Bli organiserad: 5 produktiva vanor för att börja dagen | jill duffy

En del av att vara organiserad är att skapa vanor som hjälper oss att få ut det mesta av varje dag. När vi förlitar oss på vanor snarare än medvetna handlingar som kräver medveten ansträngning, frigör vi våra hjärnor för viktigare saker. Morgon är en idealisk tid för de vanor som kan leda till en hög produktivitetsdag. Här är fem saker du kan göra tidigt på dagen, varje dag för att få mer gjort.

1. Spåra din sömn

När du vaknar, medan sömnen fortfarande är fräsch i ditt sinne, kolla hur mycket du sov natten innan. Om du bär en fitness tracker eller smartwatch som har en sömnspårningsfunktion, titta på dina data. Om inte, uppskatta det utifrån den tid du gick till sängs.

Människor behöver tillräckligt med sömn för att kunna fokusera och vara deras mest produktiva. Att inte få tillräckligt med sömn kräver allvarliga resultat. En dålig natts sömn kommer inte att förstöra dig, men flera dagar i rad kommer. Medan den exakta tiden som en person behöver för att sova varierar, visar forskning att det inte räcker med att få sex timmar eller mer sömn, natt efter natt, inte för de flesta. (Föräldrar till små barn: Jag är ledsen.) Sikta efter något i bollområdet på sju till åtta timmar, mer om du behöver det.

Om du inte får tillräckligt med sömn, hur kan du fixa det? De flesta människor kan inte bara sova senare eftersom de måste vakna vid en fast tid för att förbereda sig för arbetet. Istället måste du gå i säng tidigare. Ta reda på när du skulle behöva ligga i sängen för att få en solid åtta timmars sömn och ställ sedan in ett larm för att påminna dig själv att gå i säng. Om du till exempel behöver vakna klockan 6:30 ska du ställa in ett nattlarm för 22:30

2. Granska din kalender och att göra-lista

Har din produktivitet någonsin avspalats av ett möte eller ett möte som du glömde var i din kalender? För vana att granska din kalender och viktiga saker att göra innan din dag går igång. Det hjälper om du kan binda den här åtgärden till en befintlig vana, till exempel att dricka kaffe eller åka tåget på morgonen.

Ställ in en snabbåtkomstvy i din telefon som visar din dagliga kalender eller att göra-lista. I iOS kan du anpassa rullgardinsmenyn för att visa en sammanfattning av din kalender eller uppgifter i vyn Idag. Användare av Android-telefoner kan lägga till en widget på sina hemskärmar eller annan anpassad vy, beroende på vad deras specifika telefon stöder.

Som standard meddelar din kalender förmodligen dig om möten några minuter innan de är planerade att inträffa (och du vet att de kommer eftersom du granskade din kalender först på morgonen). Ta dessa meddelanden på allvar - inte för att komma fram till mötet i tid, utan för att ta bort ditt andra arbete innan du lämnar din arbetsyta. Möten ökar stressen när de ses som avbrytare av viktigare arbete. Försök att inte låta möten komma i vägen. Om du bara har en halvtimme fram till nästa möte bör du inte starta en uppgift som tar en timme.

3. Kontrollera språket för dina uppgifter

Hur vi uttrycker våra uppgifter påverkar i hög grad huruvida vi slutför dem. Jag nämnde i en ny kolumn hur en dåligt skriven uppgift på min to-do lista slutade bli snoozed i tre månader. Problemet var inte min motivation att slutföra det. Problemet var att uppgiften inte var skriven för framgång.

När du granskar din kalender och att göra-lista bör du vara medveten om vad du exakt ber dig själv göra idag. Till exempel är "Boka företagets reträtt" alldeles för stort för att vara en uppgift, men "Ring tre möjliga platser för företagens reträtt" är möjligt.

4. Bestäm när du ska behandla e-post

Blir du sidospårad via e-post? Bestäm i förväg, innan du ens börjar din arbetsdag, när du kommer att behandla e-post. Välj tre eller fyra tidsluckor när du tittar på e-post och gör något med de meddelanden du ser. Tidigt på dagen, medan din viljestyrka fortfarande är hög, löfte att stänga ditt e-postprogram när det inte är dags att göra e-post.

Att följa ditt löfte om att inte fånga upp e-post när du försöker göra verkligt arbete är ännu viktigare på morgonen. Forskning visar att de störande effekterna av e-post är sämre på morgonen än på eftermiddagen för de flesta kunskapsarbetare.

Om du använder webbmail och har svårt att bryta e-postens frestelser kan du blockera din egen åtkomst under morgontimmarna med hjälp av en webbläsartillägg som StayFocusd. Med Stayfocusd kan du blockera din åtkomst mellan specifika timmar, som 08:30 till 12.00, eller begränsa hur många minuter du kan använda webbplatsen under de tider du ställer in.

5. Se några kattvideor

Tänk på några saker du gillar att du kan göra på ungefär två minuter och försök att göra några av dem under några korta midmorgonpauser. Pauser föryngrar oss bara från jobbet när vi gör något vi tycker om under dem, och det finns monteringsbevis som visar att pauser är mest effektiva när vi tar dem ofta men håller dem relativt korta.

I ett intressant PDF-experiment fann forskare att en grupp personer som tittade på komedi-klipp innan de genomförde en serie uppgifter överträffade en kontrollgrupp med cirka 12 procent. Och forskare i Japan som studerar effekterna av söta bilder fann att försökspersoner som först tittade på bilder av kattungar och valpar var mer försiktiga med att utföra uppgifter än en grupp som tittade på bilder av vuxna katter och hundar eller neutrala föremål.

Så tänk på något relativt snabbt som du tycker om, vare sig det är att kontrollera sportresultat på nätet eller behandla dig själv på ett nytt kaffe, och känn dig inte skyldig när du gör dem under din morgonpauser.