Bli organiserad: e-postkontakter

Innehåll

• Bli organiserad: e-postkontakter
• Hur man exporterar kontakter, CSV vs vCard

I e-post är dina kontakter en av de mest värdefulla långsiktiga tillgångarna du äger. Det här är de människor som stöder ditt arbete, driver ditt sociala liv och håller dig mänsklig. Om du byter jobb eller flyttar till ett nytt e-postprogram vill du definitivt ta med dig dessa människor.

Många sociala nätverk, appar och tjänster låter dig ansluta direkt till stora webmail-program, liksom Microsoft Exchange-konton, för att automatiskt importera alla personer du har kommunicerat med tidigare. Jag tror att detta är en av de mest häpnadsväckande användningarna av modern teknik. Ta det inte för givet. Om du kan hålla kontakten med människor i ditt nätverk på fler sätt än ett gör du det. Du vet aldrig när en internettjänst eller företag kommer att stängas av, och om du ansluter till vissa människor på bara ett ställe, det är nästan lika dåligt som att du inte säkerhetskopierar dina viktigaste uppgifter!

, Jag delar några tips och tricks för att hålla kontakten med dina viktiga kontakter. Sedan listar jag snabbt hur man gör till för att exportera kontaktinformation från Gmail, Outlook för Windows och Outlook för Mac, som du behöver av ett antal skäl. I de flesta av dessa procedurer måste du också bestämma om du ska exportera till CSV- eller vCard-formatet, så jag har inkluderat en kort förklaring om hur de skiljer sig i slutet av artikeln. Den ena är inte "bättre" än den andra, eftersom de båda har sina egna för- och nackdelar.

Underhålla kontakter: tips och tricks

Personligen tillbringar jag inte mycket tid på att underhålla min e-postkontaktlista. Jag låter ganska mycket Google och Outlook bara spara e-postadresserna till mina korrespondenter, och sedan litar jag på att andra webbplatser och tjänster förblir anslutna, varav den främsta är LinkedIn.

Online nätverk för professionella anslutningar. Jag övergav visitkort för ålder sedan. När jag träffar någon som ber om ett visitkort, säger jag dem att jag inte använder dem längre och lägger till, "Skicka bara en LinkedIn-inbjudan." Jag har inte kontakt med människor jag inte känner på LinkedIn. Det finns några få undantag, som när jag kontaktar någon som är välkänd eller som jag har nått till istället för tvärtom. Men jag skulle säga att 90 procent eller mer av mitt LinkedIn-nätverk innehåller människor jag personligen har träffat.

Jag inkluderar vänner på LinkedIn också, även om jag aldrig en gång har använt den här webbplatsen för att hitta mina vänner av sociala skäl. Ibland kan en vän dyka upp i en sökning jag gör på LinkedIn när jag försöker ta reda på vem som i mina nätverk arbetar på företag X eller är expert på ämne Y.

En aspekt av LinkedIn som jag verkligen uppskattar är att det ger uppgifterna för varje person att hålla sin kontaktinformation och företagstillhörighet uppdaterad. Det är inte mitt jobb att uppdatera adressboken för alla mina kontakter. Det är deras jobb.

På samma sätt kan du använda Facebook, Twitter eller ett annat socialt nätverk du väljer för att upprätthålla dina kontakter i samma grad. Jag föredrar emellertid LinkedIn för företag, till stor del eftersom människor tenderar att fylla i sina företagsrelationer både tidigare och nuvarande, vilket vanligtvis är en viktig information som jag behöver veta när jag letar efter människor jag behöver nå.

Bonustips: LinkedIn gillar att hjälpa dig hitta personer du känner genom att ansluta direkt till ditt e-postkonto, men du kan också ladda upp en CSV-fil till LinkedIn och få den till att hjälpa dig att matcha personer du känner på det sättet också. Detta tips är användbart om du har exporterat kontaktinformation från gamla jobb, eller om din nuvarande arbetsgivares e-posttjänst inte stöds av LinkedIn.

EasilyDo-app för att lägga till nya iOS-kontakter . På min iPhone använder jag en app som heter EasilyDo som i huvudsak automatiserar små uppgifter som jag har tilldelat appen att slutföra. En av dem är för EasilyDo att hålla ett öga på mitt e-postkonto för företag och, när det ser ett inkommande e-postmeddelande från en ny person, fråga mig om den ska lägga till den personen i min iOS-adressbok. Det finns en EasilyDo Android-app också.

Jag använder min iOS-adressbok för personliga kontakter främst, men jag har också några av mina medarbetares detaljer där inne, om jag måste nå dem snabbt när jag är ute på kontoret. Jag gillar också att EasilyDo inte bara automatiskt lägger till varje ny kontakt utan alltid frågar mig först.

ifttt för andra sätt att migrera kontakter . Med hjälp av webbplatsen och iPhone-appen som heter ifttt (som står för "om detta, så det") kan du skapa kommandon, till exempel "om jag lägger till en ny post i mina iOS-kontakter, skriver du sedan samma information i ett Google Drive-kalkylblad. " Och det finns ett antal andra tjänster som stöds, så du kan göra något liknande med kontaktinformation från personer du känner från Facebook, e-post och andra platser också. Till skillnad från EasilyDo kommer ifttt alltid att utföra kommandot när det utlöses - det frågar dig inte först om det ska slutföra åtgärden. Men du kan slå på och stänga av dessa kommandon när som helst från ifttt-webbplatsen eller appen. Möjligheten att anpassa kommandona är mycket bra, och du behöver inte känna till en kodningslick för att få dem att fungera. Det är väldigt nästan alla pek-och-klicka redo.

Bonustips: Sök ifttts lista över offentliga "recept" ( dvs. kommandon) efter "kontakter", så kommer du att kunna hitta och återanvända kommandon som andra redan har utvecklat. Observera att de flesta automatiseringar som skrivs i ifttt fungerar framöver men inte nödvändigtvis migrerar data du redan har.