Bli organiserad: hur du hanterar ditt arbete med kalkylblad

Ett av de enklaste organisatoriska knepen jag använder på jobbet är att hålla privata kalkylblad med min egen utveckling. Ingen kräver att jag gör det. Ingen ber om att se mina kalkylblad. Jag håller dem helt för min egen skull, för att få mig att arbeta effektivt och för att snabbt kunna se vad jag har åstadkommit.

I den här utgåvan av Get Organised delar jag några av de kalkylblad som jag för närvarande har och förklarar vad de gör för mig. Även om innehållet i kalkylarken är relaterat till mitt arbete specifikt, är många av principerna universella och anpassningsbara till andra typer av arbete.

Spara och planera idéer

Kolumnen Get Organised är varje vecka, vilket innebär att jag måste komma med 52 idéer som jag faktiskt kommer att använda om ett år… vilket innebär att jag troligtvis kommer att behöva ytterligare 50 till 100 idéer som jag i slutändan kommer att avvisa (de flesta av oss behöver att generera en enorm mängd idéer för att hitta riktigt bra idéer).

Jag måste också titta framåt flera veckor åt gången och vara uppmärksam på datumen då artiklar publiceras (varje måndag) för att tänka på om ett visst ämne kommer att synkroniseras med något annat som händer i världen. Till exempel, i maj förra året, när nyutexaminerade letade efter jobb, körde jag en serie artiklar om det temat: hur man hanterar en online jobbsökning, hur man skapar en ren och professionell onlineprofil, tips för meritförteckningar och följebrev, etc..

För att göra det har jag ett mycket rudimentärt kalkylblad med en pågående lista med idéer längst ner och ett rutnät överst med alla schemalagda publiceringsdatum. Kalkylbladet hjälper mig att tänka över hur jag planerar ämnen under många veckor och månader. Jag kan enkelt ändra ordningen på framtida artiklar för att lägga mer tid mellan ämnen som verkar för lika, eller klustera samman dem som är logiskt relaterade.

Detta specifika kalkylblad lever i Google Drive eftersom den tjänsten är tillgänglig för mig från praktiskt taget var som helst, och om jag har en idé när jag är borta från kontoret kan jag logga in och lägga till den utan att tveka.

Eftersom jag ofta återgår till detta kalkylblad för att logga in arbetet när jag har slutfört det, tittar jag regelbundet på idéerna som jag har brainstormat. Många skriver ner anteckningar om sina idéer men hänvisar aldrig tillbaka till dem. Med detta system står jag inför min egen lista med idéer minst en gång i veckan.

Loggprojektets framsteg

En stor del av mitt jobb på PCMag är att testa mjukvaruprodukter och fitnessapparater och skriva produktrecensioner av dem, så jag har ett annat kalkylblad som är dedikerat till det arbetet.

(Jag ber om ursäkt för liten mängd suddig innehåll i bilden ovan.)

Låt mig bara förklara snabbt de kolumner du ser på bilden ovan. Kolumn ett, kallat ID, är artikel-ID för en produktgranskning som har publicerats. Kolumn B är produktnamnet. Kolumn C, Status, behåller granskningens status, så att "pub-12-apr-13" betyder att en artikel publicerades 12 april 2013. Kolumner D till och med I är kryssrutor relaterade till arbete som måste slutföras innan en produktgranskning kan gå igenom redigerings- och publiceringsprocessen.

Kriterierna (kolumner DI) inkluderar att logga in produkten i en databas ("QB"), skicka in ett formulär som beskriver produktens specifikationer ("Specifikationer"), ladda upp en bild av produkten ("Bild") och skapa ett bildspel med ytterligare bilder ("Bildspel"). Varje produkt behöver också en poäng från en till fem ("Betyg"), och jag har lagt till ytterligare en kolumn för "Anteckningar" där jag generellt bara anger om en produkt förtjänar ett val av PCMag Editors.

Kalkylarket är verkligen i sitt hjärta en serie kryssrutor. Det låter mig se en överblick om jag har gjort allt nödvändigt föregångsarbete. Men det har andra fördelar också.

På samma sätt som jag loggar mina idéer för brainstorming för framtiden Få organiserade kolumner loggar jag också längst ner i mina recensioner-kalkylarkprodukter som jag kanske är intresserad av att granska. Därför har jag alltid en löpande lista med nya idéer.

Det fungerar också som en mycket snabb referens om jag måste leta upp publiceringsdatum eller det unika artikel-ID för produkter som jag har granskat (som jag gör ganska ofta). Visst har vi andra system på kontoret för att hitta den informationen, men det är vanligtvis snabbare för mig att dra den från detta kalkylblad eftersom jag har anpassat den för att vara specifik för mina behov.

Att hålla reda på vad som har förändrats

Det sista kalkylbladet som jag vill dela är ett som jag använder för att hålla reda på en specifik artikel som jag skriver: De 100 bästa iPhone-apparna. Artikeln kräver komplex organisation att hantera eftersom jag uppdaterar innehållet ofta. Med andra ord, varje några veckor är flera av de 100 bästa apparna nya. Jag måste vara vaksam med vilka appar som jag sa var bäst idag jämfört med vad jag sa att de var för sex månader sedan.

Min metod är ganska enkel. Jag loggar in varje app i Excel eftersom det går till 100 bästa listan. Jag spelar in det datum det lades till i artikeln, eller förra gången jag uppdaterade texten, om det är en app som fortfarande är bra men väsentligt uppdaterad sedan förra gången jag skrev en blurb om den. Jag har också en löpande lista över de appar som tidigare fanns på listan men sedan har förlorat sin plats.

Detta kalkylblad hjälper mig också se om jag har träffat 100 appar eftersom Excel automatiskt räknar dem för mig. Jag använder den också för att gruppera apparna på olika sidor genom att lägga till gränser som indikerar sidbrytningar. Färgkodning gör det också möjligt för mig att se vilka appar som är nya i listan (gul), vilket är en flagga under publiceringsprocessen vilket innebär att jag bör kontrollera de avsnitten närmare än andra.

Låt mig också medge att jag inte använder alla kolumner som jag ursprungligen skapade i det här kalkylbladet. Vid ett eller annat tillfälle tyckte jag att en del information var viktig, först för att inse senare att jag inte behövde den alls. Eftersom detta kalkylblad tillhör bara mig, kan jag överge områden som inte har någon vinst utan konsekvens. Jag kunde rensa upp kalkylbladet och bli av med de avsnitt jag inte använder, men det är mer värt min tid att behålla dem och inte använda dem än det är att investera i att göra kalkylbladet lite snyggare. Vad är poängen? Ingen utom mig ser det någonsin.

Fördelarna med att använda kalkylblad för att hålla reda på ditt arbete

Enkla kalkylblad kan vara kraftfulla verktyg för att organisera ditt arbete, och du behöver inte vara en whiz på Excel för att göra dem. Fördelarna med att använda kalkylblad för att spåra ditt arbete inkluderar:

• att kunna se vad du redan har gjort så att du inte upprepar det (eller om du behöver upprepa det kan du snabbt se när och hur du gjorde det första gången så att du kan utnyttja det tidigare arbetet)
• ha en dedikerad plats att spela in idéer och regelbundet titta igenom dem
• hålla ett register över ditt arbete om du någonsin behöver bevis på vad du har åstadkommit
• underlätta dina egna uppgifter genom att skapa ett system för informationssökning som helt anpassas efter dina behov.