Bli organiserad: bästa praxis för gmail

Innehåll

• Bli organiserad: bästa metoder för Gmail
• Gmail-arkiv, massåtgärder, labb

Gmail är en av de mest populära e-posttjänsterna. Oavsett om du använder det för personlig kommunikation, arbete eller båda, får du mer ut av det om du förstår hur några kärnfunktioner fungerar.

Den här utgåvan av Get Organised, en veckoserie, förklarar ett par av Gmail-signaturfunktioner och förklarar hur du bäst kan använda dem för att hålla ditt e-postkonto effektivt organiserat så att du kan bli mer produktiv.

Meddelandetrådar

Som alla Gmail-användare vet, staplas ett kontinuerligt e-postutbyte i en tråd. Antalet meddelanden i en tråd visas alltid inom parentes bredvid sammanfattningen av namnen på utbytet, ett trådantal, om du vill.

Meddelandetråden är en av mina favoritfunktioner i Gmail eftersom när sex personer svarar på en enda gruppmeddelande är allt jag ser en oläst tråd snarare än sex olästa meddelanden. Det jag internaliserar är att det finns en diskussion som kräver mig uppmärksamhet. Om jag ser sex olästa meddelanden får jag istället en känsla av att sex saker kräver min uppmärksamhet.

När du öppnar en tråd förblir kollapsade meddelanden som du redan har läst medan olästa meddelanden expanderar.

Bästa praxis: Ett av de bästa knepen för att hantera trådar är att hålla dem intakta så länge de inte avviker från ämnet. När de ändrar ämne börjar du en ny tråd genom att bara ändra ämnesraden när du svarar. Du behöver inte starta ett helt nytt meddelande. Alla mottagare kommer att inkluderas i den nya tråden, och historien för din kommunikation kommer fortfarande att arkiveras i själva meddelandet, under ellipsen som säger "visa trimmat innehåll" när du håller muspekaren över den (se nedan), så vem som helst kan referera Det.

Etiketter

Om det fanns en enda funktion som anger Gmail, skulle det vara etiketter. Sättet att förstå etiketter är att beskriva vad de inte är: mappar. Etiketter i Gmail ser ofta ut som mappar, och i viss utsträckning uppnår de samma ändamål. Men etiketter skiljer sig väsentligt från mappar, och att misstag dem för mappar kommer verkligen att begränsa vad du kan göra med Gmail.

Låt mig börja med att förklara lite om mappar. E-postmappar, ofta utformade i en trädstruktur med förmågan att lägga till undermappar, fungerar på samma sätt som i verkliga mappar. Du arkiverar saker i dem. Om du har ett meddelande att arkivera kan du bara arkivera det i en mapp.

Etiketter i Gmail ser väldigt ut som mappar vid första anblicken. När du skapar en ny etikett visas den på vänster skena, på samma sätt som där du ser mappar (med standardinställningar ändå) i Yahoo! Mail, Hotmail och Outlook. Dessa Gmail-etiketter kan också ha tilldelade färger, vilket gör att de ser ännu mer ut som mappar.

Så vad är skillnaden?

Varje given meddelandetråd kan ha mer än en etikett, till exempel "arbete", "oktober 2012" och "brådskande." Gmail ger dig också två etiketter automatiskt: stjärnor och "viktigt", utses med en gul tagg på vänster sida av meddelanden som skickas direkt till dig, dvs inte listtjänster, s eller annan massmeddelanden.

Tänk på etiketter mer som taggar. Och de visuella etiketter som du ser på vänster skena - tänk på dem som en snabbknapp för att sortera alla meddelanden som har en viss tagg. Observera att även din inkorg bara är en etikett. När du klickar på en etikett på vänster skena ser du att ny text automatiskt visas i sökrutan längst upp.

Den här texten hjälper till att förfina din sökning till bara meddelanden med den aktuella etiketten. Kom ihåg att Google är företaget bakom Gmail och Google det företaget grundades som ett sökverktyg.

Bästa praxis: Använd etiketter i Gmail fritt eftersom de inte ersätter mappar, utan snarare ett sätt att kategorisera eller tagga objekt och göra dem mer sökbara.

Kraftanvändare bör utforska inställningsområdet för att konfigurera mer avancerade märkningsattribut. Till exempel kan du ställa in regler eller filter för att vidarebefordra vissa typer av e-post till en etikett, och att den etiketten ska visas i vänstra rutan endast när den innehåller olästa meddelanden.