Bli organiserad: rensa upp gmail-kontakter

"Var är adressboken?"

Det är en av de vanligaste frågorna som nya Gmail-användare verkar ställa. Om många människor inte ens kan hitta sina Gmail- / Google-kontakter, skulle du bättre tro att systemet inte är otroligt intuitivt eller lätt att hantera. (I hela denna artikel använder jag Google-kontakter och Gmail-kontakter omväxlande, eftersom de verkligen är samma sak.)

Även om du vet att det finns ett kontakter-område i din Gmail finns det en god chans att det är en katastrofzon med oidentifierbara e-postadresser och eventuellt till och med telefonnummer, alla grupperade vagt som andra kontakter.

Mitt affärs-Gmail-konto hade mer än tusen poster i gruppen Andra kontakter. Jag bestämde mig för att det var oacceptabelt, så jag började rensa upp mina Gmail-kontakter. Jag delar här vad jag gjorde, vad jag lärde mig, och några alternativa lösningar som jag rekommenderar att du använder om du inte vill krassa med smutsiga Gmail-kontakter.

Det sista alternativet, genom att använda något helt annat, är faktiskt det jag rekommenderar. Att rensa upp Google-kontakter kräver mycket manuellt arbete, särskilt om du har tusentals "andra" kontakter. Det finns så många fantastiska appar och tjänster för att hantera kontakter som fungerar riktigt bra och ansluter direkt till ditt Gmail-konto om du föredrar att gå den vägen.

5 fakta om Gmail / Google-kontakter

Gmail-kontakter fungerar annorlunda än många andra kontaktledare, så att känna till några grundläggande principer kan hjälpa enormt. Här är fem fakta som kan kasta viss insikt:

• Hur kommer du till din Gmail-adressbok? Det är gömt under den stora posten längst upp till vänster på gränssnittet. Klicka på Mail så ser du ett listrutalternativ för Kontakter. Alternativt kan du logga in på Google och gå till google.com/contacts.
• När du svarar (inklusive "svara alla") eller vidarebefordrar ett e-postmeddelande lägger Google automatiskt till vem som helst och alla på tråden till din kontaktlista, såvida du inte har stängt av den här funktionen. Om du använder en Android-enhet kan dina Google-kontakter också inkludera listor för telefonnummer du har ringt, beroende på hur ditt konto är konfigurerat på enheten.
• Google Kontakter har ett sammanslagningsverktyg, men det fungerar inte eller ser ut som du kan förvänta dig (mer om det senare).
• Google Kontakter hämtar klassificeringsinformation från både Gmail och Google+ (grupper respektive cirklar), men de synkroniseras inte, även om det ibland verkar som om de borde göra det.

Låt oss nu gå in på några tips och hur du kan rensa upp Google-kontakter.

Rensa upp Google-kontakter

Förstå kontaktgrupper kontra cirklar

När du kommer in i Google-kontakter (igen, klicka på Mail-logotypen uppe till vänster och välj Kontakter), det första stället att uppmärksamma är på listorna som visas i vänster skena.

Som ni ser i mitt konto har jag flera primära avsnitt: Mina kontakter, cirklar, mest kontaktade och andra kontakter. Mina kontakter och cirklar har undergrupper. Antalet inom parentes efter gruppnamnet indikerar hur många personer som är i den gruppen.

Mina kontakter är personer från Gmail som jag har lagt till som kontakter. Circles är information om personer du känner och följer på Google+ och har inget att göra med e-post. När du tittar på en lista med personer från dina Gmail-kontakter (använd sökfältet, till exempel för att hitta alla som heter Smith), kan du också se om dessa personer finns i någon av dina Google+ cirklar, eftersom den informationen hittills visas rätt av deras namn. Så det finns en viss överlappning mellan kontaktgrupper och cirklar, men inte mycket, även om människor i dina cirklar helt visas i dina Google-kontakter.

Förvirrad ännu?

Mest kontaktade är de 20 bästa personerna med vilka du har utbytt mest e-post, även om du tystade på en tråd. Med andra ord, det är inte personer du e-postar mest nödvändigtvis, och det är inte heller nyligen, eftersom det ser på hela e-posthistoriken. Ditt ex från tre år sedan kan fortfarande mycket väl komma till topp 20.

Den sista andra gruppen är alla andra från Gmail (och eventuellt din Android-enhet, som jag nämnde tidigare) som du någonsin har kontaktat.

Hitta och slå samman

Den bästa åtgärden är enligt min mening att börja med att hitta dubbla kontakter i gruppen Andra kontakter (eller i alla Google-kontakter om du inte har några undergrupper än) och slå samman dem.

Klicka på Övriga kontakter, välj sedan Mer längst upp på sidan och välj Sök & sammanfoga duplikat i listrutan. En sammanfattning kommer att visas som låter dig granska detaljer om potentiella sammanslagningar innan du accepterar åtgärden. Var noga med att kolla igenom denna lista för vanliga namn som faktiskt kan vara två olika personer.

Om listan är otroligt, överväldigande lång, måste du avbryta och göra om funktionen för att hitta / slå samman i en mindre undergrupp av dina kontakter. Du kan bara välja en annan undergrupp från den vänstra järnvägen, eller så kan du göra en sökning, till exempel en sökning efter domän (t.ex. söka efter alla e-postadresser med pcmag.com). Hursomhelst kommer det att ge dig en mer hanterbar del av potentiella duplikat att granska. Upprepa vid behov.

Ta en titt på Googles officiella instruktioner för att hitta och slå ihop kontakter för mer information.

Tilldela personer till grupper, lägg till detaljer

Precis under den posten för andra kontakter kan du se New Group. Om du vill klassificera dina kontakter i olika grupper är detta nästa område i Google-kontakter som bör fånga din uppmärksamhet.

För att ha någon i någon grupp måste du också lista dem i Mina kontakter. Det är bara så det är.

För att lägga till personer i grupper använder du knappen med ikonen för tre huvuden på den. Det är ganska självförklarande därifrån, men se Googles instruktioner för redigering av kontakter för mer information.

Jag säljs inte på grupper som verkligen är värdefulla ännu, eftersom jag bara har använt dem i begränsad grad, men jag kunde förutse några scenarier där de kan vara till hjälp. En grupp jag skapade till exempel är chefer för teknikföretag. Om jag någonsin är på tidsfristen och desperat efter en offert, skulle det säkert hjälpa till att veta vem inom teknikindustrin jag har anslutit mig direkt (i motsats till att ansluta via ett PR-företag) tidigare.

Om jag hade obegränsad tid (vem gör det?) Skulle jag allvarligt öka avsnittet "anteckningar" för individer. Klicka på valfri person i din kontaktlista, så kan du lägga till typisk adressbokinformation, plus ett foto och anteckningar.

I mitt personliga Gmail-konto skulle det vara till hjälp att lägga till information för PR-proffs, eftersom deras e-postadresser och till och med tidigare kommunikation inte alltid hjälper mig ta reda på om de representerar ett företag eller en produkt som jag behöver undersöka.

Stäng av Auto-Add-funktionen

Om du, efter att ha granskat din lista över andra kontakter, inser att det mestadels är skräppost ("" generiska adresser och liknande), skulle jag rekommendera att du stänger av funktionen "auto-add".

Gå till växelsymbolen uppe till höger och välj Inställningar. Fortsätt på fliken Allmänt och bläddra nedåt för att hitta "Skapa kontakter för att automatiskt slutföra" (det är två under din profilbild).

Intresserad av andra appar och tjänster?

Låt oss säga att när du har läst den här informationen bestämmer du dig för att bara inte använda Google-kontakter. Jag kan inte skylla på dig. Här är några andra platser för att hålla din adressbok som låter dig automatiskt hämta och lägga till information från dina Google-kontakter.

LinkedIn och LinkedIn kontakter. Det verkliga problemet jag ser med att hantera din egen adressbok är att det är svårt att hålla information uppdaterad. Jag borde inte vara ansvarig för att uppdatera din jobbtitel och e-postadress när du byter arbetsgivare. Det är på dig, kompis. Och det är därför jag älskar LinkedIn som en adressbok. Det är mycket lättare att ha uppdaterad information om alla dina kontakter är ansvariga för underhållet.

LinkedIn fungerar ganska bra för att hjälpa dig hitta kontakter och deras grundläggande information, men en speciell app som heter LinkedIn-kontakter går lite längre.

Om du ansluter ditt LinkedIn-konto till Gmail kommer den professionella nätverkswebbplatsen online att rekommendera "personer du kanske känner" baserat på informationen den hittar på Google. Vissa människor hatar verkligen det, men det kan vara värdefullt, beroende på hur nötkött ditt LinkedIn-konto är.

På baksidan har du också möjlighet att exportera dina LinkedIn-kontakter och sedan importera dem till Gmail.

iOS-kontakter. Om du är en iPhone- eller iPad-användare kanske du vill synkronisera dina Google-kontakter med din iOS-enhet så att du bara kan använda Apples Kontakter-app som din primära adressbok. Instruktionerna är något annorlunda för Google Apps-användare.

EasilyDo och iOS. Ett annat sätt att hantera dina iOS-kontakter är med EasilyDo-appen och dess nya (betalda) funktion som kallas Fånga alla kontakter. När du kör Catch All Contacts, skurar EasilyDo de två senaste åren av din e-post efter kontaktinformation från meddelanden och sparar den i din iOS-kontakter-app. Medan EasilyDo-appen är gratis kostar den här funktionen $ 39, 99 (en gång) per e-postkonto. Tyvärr är funktionen inte tillgänglig för Android-användare. om enkelt för iPhone och EasilyDo för Android i respektive recension.

Lucktest. Webb-app och mobilapp Cloze förenar alla dina inkorgar, såväl som dina sociala medieflöden, och drar också intressant information om dina kontakter. Det är inte exakt en kontaktansvarig, men det stöder det gamla gamla Gmail. Cloze kan identifiera människor som är viktiga för dig (så att du kan öka deras ego genom att gilla deras Facebook-inlägg), såväl som personer som du tappar kontakten med. Som jag sa, det är inte exakt en kontakthanteringsapp, men det är ganska snyggt för att ge dig inblick i dina kontakter i Gmail, Yahoo Mail, Twitter, Facebook och andra onlinekonton.

För fler tips om kontakthantering, se Bli organiserad: 7 sätt att organisera kontakter automatiskt. Och när du är redo att använda din Gmail-inkorg, kolla in 30 Gmail-tips som hjälper dig att erövra e-post.