Bli organiserad: 7 sätt att automatiskt organisera kontakter | jill duffy

Hur många e-postadresser använder du? Hur många kontaktdatabaser har du som ett resultat? Att hålla din adressbok aktuell är en smärta, eftersom den kräver ofta uppdatering. Lyckligtvis finns det några sätt att automatisera processen att uppdatera och säkerhetskopiera din kontaktlista.

Här ska jag dela med dig sju sätt du automatiskt kan organisera din kontaktlista. Fem av tricken använder IFTTT, en gratis webbplats och en tjänst som står för "om detta, så det." IFTTT fungerar så här: Du godkänner att den har tillgång till olika onlinekonton som du använder, till exempel Gmail, Evernote, iOS-kontakter och så vidare. Sedan skapar du "om detta, då" scenarier (eller "recept", som de kallas) som tjänsten utför. Jag ska visa dig några exempel på ett ögonblick. Du behöver inte veta hur du kodar eller skriver manus för att skapa recept. Det är verkligen väldigt enkelt.

Jag föredrar att använda IFTTT-webbplatsen på en dator- eller bärbar datorskärm i full storlek, men det finns en IFTTT iPhone-app och en nyligen släppt IFTTT Android-app om du föredrar att arbeta på en mobil enhet.

Så här är fem sätt att använda IFTTT (och två bonus sätt att använda andra verktyg än IFTTT) för att hjälpa dig organisera, säkerhetskopiera och i allmänhet underhålla din adressbok. Registrera dig för ett gratis IFTTT-konto och leta efter dessa recept i avsnittet "Bläddra" på webbplatsen. Du kommer att märka att recepten som ingår här har liknande karaktär, men använder olika tjänster. Mer information om automatisering finns i 101 Bästa ifttt-recept.

1. Om ny Gmail-e-post kommer, lägg sedan till 'Från adress' till Google Drive

Aktivera det här receptet och när ett nytt Gmail-meddelande kommer kommer du automatiskt att ha en post av avsändarens e-postadress tillagd i ett Google Drive-kalkylblad. När jag testade detta recept märkte jag att du kommer att få dubbletter, vilket är typ av irriterande och mindre än idealiskt. Om du har ett intelligent, automatiserat sätt att avlägsna denna lista, vänligen dela den i kommentarerna!

2. Om ny kontakt läggs till i iOS-kontakter, lägg sedan till 'Från adress' till Google Drive

Denna automatisering fungerar på samma sätt som den före den, förutom att den använder iOS-kontakter snarare än nya inkommande Gmail-meddelanden. Som ett resultat drabbas det inte av duplikatproblemet som anges ovan. På nedsidan är den endast avsedd för Apple-användare.

3. Om ny kontakt läggs till i iOS-kontakter, bjud sedan in att ansluta på LinkedIn

Slå på detta recept och det hjälper dig att underhålla din databas med LinkedIn-anslutningar. Du kan använda det utöver andra iOS-kontaktrecept (du är inte begränsad till bara ett), men igen, bara om du är Apple-användare.

4. Om ett nytt e-postmeddelande anländer till Gmail ska du lägga till avsändarens e-postadress till en anteckning i Evernote

Det här receptet är det enda på den här listan som inte förbereddes i IFTTT och tillgängligt i avsnittet "Bläddra", men jag har delat det, så det borde vara offentligt tillgängligt nu. Liksom med det tidigare Gmail-receptet (nummer ett i den här listan) har du duplicerade poster när nya e-postmeddelanden kommer, men åtminstone har du en säkerhetskopia av dina kontakter.

5. Om ny kontakt läggs till i iOS-kontakter ska du lägga till anteckningen till Evernote

Här är en annan för iOS-användare. Säkerhetskopiera dina iOS-kontakter till Evernote. Som skrivet kommer detta recept att fånga avsändarens namn, telefonnummer, e-postadress, adress, tillhörighet (organisation / företag), jobbtitel, anteckningar och datum tillagd. Du kan redigera receptet för att utesluta något av dessa fält om du vill.

Två bonustrick

Medan IFTTT är en utmärkt tjänst som är lätt att använda, har jag två andra taktiker för att organisera kontaktinformation.

6. Vidarebefordra meddelanden till en anpassad variant av din Gmail-adress

Man använder ett gammalt Gmail-trick. Perioder i din Gmail-adress, det visar sig, påverkar inte e-post från att levereras till dig. Så, och båda levererar till samma konto. Tricket är då att skapa en regel i Gmail som filtrerar olika variationer på din Gmail-adress. Jag skapar en sådan regel att om inkommande e-post skickas till min personliga Gmail-adress med två speciellt placerade perioder i namnet hoppar meddelandet inkorgen och är märkt "Kontakter." Jag använder den adressen när jag får ett e-postmeddelande till min arbetsadress som från någon som också blir en personlig kontakt: Jag vidarebefordrar meddelandet till min speciella variation Gmail-adress eller svar. Resultatet är att dessa människor och e-posthistoriken nu finns i min personliga Gmail, helt sökbar, men tappad ur synen från min inkorg.

7. Auto Lägg till kontakter inkommande och befintlig e-post

Ett andra trick är att använda den gratis appen EasilyDo för Android eller EasilyDo för iPhone. Det är en personlig assistent-app med dussintals automatiseringar som du valfritt kan aktivera. Det har en automatisering som heter Kontaktinformation, som letar efter ny och befintlig kontaktinformation från e-postkonton som du ger den tillåtelse att få åtkomst till. Därefter läggs de personer det hittar till dig Kontakter, Evernote, Salesforce och LinkedIn-konton, eller vilken som helst av dem du väljer. EasilyDo känner vanligtvis när en kontakt redan finns, och tar bort dupliceringsproblemet som jag noterade i några av de andra automatiseringarna, och det har till och med en avduppningsautomation som du kan köra för att rensa upp dina befintliga kontakter.

Att hålla dina kontakter organiserade, säkerhetskopierade och uppdaterade är ett av de sysslor som kräver viss underhåll. Men när du automatiserar detta underhåll finns det nästan inget arbete kvar på dina axlar.