Bli organiserad: hur du kopierar kontakter från en app till en annan

Var är dina kontakter? Är de i CRM-programvara (Customer Relationship Management), ett e-postkonto, din telefon eller en e-postmarknadsföringsapp, till exempel MailChimp? Dina kontakter är kanske spridda överallt. Hej, det händer. Ibland måste du städa upp dem, slå ihop dem eller helt enkelt kopiera din databas med människor och deras kontaktinformation från en plats till en annan.

I stort sett finns det tre sätt att kopiera kontakter från en plats till en annan.

1. Synkronisering. Först kan du synkronisera dina kontakter, vilket är det absolut lättaste alternativet när det är tillgängligt. Resultatet är att du har två databaser med kontakter som är exakt samma, för alltid och alltid tills du slutar synkronisera dem.

2. Använd en kontakt-app. Det finns några kontaktappar och -tjänster på marknaden, till exempel Kontakter + (tidigare full kontakt), som suger in kontaktdata från en mängd olika källor (Facebook, Gmail, LinkedIn), sammanställer det och sedan spottar ut det igen du än vill ha det. Med dessa appar ska du beakta både din och dina kontakter integritet. Du vill inte frivilligt mata all din kontaktinformation till en app som bara kommer att vända och sälja den.

3. Export / import följt av eventuellt synkronisera nya ändringar. Den andra metoden är att göra en bulköverföring av kontakter. Vi kan kalla detta export- / importmetoden. Här laddar du ner all din kontaktinformation från en källa massor och laddar upp den till en ny källa. Det är en engångsöverföring. Valfritt kan du lägga till ett steg så att härifrån och ut, all ny kontaktinformation som du skapar eller ändrar i de första databasuppdateringarna i den andra.

Låt oss titta på dessa alternativ för att se vad de innebär.

Synkronisera kontakter

Vad är några enkla exempel på var och hur du kan synkronisera kontakter? Om du använder iCloud kan du synkronisera kontakter mellan dina iPhone-, iPad- och Mac-enheter. Lätt, eller hur? Det kan se ut som att det helt enkelt handlar om att ha appen Apple Kontakter på alla dina enheter, men du måste faktiskt aktivera synkroniseringen via iCloud också för att den ska fungera. Om du inte aktiverar synkronisering kommer informationen i dina Kontakter-appar att vara annorlunda på varje enhet.

Det första exemplet använder en app. Här är ett exempel med två appar. Det finns ett synkroniseringsalternativ mellan MailChimp och Eventbrite som du kan aktivera för att ta med information om Eventbrite-deltagare i MailChimp så att du enkelt kan skapa e-postkampanjer för dem. Du ställer in det genom att välja de grupper du vill synkronisera, och från den punkten, tills du inaktiverar den, kommer alla valda data att vara desamma mellan de två apparna.

När du vill synkronisera kontakter är det bästa alternativet vanligtvis att leta efter en integration. Det finns massor av dem. Till exempel kan du integrera Outlook och Salesforce för att synkronisera kontaktinformation mellan dessa två appar och du kan synkronisera Gmail-kontakter med många CRM: er.

Använd en Kontakter-app

Det finns många kontakter-appar på marknaden som kommer att hämta in data från en mängd olika källor, samla in dem och slå samman dem och hjälpa dig att känna till det. Om du har kontaktinformation i flera e-postkonton, LinkedIn, Twitter och andra platser som du snabbt och enkelt vill slå ihop kommer en kontaktapp att göra exakt det. Dessa appar synkroniserar ofta den resulterande datan var du än vill. Så om du till exempel drar in information från iCloud, Google-kontakter, LinkedIn och Facebook, kan du synkronisera allt till exempel till Google-kontakter och iCloud.

Såsom nämnts, se till att ha integritet i åtanke när du undersöker kontakter-appar. PCMag har inte granskat många av dem och några som vi har fungerar inte längre. Kontakter + är den enda som jag har använt i någon grad som jag känner mig bekväm att rekommendera, men det finns säkert andra. Läs upp dem åtminstone lite innan du litar på dem.

Exportera / importera Plus valfritt synkronisera nya ändringar

Du har inte alltid möjlighet att helt synkronisera kontakter mellan två system. I dessa fall kan du ladda ner eller exportera dina kontakter från en app, ladda upp dem till den andra och sedan eventuellt synkronisera alla framtida ändringar från en till en annan.

Den exakta informationen om hur du exporterar dina kontakter från en app kommer att variera beroende på vilken app det är. För e-postprogram som Gmail och Outlook är det ganska enkelt att exportera dina kontakter. Den mest pressande frågan är vanligtvis vilken filformatstyp du vill använda, CSV eller vCard. Så låt oss diskutera skillnaderna innan vi plöjer framåt.

Vad är en CSV-fil?

CSV står för komma-separerade värden, och det är det vanligaste filformatet för adressbokdata. Det är samma kommaseparerade värden som du får när du exporterar ett kalkylblad till en ordbehandlingsfil. Varje rad med data från kalkylarket översätts till en rad med text, med cellinnehållet separerat med kommatecken. CSV-filer är läsbara, flexibla och mänskliga i den meningen att filstorleken aldrig kommer att bli enorm. Så varför inte använda det? Tja, export till CSV kan resultera i dataförlust, inklusive dina kontakter foto, smeknamn, webbplats och ibland fältet "anteckningar". CSV-användare är dåliga på att hantera specialtecken, så om du har kontaktinformation i ett annat skript eller känner till personer med accentmärken i deras namn kommer de att försvinna eller förvirras.

Vad är ett vCard?

vCard är ett elektroniskt visitkortformat. Det är ett mer omfattande exportformat för kontaktinformation, vilket innebär att den resulterande filen sannolikt kommer att vara större än en CSV. Ett exporterat vCard förlorar inte så mycket data och det stöder fler (men inte alla) specialtecken och främmande alfabet. Du kommer dock fortfarande att förlora smeknamn, webbplatser och AIM-data när du exporterar till vCard. vCard tenderar att vara associerat med OS X och iOS-applikationer, även om Outlook och vissa andra e-postprogram som också körs på Windows kan använda det också.

Tillbaka till export / import och valfri synkronisering. När du har kommit fram till vilket format du vill använda och verifierat det fungerar med alla appar och databaser du har i åtanke kan du ladda ner dina kontakter från en och ladda upp dem till en annan. Det är inte en dålig idé att kolla in några av de resulterande kontakterna för att se till att det fungerade korrekt.

Nu när du har kopierat kontakterna från en app till en annan, vill du att nya ändringar du gör i en av apparna automatiskt ska visas i den andra? I så fall behöver du ett tredjepartsverktyg för jobbet. Några exempel är IFTTT, Zapier och Microsoft Flow. De kallas ibland gemensamt automatiseringsverktyg.

Automationsverktyg kan ansluta appar som inte nödvändigtvis integreras på egen hand. Med andra ord, du har apparna A och B, och ingen av dem har byggt en one-touch-integration med den andra. Automationsverktyget steg in och byggde en integration mellan A och B för dig, och nu kan det hjälpa dig att konfigurera och hantera dataflödet mellan dessa två appar.

Med automatiseringsverktyg kan du ofta inte kopiera en massa befintlig information från en app till en annan på samma sätt som du kan när du exporterar / importerar på egen hand. Det finns några snygga lösningar som involverar Google Sheets, men de kan vara frustrerande att skapa och svåra att få rätt. Du kan dock använda ett automatiseringsverktyg för att ställa in en regel så att alla nya ändringar i en app kopieras över till den andra, vilket är den metod jag rekommenderar.

• Bli organiserad: E-postkontakter Bli organiserad: E-postkontakter
• Hur du får åtkomst till dina kontakter i Windows 10 Hur du får åtkomst till dina kontakter i Windows 10
• 5 nya Gmail-funktioner att kolla in nu 5 Nya Gmail-funktioner som du kan kolla in nu

Till exempel kan du ställa in en regel så att när automatiseringsverktyget upptäcker en uppdatering till dina iCloud-kontakter, tar den upp ändringen och kopierar den till till exempel Google-kontakter. Eller tvärtom. Du kan ställa in den bland alla två appar som stöds av ditt automatiseringsverktyg.

Det verkliga tricket är att se till att du förstår vad som händer och inte händer när du ställer in automatiseringen. Du måste se till att du vet i vilken riktning synkroniseringen sker och om det finns en fördröjning mellan när du gör ändringen och när den dyker upp i den andra appen.

Inget mer kopiering och klistra in

Att kopiera kontaktdata mellan två appar är helt möjligt och det litar inte på att du slår ctrl-c, ctrl-v om och om igen. Du har flera alternativ beroende på vad du vill göra och de är alla ganska enkla.