Bli organiserad: 5 uppfinningsrika användningar för dropbox i affärer

Småföretag drabbas ofta mot molnbaserade lagringstjänster, till exempel Dropbox, eftersom de ger mycket värde - men bara om företagen utnyttjar dem till fullo.

Här är fem smarta sätt att använda Dropbox i ditt företag.

1. Använd Dropbox som en server; Främja öppenhet

Det kanske mest uppenbara sättet att använda Dropbox i en affärsmiljö är som ett alternativ till en delad server. Speciellt för små företag kan kostnaden för ett Dropbox Business-konto vara mycket lägre än att köpa en egen server och anställa personal för att underhålla det.

Att använda Dropbox som en server, oavsett om det är en FTP-server eller ett delat nätverk med bifogad lagring, gör att alla kan ta hand om samma filer så att de kan samarbeta och ha bättre versionskontroll. Det kan bli en central plats för att lagra uppförandekoder för manualer, information om fördelar och stilguider, utöver de mer typiska filer som rör arbete som kräver samarbete.

Om ditt företag syftar till att främja en kultur för öppenhet, kan andra typer av affärsdokument vara tillgängliga för alla anställda via Dropbox, till exempel finansiella rapporter och bildspel presenterade för investerare eller styrelseledamöter, kan vara ett utmärkt steg i rätt riktning.

2. Dela resplaner; Håll dem offline på mobila enheter

Företagare och anställda som ofta reser kan behöva dela sina resplaner med andra på kontoret. De kan lita på att en annan person ska boka resan för dem. Genom att sätta upp en mapp för resplaner har alla som behöver veta var eller medarbetares researrangemang finns.

Med Dropbox-mobilappen kan resenären dessutom markera sina relevanta resplaner som "favoriter" för att göra dem tillgängliga offline, så att de är tillgängliga även på 30 000 fot. (Om du är den person som ansvarar för att boka någon annans resa, föreställ dig hur mycket enklare den här lösningen kan vara än att skicka en kopia av resan till varje resenär varje gång hon eller han inte hittar det, något som utan tvekan händer hela tiden.)

3. Samla fax

Ibland, för att få en uppfattning om hur företag använder olika mjukvaror och tjänster besöker jag företag och intervjuar dem om vad de gör. Förra året, medan han pratade med Vert (en mobil marknadsförings- och reklambyrå med mobilvärld), förklarade medgrundare Kevin Planovsky för mig hur hans företag samlar fax i ett molnbaserat lagringslager - Vert använder faktiskt Box, snarare än Dropbox, men installationen stöder antingen - med hjälp av HelloFax.

Varje gång någon skickar ett fax placerar HelloFax den digitala utgången i en bestämd mapp på Dropbox eller Box. Mycket går ett steg längre genom att ansluta arbetsplatshanteringsverktyget Podio till systemet också. Varje inkommande fax skapar automatiskt en uppgift i Podio som ber Planovsky och hans medgrundare att granska överföringen.

4. Dela media med kunder, kunder och partners

En av de stora fördelarna med att använda Dropbox är att du med stor flexibilitet kan bestämma om du bara vill dela filer med ditt interna team eller med kunder och kollaboratörer också. Där jag ser extern delning av Dropbox-filer mest finns på restaurangwebbplatser, som ofta gör sina menyer tillgängliga via en offentlig Dropbox-länk.

Tänk på en liten restaurang. Menyn kan ändras dagligen. Det är en miljö med hög stress som inte körs på mycket kontorsutrustning. Och inte alla anställda måste vara tekniskt kunniga. Om restaurangen håller sin dagliga meny tillgänglig för kunder via Dropbox (snarare än, säg, webbsida), kan en anställd mycket enkelt släppa en PDF av dagens meny i rätt mapp för kunder att se, ingen HTML-kodning krävs. Länken från restaurangens webbplats till menyplatsen på Dropbox kommer alltid att vara densamma, så det finns inget krångel, ingen muss.

Ett annat vanligt sätt som företag använder Dropbox är att samarbeta med partners för projekt av särskilt visuell karaktär, till exempel omarbetning av webbplatser. Genom att lagra konceptkonst och mockups i Dropbox kan alla inblandade parter se dem utan att behöva e-post stora filer.

En anmärkning: Länkar för Dropbox Business-konton har en bandbreddgräns på 200 GB per dag. Om ditt konto når gränsen avbryts dina länkar automatiskt (men endast tillfälligt). Dropbox säger att det kommer att meddela Dropbox-administratören via e-post när om detta problem uppstår, men under tiden kommer alla som försöker få åtkomst till länkarna en felsida istället för din fil.

5. Testa jobbsökandes färdigheter

Jobbkandidater inom vissa områden, t.ex. programmering och skrivning, tar vanligtvis ett test under ansökningsprocessen. Varför inte utöka denna idé genom att testa kandidaternas datorkunskaper och förmåga att följa instruktionerna genom att be dem att ladda upp vissa dokument till en av dina mappar i Dropbox?

När en kandidat har gått en första screening och är i intervjufasen, kan du bjuda in honom eller henne till en delad mapp och ge instruktioner om vad han ska ladda upp, som ett CV, skriva prov, bit av programmeringskod, konstverk, videor - du få idén. Ge dina kandidater exakta instruktioner för hur du kan namnge filen, dess maximala storlek och så vidare för att se hur lätt och snabbt de kan slutföra aktiviteten. Och om detta test speglar ditt företags vanliga rutiner får kandidaten en tidig smak av hur företaget fungerar. (Jag fick den här idén från en organisation som heter Nyaya Health. Anställningsteamet använder ett liknande test för potentiella anställningar, bara med samarbets- och uppgiftshanteringsverktyget Asana, istället för Dropbox.)