Video: KLIPPER HÅRET SJÄLV - den bästa tekniken?? Frisörer kolla (September 2024)
Kommer du ihåg Thierry Bretons löfte att eliminera intern företags e-post 100 procent från hans företag, Atos, senast 2014? Vid den tidpunkten tillkännagav han sin ambition - det var 2011 - många människor från teknik- och affärsvärlden lurade. De kallade hans plan löjligt. De sa att vi behöver e-post. Vi litar på det. Det är nödvändigt!
Spola snabbt fram till idag, och klimatet har redan förändrats. Jag hör mer och mer från kontorsanställda att e-post är banan i deras existens. Det är lika mycket slöseri med deras tid som 'm' ordet: möten. När jag frågar varför det är en sådan börda, säger folk vanligtvis något som "jag får massor av e-postmeddelanden som inte har något att göra med mig" eller "Halva trådarna jag är på är inte relevanta för mitt arbete alls." Jag började till och med höra samma känsla från några personer om personlig e-post: "Jag får nio e-postmeddelanden från medlemmar i min bokklubb som bekräftar nästa bokklubbdatum! Hej folk! Det var i den första e-posten!"
Här är några strategier för att faktiskt klippa eller effektivt klippa av vid pass e-postmeddelanden som du bara inte behöver. (Även om den här artikeln inte täcker graymail, har jag många andra tips för hur du hanterar nyhetsbrev via e-post och dagliga erbjudanden.)
1. Be om att tas bort från gruppmeddelanden, ansikte mot ansikte
Ju mer vi litar på e-post, desto lämpligare är vi att glömma att vissa problem bäst hanteras med en kort konversation. Detta råd kan låta galen och mycket låg teknik, men det kan vara extremt effektivt. Om du ingår i ett vanligt gruppmeddelande (säger, en daglig rapport eller en vecka-incheckning) och inte vill vara längre, prata med den person som hanterar eller initierar det e-postmeddelandet, helst ansikte mot- ansikte eller via telefon om du måste. "Hej, " säger du, "Du vet den dagliga e-postmeddelanden om sådant och sådant? Skulle jag vara med på det? Jag får hela tiden meddelanden, men de relaterar aldrig direkt till mig eller mitt arbete. Tror du kan du ta bort mig?"
Det värsta du kan göra i den här situationen är att svara på alla med ett meddelande som läser "avsluta prenumerationen." Det är ohyfsat. Det visar att du inte har någon social takt eller nätverk. Och det bevisar att du inte vet hur du hanterar din egen e-post.
När du har en konversation ansikte-till-ansikte, men blir du mänsklig igen. Du är en trevlig person med en rimlig och enkel begäran. Dessutom, om det finns en anledning till att du är tänkt att ta emot meddelanden, kommer personen att förklara varför du har inkluderats hittills.
2. Utnyttja sociala nätverk, projekthanteringsverktyg och IM
Enligt min mening hanterar sociala nätverk (inklusive affärsnätverk som Yammer och Podio) opt-in meddelanden mycket bättre än e-post. Ta fallet med min vän som grymtade om sin bokklubb. Om arrangören hade skapat nästa inbjudan till bokklubbmöte på Facebook snarare än via e-post, skulle informationen ha känt sig mindre obligatorisk för medlemmarna. Facebook-evenemang är valfria. Du kan komma till dem och smälta informationen när du känner för den. När samma händelseinbjudan kommer via e-post känns det omedelbart obligatoriskt att läsa den.
I affärsorganisationer kan alternativa kommunikationsverktyg också bidra till att minska oönskade e-postmeddelanden enormt. Här på PCMag brukar vi använda ett snabbmeddelandeprogram när vi har något att kommunicera snabbt och vill ha ett lika snabbt svar. Vi använder Yammer för att hantera vissa uppgifter som fungerar på "vem som kan svara först, snälla gör" -basis. Vi använder projektledningsplattformen Basecamp för att hålla diskussioner om pågående konst- och designprojekt på ett ställe.
Så använd alla olika verktyg till ditt förfogande, och om du är i en ledningsposition, uppmuntra andra också. Att stödja en lösning med flera verktyg hjälper till att minska nödvändiga e-postmeddelanden.
3. Använd automatisk sortering eller filter
Den vanligaste lösningen för att hantera oönskade e-postmeddelanden är att ställa in automatiska sorteringsregler, eller filter som de ibland kallas, som sätter de oönskade meddelandena på en bestämd plats (vanligtvis en mapp, men ibland papperskorgen) innan de ens träffar din inkorg. Alla de stora e-postprogrammen har den här funktionen.
Hitta det e-postmeddelande du inte vill ha längre, identifiera något konkrett och fixat om det (t.ex. alltid samma nyckelord i ämnesraden, avsändaren etc.) och ställ in en regel som sorterar alla dessa meddelanden i ett nytt och lämpligt märkt mapp för dig.
Ett annat alternativ i Microsoft Outlook är att du kan "avsluta prenumerationen" graciöst och utan föregående meddelande från en tråd genom att helt enkelt "stänga av" en konversation (se mina tips för Outlook för hur du gör det), även om det lämnar dig fast om någon återanvänder samma ämne rad senare, eftersom det är målet för genomförandet av operationen. (Med andra ord, när du stänger av en tråd, flyttar Outlook automatiskt till mappen "borttagna objekt" alla meddelanden som innehåller samma ämnesrad i det kränkande e-postmeddelandet.)
Jag personligen använder inte automatiserad sortering så mycket eftersom det förlitar sig på ett nytt beteende: kontrollera de angivna mapparna regelbundet. Tidigare, när jag har satt upp sortering, glömde jag omedelbart att jag gjorde det, och flera dagar senare såg jag en hög med e-postmeddelanden som kan ha inkluderat något viktigt sköt till vägen. Jag vill hellre bara ta bort oönskade meddelanden när jag tar emot dem. Om du väljer den här vägen, var du bara noga med att hantera de sorterade e-postmeddelandena regelbundet.
4. Be folk inte skriva tillbaka "Tack"
Första gången jag hörde en kollega på ett tidigare jobb säga högt till en annan kollega: "Har du något emot att inte svara med" tack "på ett meddelande när allt det gör är att bekräfta att du vet att jag gjorde det jag tänkte göra? Det hjälper mig att hålla ner min e-posttid, " det blåste mitt sinne! Du kan säga det? Visst, du kanske blir lite grinig, men uppsidan är att du inte får massor av verkligen onödiga e-postmeddelanden.
Du kan också omformulera det för att vara ytterst passivt-aggressivt - "Jag kommer verkligen inte att kränkas om tackar mig mindre ofta via e-post. Jag vet redan att du uppskattar mitt arbete" - men jag rekommenderar det inte!
Ytterligare resurser
Andra verktyg som hjälper dig att hålla dig uppe på e-post inkluderar Sanebox (som automatiskt ställer in viss automatiserad sortering) eller Mailbox-appen för iOS (mycket användbart för att hålla dig uppe på e-postmeddelanden utanför kontoret), men de är mer generella e-post triage än att skära ner oönskade meddelanden.
