Bli organiserad: hur jag rensade upp mina lösenord på fem veckor

Hur många återanvända lösenord har du? Hur många svaga lösenord har du? I flera år trodde jag att jag hade helt kontroll över mina lösenord, men då tittade jag på en kallt hårt blick på verkligheten. Det var så mycket värre än jag någonsin föreställt mig. Så jag bestämde mig för att städa upp dem alla och se till att alla var starka och unika. Varje sista. Så här gjorde jag det.

(Du kan berätta historier som detta, såväl som självstudier och råd om detta i min e-bok "Bli organiserad: Hur du rensar upp ditt stökiga digitala liv" tillgängligt via Ganxy och andra e-handlare.)

Gamla vanor

Jag har inte ens föreställt mig hur många lösenord jag faktiskt har förrän jag började använda ett lösenordshanterare, vilket var avgörande för hela lösenordsrensningsprojektet.

Jag började använda Dashlane för ungefär ett år sedan. Under de första två eller tre veckorna av Dashlane-användare kände jag mig ständigt avbruten av Dashlane när jag försökte arbeta. Varje gång jag loggade in på en sajt frågade Dashlane om den kunde fånga och spara mina inloggningsuppgifter för mig - och jag sa ja eftersom det är sant hela poängen med att använda en lösenordshanterare. Fortfarande var avbrotten irriterande.

Till att börja med ändrade jag inga av mina vanor att hålla och behålla lösenord. Jag har alltid ändrat lösenorden som skyddar mina viktigaste konton (banker, kreditkort, e-post) med några månader och använt samma dummy-lösenord för konton som jag inte riktigt bryr mig om.

Efter några veckor kom jag förbi det första hinderet med Dashlane. Det hade nu alla lösenord för konton jag använde regelbundet, så det störde mig mindre och mindre. Så jag skapade en ny vana: Jag låt Dashlane nu hitta lösenord för mig för alla nya konton som jag skapade. Jag gjorde inget (ännu) för att ändra mina äldre konton, men nya fick nu den nya behandlingen: starka och unika lösenord skapade av Dashlane.

Hur jag bedömde mitt lösenordssvårigheter

Dashlane har en instrumentbräda som visar statistik om alla dina lösenord, och när jag först började utforska den här funktionen tänkte jag "Uh oh."

Instrumentpanelen sa att jag hade 45 svaga lösenord samt 37 återanvända lösenord! Usch.

Någon gång i augusti beslutade jag att göra ett projekt för mig själv kring hela denna idé om att rensa upp de 45 svaga och 37 återanvända lösenorden. Så jag satte ett tydligt mål: Fixa tio lösenord varje helg tills jobbet var klart.

Nummer-Crunching

Jag kände mig säker på att alla 37 återanvända lösenord också var majoriteten av de som räknades som "svaga". Med andra ord hade jag bara 45 lösenord totalt för att rensa upp, inte 82. Om jag kunde tappa ut tio varje helg, hade jag gjort det på fem veckor.

Under den första helgen i detta saneringsprojekt fann jag att det tog cirka 30 till 45 minuter att ändra tio lösenord, beroende på hur mycket felsökning jag var tvungen att göra. Således tog hela projektet någonstans mellan 2 timmar 30 minuter och 3 timmar 45 minuter. Det är ingen liten uppgift, så jag är glad att jag delade upp det i hanterbara sessioner.

Så i fem veckor arbetade jag bara igenom listan över dåliga lösenord som Dashlane presenterade. Jag fungerade inte nödvändigtvis för att vissa dagar hade jag mer tid att felsöka än andra. Om jag var trång i tid och träffade en tapp, skulle jag bara lämna den till nästa session. Jag höll koll på hur många lösenord jag uppdaterade i ett enda sammanträde genom att titta på att det "45" svaga lösenordsnumret sakta kryssar. Med andra ord, session en var klar när Dashlane ändrade siffran till 35. session två var klar när jag slog 25.

Projektarbetsflöde

När jag började kasta igenom mina lösenord utvecklade jag något av ett arbetsflöde.

Jag fann att det hjälpte enormt att ha min iPhone till hands när jag uppdaterade mina lösenord. Det beror på att jag tyckte att det var extremt effektivt att återautentisera appar som jag lämnar inloggade på min telefon på samma gång som jag uppdaterade lösenordet för webbkontot."

Det mest effektiva arbetsflödet för mig var:

• Identifiera ett dåligt lösenord i lösenordshanteraren
• Ändra det identifierade lösenordet online (vilket inte alltid var enkelt, som du ser)
• Om jag stötte på några problem (som de som beskrivs lite senare), skulle jag försöka logga in bara för att se till att det nya lösenordet sparades korrekt
• När det är tillämpligt öppnar du den relaterade mobilappen eller inställningen i iOS och omedelbart och autentiseras med det nya lösenordet.

Tips: Håll e-posten öppen

För att återställa borttappade lösenord, som jag var tvungen att göra mer än jag förväntade mig, insåg jag snabbt att mitt arbetsflöde var smidigare när jag höll alla mina e-postkonton öppna. Till exempel skulle Dashlane ibland inte synkronisera omedelbart med det nyinställda lösenordet, och jag måste gå igenom processen för att hämta åtkomst till kontot via e-post en gång till för att ställa in ännu ett nytt lösenord.

Problem och irriterande

Det kanske mest oväntade problemet som jag stött på var att inte alla webbplatser har alternativet "ändra lösenord". För dem tyckte jag att du vanligtvis måste låtsas att du tappat ditt lösenord för att få en e-postverifiering för att ställa in ett nytt. Detta hände med TweetDeck och för att bara nämna två exempel.

Jag hade också problem med att hitta alternativ för att uppdatera mitt lösenord i applikationer som endast är mobil. Till exempel hade jag ett dåligt lösenord för Any.do, som jag främst använder på min iPhone och som inte har ett webbgränssnitt. Det finns inget alternativ för "ändra lösenord" i appens inställningar. Det finns sålunda inget tydligt sätt att ändra ditt lösenord. Jag installerade den ena appen som Any.do har, en Any.do-plugin för Chrome och hittade äntligen en "tappat mitt lösenord" -knapp som skickade mig ett e-postmeddelande med en länk för att skapa ett nytt lösenord.

Situationer som detta var vanligare än jag hade förutsetat. När de inträffade gjorde det definitivt en tand i min tidseffektivitet. Det var därför det tog 45 minuter att uppdatera tio lösenord.

Ett annat mindre problem som hände några gånger var när Dashlane inte synkroniserades bra. När Dashlane väljer ett nytt lösenord för dig visar det inte ens vad det lösenordet är. Allt du ser på skärmen är prickar. Så du vet inte att det nya lösenordet är det.

Några gånger sparade eller synkroniserade eller synkroniserade Dashlane inte det nyligen genererade lösenordet tillbaka till det installerade programmet för Dashlane på min dator (när det lyckas visas ett popup-meddelande i det övre högra hörnet på skärmen). Om något går fel känner webbkontot det nya lösenordet men varken du eller Dashlane gör det. När detta hände mig slutade jag med att göra det fullständiga "tappade lösenordet, återställ via e-post" -processen, vilket bara gav mer tid och mer arbete till mitt projekt.

Slutlig sträcka

I slutet av helgen nummer fyra kände jag mig ganska bra. Jag var i hemsträckan. Helg fem rullade emellertid, och jag insåg att jag aldrig skulle få 100 perfekta på mina lösenordspoäng i Dashlane.

Problemet? Två av de inloggningar som jag har sparat i Dashlane är inte mina. De är för sociala mediekonton som hanteras av en annan person som jag använder då och då. Jag kan inte ändra dessa lösenord eftersom de inte är mina att ändra.

En annan inloggning som håller mig tillbaka från lösenordets perfektion är New York Public Library, som ber mig om en fyrsiffrig PIN-kod. Dashlane tror att jag kan göra bättre än en fyrsiffrig PIN-kod. NYPL-webbplatsen, å andra sidan, begränsar mig till en fyrsiffrig PIN-kod. Det finns fyra undantag som alla sägs, och Dashlane verkar vara okej med det. Alla avläsningar på instrumentpanelen visas nu i grönt, medan det tidigare var lite rött och orange blandat där också. En säkerhetsgrad på 94, 3 procent måste vara tillräckligt bra. Det är verkligen ett nummer jag kan leva med.