Bli organiserad: 5 steg till mer produktiva arbetsdagar

Du vet förmodligen att du skulle kunna utnyttja din tid på jobbet bättre. Men hur gör du det?

Det finns några knep för att vara mer produktiva, och de fem stegen som beskrivs nedan förklarar exakt hur man kommer dit.

Det är inte lätt. För att verkligen vara en mer produktiv person, måste du odla vanor, snarare än att lita på snabbkorrigeringar. Men det finns några saker du kan göra för att hjälpa dig själv ta upp dessa nya vanor. Du hittar också att det finns många mobilappar, program och tekniska tjänster som kan hjälpa dig att leda dig mot en mer produktiv arbetsdag.

1	Karta över din produktivitetscykel

Det viktigaste du kan göra för att öka din produktivitet på jobbet är först att lära känna din produktivitetscykel. Alla har tider under dagen då de kan fokusera och andra tider när deras uppmärksamhet minskar. Även om alla har sina bästa timmar för att göra arbete, "för de flesta är de mest produktiva timmarna första dagen på dagen - inte när du först vaknar, men relativt tidigt, " säger Dan Ariely, beteendeekonom och professor vid Duke Universitet. Ariely har ett stort intresse av att ta reda på hur man använder mobilappar för personlig självförbättring. "Till exempel, " tillade han, "att göra e-post på morgonen är vanligtvis slöseri eftersom minuterna på morgonen är mer värdefulla." Inte alla minuter skapas lika.

Att räkna ut dina perioder med hög och låg produktivitet, eller hög och låg kapacitet, som Ariely föredrar att kalla dem, är det första steget då du får ut mest av de dyra, flyktiga minuter.

Även om många tror att de vet vilka tider på dagen de är som bäst och värst, skadar det inte att kontrollera. RescueTime är det absolut bästa verktyget jag har hittat för att ta reda på din produktivitetscykel. RescueTime är ett litet skrivbordsapplikation som registrerar vilka program du använder och vilka webbplatser du besöker under dagen och hur länge. Den klassificerar de olika apparna och webbplatserna (mycket produktiva, produktiva, neutrala, distraherande eller mycket distraherande) och genererar en rapport om hur du spenderar din tid. Exempelvis är sociala nätverkssajter som "mycket distraherande" som standard. (Du kan omklassificera alla webbplatser och program om standardvärdena inte är korrekta för dig.) Du kan också berätta mycket om din produktivitetscykel genom att titta på hur ofta du byter uppgifter.

Jag rekommenderar att du använder RescueTime i minst en vecka innan du analyserar din rapport. Försök att använda det utan att ändra ditt normala beteende. Poängen är att inte vara modellanställd på en vecka. Det är att ta reda på när är dina naturliga stunder för hög och låg kapacitet.

När du har lite data kan du titta på de tider på dygnet då du tillbringade en bra bit tid (40 minuter eller mer) på en mycket produktiv uppgift. Leta nu efter tider på dagen då du var mindre produktiv, växla snabbt mellan olika uppgifter eller spendera långa sträckor av tid på distraktioner.

Till exempel är jag på mitt mest fokuserade mellan ungefär kl. 9 och 11. Då minskar min produktivitet. Jag är vanligtvis mycket distraherad runt lunchtiden. Ibland, men inte alltid, har jag ännu en stark produktivitetsperiod på eftermiddagen, men det är inte tillförlitligt.

Nästa steg är att veta vad man ska göra med den informationen.

2	Ändra din rutin

När du vet din produktivitetscykel bör du ändra din rutin för att passa den.

Börja till exempel schemalägga möten för tider på dagen när du har lägre fokus. Möten kräver sällan att vi är bäst. Så, till exempel, gör det till en vana att aldrig ta morgonmöten om morgnar är din produktiva tid.

Omvänt, ta itu med dina viktigaste uppgifter med hög fokus under de tider på dagen när ditt sinne är som bäst. Ofta planerar vi inte vårt viktigaste arbete. Vi kommer bara till det när vi kan. Det är okej, så länge du gör det till en vana att göra det under de tider på dagen när du verkligen kan fokusera.

Eftersom de flesta människor kan utföra uppgifter med hög fokus tidigare, gå in i vanan att bara starta de program som du använder för dessa uppgifter under dina höga produktivitetstimmar. Om e-post till exempel inte är så produktivt för dig, öppna inte det. Starta inte bara programmet. Om du verkligen behöver kontrollera din e-post, blickar du genom din inkorg på din mobiltelefon eller surfplatta och lägg sedan bort den så att du kan komma tillbaka till de uppgifter som verkligen kräver din uppmärksamhet.

Vad händer om mycket av ditt högproduktivitetsarbete händer i webbläsaren, men dina största tidsförlorare är det också? Det finns några trick för att minimera distraktioner av den här typen. Till att börja med kan du sätta den aktiva fliken i helskärmsläge. Det hjälper dig att hålla dig med uppgiften. Du kan också installera webbläsar-tillägg och tillägg som låser dig från webbplatser du anger. Min favorit heter StayFocusd för Chrome. Du kan hitta fler rekommendationer i min artikel om hur du kan hålla fokus.

3	Granska din dag, varje dag

En annan förändring att göra i din rutin: Gör det till en vana att alltid granska dagen innan den börjar. Titta igenom din kalender och din uppgiftslista första sak så att du inte blir fångad för ett möte som du planerade för två veckor sedan. Oavsett om det är över din första kopp kaffe eller när du pendlar, att ha ett enda ögonblick (och det borde vara samma ögonblick varje dag för att göra det till en vana) att granska dina planer för hela dagen gör verkligen en skillnad.

Att skapa en ny vana att granska din dagliga vardag är lättare sagt än gjort. En mobilapp som kan hjälpa dig att påminna dig är Any.Do, som har en funktion som heter AnyDo Moment. AnyDo-momentet spelar en trevlig ton och trycker på en avisering på samma gång varje vardag som berättar att det är dags att granska din dag. Appen listar sedan allt i din kalender och att göra-lista och frågar om du vill hålla den i schemat eller flytta den till en annan dag.

4	Schema Breaks

Ta dina pauser. Och inte bara en paus till lunch. Ditt sinne måste uppdatera sig själv om du ska bli den mest produktiva person du kan vara.

Jag är ett stort fan av aktivitet trackers för fitness, och en funktion i några av dem som jag älskar är ett tyst larm. Du kan ställa in ett larm som får ditt fitnessband att vibrera vid en viss tid på dagen, tyst. Jag gillar att ställa in det för kl. 16, när jag vet att jag ska ta en paus om jag tror att jag behöver en eller inte. Till och med bara att komma ut ur stolen för att gå till köket och tvätta ut min kaffekopp räcker för att få ögonen bort från datorskärmen för lite.

Vissa aktivitetsspårare har också inaktiva varningar. Dessa larm får trackaren att vibrera om du har stått still under en tid, vanligtvis en timme. De är utformade för att påminna dig om att resa dig upp, men jag tror att de är lika värdefulla som påminnelser om att sluta arbeta i två minuter och ta en paus. Du kanske också vill installera en break-app, ett lätt program som påminner dig om pauser och till och med kan låsa dig från din dator under en kort tid för att tvinga problemet. Vår favorit är en Mac-app som heter TimeOut Free.

En annan bra för Windows, Mac och webbläsare kallas Focus Booster.

5	Line Up Dagens sysslor

Föreställ dig att din dag kommer att gå bara simmande. Sedan klockan 16:40. Du försöker hålla dig upptagen. Det känns som evigheten går! Sedan tittar du ner på klockan igen, och… klockan 16:42

Hur ofta slösar du bort de sista 20 minuterna i slutet av dagen? Hur många timmar är det lika på en månad? Hur mycket av den tiden spenderar du på webbplatser för sociala nätverk eller smsar dina vänner?

Sparka den vanan genom att ställa in några dagliga sysslor. Försök göra dem till något du gillar att göra, men det kan anses vara upptaget. Några exempel inkluderar:

• arkivering av papper
• följa upp gamla e-postmeddelanden
• dumpa din dators cache
• ta bort webbläsarens historik
• återkommande telefonsamtal
• torka av damm och smulor från skrivbordet, tangentbordet och skärmen.

Om du har en kort lista med alternativ i förväg för uppgifter du kan göra i slutet av dagen, är det mer troligt att du faktiskt gör ett av dem. Skriv en anteckning i din kalender, eller till och med bara lämna en klisterlapp nära ditt skrivbord med några idéer för att fungera som påminnelser. Kom på 16.45 på fredagen, ditt öga kommer förmodligen att vandra över till dem. Ytterligare resurser