältet och ett enda utrymme i det andra. Hit "byt ut alla" och, voilà .
2. Hitta och ersätt avsnittets returer
Vem har inte fått ett dokument som returnerar dubbla stycken där vi bara behöver ett?
Paragraf returnerar, eller vagn returnerar som de ibland kallas, kan representeras i Microsoft Word som ^ p.
För att hitta och ersätta dubbla styckesreturer med enstaka, använd knappen Sök / ersätt. Skriv ^ p ^ p i det första fältet och ^ p i det andra. Tryck på "byt ut alla" så är du klar.
3. Automatisera ofta skrivad text med makron
Bekännelse: Jag var rädd för makron i åratal eftersom jag inte förstod vad de var och det såg ut som om jag var tvungen att lära mig kod för att använda dem. Inte sant. Makron är dina vänner. Jag önskar att de hade ett annat namn, dock, som knappen för ofta skrivna text, för det är verkligen vad de är.
Många använder makron för pannplåt, företagets ansvarsfriskrivning eller lagtexter som krävs för alla dokument av en viss art. Jag använder dem för att automatisera extremt grundläggande text som jag måste skriva om och om igen, inklusive några HTML-koder som vi på PCMag använder för att publicera artiklar online.
Att ställa in ett makro för första gången tar några steg, men det är värt det för den tid du sparar därefter.
Så här gör du (instruktionerna skrivs ut under videon på två minuter, som också visar hur du använder makron):
Windows 2010-version: Från fliken Visa, tryck på Macros-knappen längst upp till höger och välj Spela in makro.
Word: Mac 2011-version: Gå till toppmenyn och gå till Verktyg> Makro> Spela in ny makro.
Ge ditt makro ett namn i fältet Makronamn - och notera att namnen inte kan ha bindestreck eller andra specialtecken, bara bokstäver och siffror (vilket är dumt, men där är det). Därefter kan du tilldela en knapp eller en kortkommando för makro, men det är valfritt. Du kan alltid köra ditt makro från menyn om du föredrar. Tilldela en kortkommando kan vara svårt eftersom du måste känna till alla andra befintliga kortkommandon så att du av misstag inte åsidosätter en som du behöver. Lägg till en beskrivning om du vill, men det krävs inte.
När du klickar på OK kommer Word att spela in allt du skriver och gör. Skriv texten du vill automatisera och formatera den på önskat sätt, eller spela in den åtgärd du vill fånga och gå sedan tillbaka till makroknappen och tryck på Stopp inspelning.
Testa nu ditt makro genom att gå tillbaka till makroknappen och välja Visa makron och sedan välja "kör" för den du skapade; eller tryck bara på kortkommandot eller knappen du tilldelade. Du bör se din text på magiskt sätt visas i ett fall.
4. Rensa formatering av klistrat text
Kopierar och klistrar du in text från onlinekällor, andra dokument, e-post osv. Och krymper när den dyker upp på sidan med rött med 18 punkts teckensnitt i Verdana? Att strippa den formateringen som omedvetet kommer med klistrad text är en stor smärta i nacken. Du kan ändra en inställning i Word så att formatering aldrig övergår från andra texter.
I Microsoft Word för Windows börjar du med att gå till Arkiv och välja Alternativ. Leta efter Word-alternativ och klicka på Avancerat. Någonstans i den massiva listan (jag vet, den är lång) finns en post som heter Paste från andra program. Välj Endast text och klicka på OK. Ge en provkörning genom att klistra in lite text från ett webbdokument och se hur det kommer att överensstämma med din befintliga formatering för det dokumentet.
Ett annat sätt att göra det utan att ändra inställningarna permanent: Leta efter en ikon för tavla som visas när du klistrar in text. Hej "behåll bara text", så går du bra.
Om du inte ser den ikonen (i Mac), gå till Inställningar> Redigera och leta sedan efter alternativ för klipp och klistra in. Klicka på knappen Inställningar i det avsnittet och se till att rutan är markerad för Visa klistra in alternativknappar.
5. Radera en rad
Den fruktade linjen! Du träffade en serie bindestreck eller understreck plus Enter-tangenten, och Microsoft Word tappade i en fet linje hela vägen över sidan som du inte kan göra för att du ska ta reda på hur du tar bort!
Tricket att bli av med den här linjen är att kalla den en "gräns", inte en linje. Klicka direkt ovanför den raden - er, "gränsen". Välj gränssymbolen på fliken Hem (det ser ut som ett fyra-mot-fyra rutnät). Du bör se att den nedre gränsen är vald. Ändra bara till No Border, så är du klar. Om du vill ändra Words inställningar så att denna gräns aldrig visas igen, gå till Arkiv> Alternativ> AutoKorrigeringsalternativ. Välj AutoFormat när du skriver och leta efter "Apply as you typ." I det avsnittet kan du avmarkera rutan för kantlinjer.
