Bli organiserad: hur du ångrar skicka in outlook | jill duffy

Ibland är det bästa sättet att vara produktiv i e-post inte att skicka ett meddelande alls, särskilt om innehållet är felaktigt eller dåligt övervägt. Efter att ha testat knappen Ångra skicka bland en opt-in-grupp med Gmail-användare i flera år har Google gjort denna älskade funktion tillgänglig för alla. Ångra skicka är en misslyckad säkerhet som ger dig upp till 30 sekunder för att avbryta skicka ett e-postmeddelande. Det är tillräckligt med tid att kippa, dra foten ur munnen och se till att meddelandet aldrig ser dagens ljus. Inte alla inser att Microsoft Outlook också har ett antal inställningar och alternativ för att återkalla ett meddelande, försena skicka ett meddelande och så vidare - kanske för att det inte är lätt att hitta eller förstå. Det finns ett alternativ som liknar Gmail Ångra skicka-knappen, men det är inte intuitivt att hitta eller använda. Så här fungerar det och hur man konfigurerar det.

Hur Ångra skicka fungerar

För att förstå hur ångra skick fungerar i Outlook hjälper det först att förstå hur det fungerar i Gmail. För att få knappen Ångra skicka i Gmail måste du aktivera funktionen och välja en tidsperiod du vill ge dig själv för att kunna stoppa ett meddelande från att skicka. Den maximala tiden är 30 sekunder, och det är alternativet jag rekommenderar.

När du aktiverar inställningen är det du verkligen gör att skapa en automatisk stall eller fördröjning för varje skickat meddelande, vilket i sin tur skapar ett fönster med möjligheter för dig att avbryta det. Så du ångrar inte riktigt någonting. Du stoppar bara en åtgärd innan den börjar. Naturligtvis är "ångra skicka" mer kortfattad och lättare att förstå än "försena skicka med en tidsbegränsad möjlighet att avbryta."

Microsoft erbjuder i sin typiska brist på punchiness samma sak i Outlook, förutom att det är en tvåstegsprocess och kräver mer arbetskraft för att installera.

Hur du ställer in Ångra skicka i Outlook

Som sagt är det en tvåstegsprocess att ställa in motsvarigheten till Gmail: s Ångra skicka-knappen i Outlook. Först måste du skapa en regel som försenar alla meddelanden från att skickas. Jag sammanfattar instruktionerna här:

1. Gå till Arkiv> Hantera regler och varningar> Ny regel.
2. Här, se under Start från en tom regel. Välj "Använd regel på meddelanden som jag skickar." Lägg inte till några andra regler (dvs. lämna kryssrutorna tomma).
3. Välj "skjut leverans med ett antal minuter" under listan över åtgärder. Du kan försena leveransen med upp till 120 minuter, men det är för länge. Jag rekommenderar 1 minut, så ange "1" (eller hur många minuter du vill) där det står "ett antal."
4. Följ anvisningarna för att spara och namnge regeln och se till att markera kryssrutan för "Slå på denna regel" innan du lämnar.

Nästa steg är det du tar när du av misstag slår på Skicka ett meddelande och vill stoppa det innan det faktiskt går.

Ditt meddelande finns i din utkorgen. Det är där det hänger under en minuts försening.

Det snabbaste sättet att se till att det inte går någonstans är att trycka på Work Offline-knappen (under fliken Skicka / ta emot). Nu kan du antingen dra meddelandet till utkastmappen för att redigera det lite mer, eller högerklicka på meddelandet och ta bort det.

Vem kan använda Ångra skicka?

Tyvärr är Outlets funktion Ångra skicka inte tillgänglig för alla. Outlook Mac-appen har det helt enkelt inte. Det är dock tillgängligt i Outlook för Windows 2016, 2013 och 2010.

Jag nämnde tidigare att Outlook har andra alternativ för att "återkalla" meddelanden. Varför inte bara använda det istället för metoden för fördröjning och radering? Det finns några mycket bra svar.

Först har inte alla Outlook-användare återkallningsfunktioner tillgängliga för dem. Med Microsoft Exchange-konton måste administratören göra alternativen tillgängliga. Många organisationer väljer att utelämna det, och till sitt försvar är det en ganska förvirrande funktion. För det andra kan du bara hämta meddelanden som skickats till andra personer i din organisation, så det fungerar inte överallt. För det tredje, om mottagarna redan har öppnat meddelandet, har du tur. För det fjärde kan mottagare aktivera sin egen funktion som väsentligen inaktiverar ett återkallande från att äga rum.

Förhoppningsvis är det tillräckligt förvirrande av återkallade meddelanden för att övertyga dig om att istället aktivera funktionen för fördröjning och använda den till din fördel. Det är det bättre alternativet och det kan spara dig mycket sorg!

För fler tips på e-post kan du också läsa 5 sätt att skicka e-post bättre, hur man dödar e-post med rätt projekthanteringsapp och sluta slåss med e-post med mer e-post.