Video: Så får du en hållbar ordning hemma (September 2024)
Kassören i din favoritbutik erbjuder 10 procent rabatt, samt exklusiva rabatter i framtiden, i utbyte mot din e-postadress. Din vän rekommenderar ett dagligt nyhetsbrev som kan hjälpa dig att spara pengar om ett fynd kommer upp som passar dig. Du har registrerat dig för att få ett ordförråd-till-dagen-e-post, som du bara läser på morgnar när arbetet går långsamt. Alla dessa meddelanden är graymail, e-post som du kanske vill läsa ibland, men är aldrig avgörande. Graymail skiljer sig från skräppost genom att den senare är oönskad, medan graymail kommer på din begäran. Även om många av oss bläddrar i vår gråmail, kan det också vara en viktig källa till röran, särskilt om det inte går att kontrollera för länge.
Här är några lösningar för att hantera graymail för att hålla din inkorg i schack.
En av de äldsta lösningarna i boken för att hantera graymail är att skapa ett gratis webbmailkonto som du uteslutande använder för marknadsföringsmeddelanden, listtjänster, kuponger och annan obetydlig e-post.
I flera år har jag använt ett Hotmail-konto för just detta ändamål, även om det verkar lite dumt nu eftersom både Hotmail och Outlook.com (för att inte förväxla med Outlook: s skrivbordsapp) har flera inbyggda verktyg specifikt för att hantera graymail, diskuteras mer i detalj nedan. Dessa verktyg är inte nödvändiga för att använda om du reserverar ett e-postkonto helt för graymail, som jag har gjort, eftersom inkorgen i sig redan är ett gigantiskt filter. Hur som helst, jag skapade kontot för ungefär tio år sedan, innan funktionerna fanns på plats.
Jag loggar vanligtvis in på kontot en gång om dagen, men jag tänker aldrig två gånger på det när jag inte gör det. Jag oroar mig aldrig för att ett viktigt meddelande kommer att begravas bland gråmailen, eftersom det inte finns några viktiga meddelanden på det här kontot. Det är rent reserverat för graymail. En nyare funktion i Outlook.com låter dig skapa en alias e-postadress, som till och med kan vara engångs, för saker som graymail eller annan korrespondens som kommer att vara begränsad och som du inte vill att folk ska kontakta dig igen (säg att publicera på craigslist).
Använd regler, filter och mappar
Nästan varje e-postprogram låter dig skapa regler eller filter för att sortera meddelanden automatiskt i olika mappar så att du kan hantera dem separat. Till exempel kan du skapa en regel som säger "om ett e-postmeddelande kommer från en avsändare vars adress slutar på 'nypl.org', flyttar du automatiskt meddelandet till en mapp som heter 'Biblioteksmeddelanden' efter mottagandet.
Innan jag fortsätter med specialfunktioner i Hotmail och Outlook.com för graymail, låt mig bara beskriva hur man ställer in filter och regler i de andra två stora gratis webbmail-programmen, Yahoo! Mail och Gmail.
Hur man lägger till filter till Yahoo! Post
I Yahoo! E-post, som visas ovan, kryssar i för ett meddelande (eller mer än en) och välj sedan Åtgärder och filtrera e-postmeddelanden som dessa. En popup-ruta låter dig fylla i reglerna för hur du filtrerar och sorterar liknande meddelanden.
Du kan skapa mappar för vad ditt hjärta önskar. Se min lista med förslag i slutet för idéer.
Så lägger du till filter i Gmail
Processen är extremt likadan i Gmail.
Markera rutan till vänster om vilka meddelanden du vill filtrera, välj sedan Mer och sedan "Filtrera meddelanden som dessa." Du kan sedan tillämpa den första uppsättningen regler på filtret, till exempel information om avsändaren, "till" -namnet eller något i ämnesraden. Klicka på "skapa filter" så kan du använda nästa steg i regeln: vad du ska göra med meddelanden som uppfyller kriterierna (t.ex. markera som läst, radera, vidarebefordra till…, etc.).
Obs: Enligt min erfarenhet är det inte alltid smidigt att aktivera regler i Gmail (senast med Chrome på Windows). Länkar och knappar fungerar inte alltid. Att logga ut och logga in igen verkar fixa oförsvaret.
Ett ytterligare Gmail-alternativ som inte finns i Yahoo! Med e-post kan du automatiskt starta alla meddelanden för att markera det som viktigt. Medan Yahoo! har också ett sätt att markera viktig e-post, du kan bara göra det manuellt, inte automatiskt med filter.
Hur man lägger till filter till Hotmail / Outlook.com
Hotmail och Outlook har många fler funktioner för hantering av graymail. Exemplen som jag hittills har använt bara skumma ytan. Regler kan vara ganska komplicerade, och när de är det, att aktivera dem korrekt och testa om de fungerar som du tänkt tar lite tid - såvida du inte använder Hotmail eller Outlook.com.
Som nämnts har Microsofts webbmail-appar några färdiga regler som utför några av de vanligaste filtren som människor vill använda på sina inkorgar. Mycket av automatiseringen hanteras genom kategorier. Du kan till exempel kategorisera ett antal meddelanden som "Nyhetsbrev" och sedan ställa in en regel för vad som händer med alla nyhetsbrev. Att ha kategorier gör det mycket lättare att göra ändringar av en regel senare och att den ska tillämpas på liknande meddelanden.
En annan riktigt fantastisk funktion i Outlook.com och Hotmail är alternativet Avsluta prenumeration och schema som visas i slutet av varje meddelande som Microsoft vet att är graymail.
Länken för att avsluta prenumerationen är oberoende av alla anvisningar som avges från avsändaren, och i själva verket låter du bli av med oönskade meddelanden mycket enkelt, vilket ibland är att föredra framför hanteringen av dem. När den används, avbryter prenumerationsknappen också möjlighet att radera alla tidigare e-postmeddelanden från samma avsändare.
Det andra alternativet, Schemaläggning, erbjuder några alternativ för att dumpa meddelanden från samma avsändare som kan ha gått upp över tid. Mitt val är att bara behålla det senaste meddelandet från avsändaren och att skapa en regel med samma effekt. När ett nytt meddelande kommer från den här avsändaren kommer alla gamla att raderas från inkorgen.
Du kan antagligen redan föreställa dig fördelarna med denna funktion för något som dagliga e-postmeddelanden, för vilka bara det senaste e-postmeddelandet är relevant.
Idéer för mappar
När jag hanterar graymail rekommenderar jag att du gör några mappar med lätt identifierbara namn för de typer av e-postmeddelanden du tenderar att läsa - eller kanske "skanna" är det rätta ordet - mer än andra. Några idéer inkluderar:
- Blogguppdateringar
- Bekräftelsemails (automatisk betalningsvarningar osv.)
- Event-tillkännagivanden (lokalisering, musikaliska artistuppdateringar osv.)
- Facebook Tag / Meddelandevarningar
- Google Nyhetsvarningar
- LinkedInvarningar / uppdateringar av jobb
- Nyhetsbrev-Personligt (för hobbyer och intressen)
- Nyhetsbrev-Professional (för karriärutveckling)
- Kvitton
- Fraktbekräftelse / spårning
- Planerade meddelanden om driftstopp
- Resa
- Twittervarningar
Å andra sidan, om det är viktigt för dig att se alla dina Facebook-taggarvarningar, till exempel, filtrera inte dessa meddelanden! Låt det vara inställt för att rikta till din inkorg.
Låt din inkorg fungera som en inkorg
Hela idén bakom att hantera graymail är att behålla de meddelanden du kanske vill se ibland separata från de meddelanden du behöver se så snart de anländer till din inkorg. Om du gör det kommer du att lyckligtvis läsa uppdateringar från dina favoritbloggar, webbplatser, nyhetskällor, sociala nätverk med mer, utan att hindra din förmåga att vara produktiv och effektiv resten av tiden.
Mer information om hur du håller din inkorg i ordning finns i 11 tips för att hantera e-post, "5 skäl till att din inkorg inte är din uppgiftslista" och "Hur man undviker överbelastning via e-post."
