Video: How To Doodle (Complete Guide) (September 2024)
Jag träffade Doodle.com först för några år sedan när jag arbetade med ett dussin frivilliga på ett projekt. Deltagarna var utspridda över hela världen - Indien, Israel, Singapore, Kalifornien, Massachusetts - och vi måste på något sätt hitta en tid då de flesta av oss skulle kunna träffas online för att diskutera projektet. En av de frivilliga skickade ut en länk till Doodle.com, och sedan dess samlades datum och tider för att träffas som magi.
Doodle är en gratis webbplats och tjänst som gör schemaläggning så enkel som att skapa en enkät. Du bjuder in människor till omröstningen, och de kryssar helt enkelt för tider när de är tillgängliga att träffas baserat på ett antal val som undersökningsskaparen ger. Det är en dröm om effektivitet.
Men först en snabb översikt över hur Doodle.com fungerar:
Jill Duffy: Jag är ett stort fan av Doodle, och jag måste säga, jag känner att jag introducerar det för människor hela tiden. Är det ett problem, att få ut ordet?
Michael Naef: Å ena sidan har vi det mycket bra. Vi är nu på mer än 15 miljoner användare varje månad. Så det är en fantastisk framgång och väldigt spännande för oss. Men å andra sidan finns det fortfarande mycket potential där ute om man anser att nästan alla måste göra schemaläggning vid någon eller annan punkt.
Vår bästa kommunikationsmekanism är verktyget, tjänsten, i sig själv eftersom den har inbyggd viralitet i. Du får andra människor på plattformen genom att schemalägga för att du måste bjuda in människor till din enkät som du skickar ut.
JD: Det är säkert hur jag fick reda på det. Berätta om produktivitetsutvecklingen när det gäller att slösa bort mindre tidsplanering med ett verktyg som Doodle.
MN: Det är relaterat till en ny studie som vi gjorde. För ett par år sedan gjorde vi en studie där vi undersökte hur mycket tid människor behöver för att organisera sina möten varje vecka. Vi fann att människor skulle kunna spara upp till en halv dag varje vecka om de kunde ta ut all den tid som vi använde för att organisera möten.
Den här nya studien använde vi för att ta reda på vad schemaläggning på nätet hjälper dig att spara i termer av tid, jämfört med klassiska medel, som e-post eller telefonsamtal. Vi hittade att du kan spara upp till två tredjedelar av den tid du behöver schemalägga, bara genom att ta den mänskliga samordningen från slingan och göra hela processen mer effektiv och mindre nervtäckande.
JD: Vad är det genomsnittliga antalet personer på ett visst mötesschema?
MN: I vårt fall är genomsnittet någonstans runt fem till sex. Det är just där du börjar spara kanske halva tiden du skulle behöva schemalägga [jämfört med schemaläggning via e-post eller telefon], och du sparar mer och mer tid desto fler människor deltar. Vi ser faktiskt en hel del schemaläggningsundersökningar för tio personer, 20 personer, upp till hundratals människor.
JD: Jag tänker att om du bara har två eller tre personer behöver du inte ett verktyg för att schemalägga. Vid den tidpunkten kan det vara lättare att bara prata med människor och spara tid på det sättet.
MN: Det är ofta det. Det är väldigt sant. I fallet med två personer har vi ett verktyg för en-till-en-schemaläggning. Det heter MeetMe, och det fungerar lite annorlunda. Du publicerar dina fria och upptagna tider i en liten kalender som publiceras på din personliga URL på Doodle.com.
Så i mitt fall är det Doodle.com/myke. Du kan publicera det, och om folk vill träffa dig kan de bara gå vidare och lägga fram förslag i [din kalender] med stor sannolikhet att du kommer att få tid eftersom de kan se dina gratistider. Och sedan kan du acceptera, avvisa eller ignorera begäran.
Det är sant att för tre personer kan du fortfarande komma till ett resultat via e-post eller telefon, men jag tycker att den metoden inte är lika snabb som att använda ett verktyg som Doodle.
JD: Ansluter den kalendern till andra verktyg, till exempel Outlook eller Google Kalender?
MN: Ja, det gör det. Allt vi har på Doodle - vi har också ett verktyg för kundutnämning som heter BookMe som tar det ett steg längre för till exempel en massagestudio eller vad som helst - alla dessa produkter erbjuder kalenderintegration. Allt baseras på samma teknik på vårt slut. Det är en av fördelarna. Om du någonsin fyller i din kalender, oavsett om det är Outlook eller iCloud [support för iCloud som nyligen har lanserats], eller Google Kalender, när du är ansluten till dessa kalendrar kan du använda dem i alla tjänster som vi tillhandahåller. Detta kommer att göra hela processen mer sömlös och enklare för dig.
JD: Jag vill säkerhetskopiera till den större bilden för en stund och prata om produktivitet i allmänhet. En reporter frågade mig häromdagen om vi är besatta av produktivitet, och jag tror att det är särskilt sant för amerikaner. Sedan 1970-talet, sedan vi fick hand om datorer på arbetsplatsen, trodde vi att vi skulle bli så mycket effektivare att vi kanske får mer tid tillbaka och kanske till och med har en fyra dagars arbetsvecka. Och jag tycker att det inte alls är fallet. Vi har blivit besatta av produktiviteten i denna drivkraft för att arbeta hårdare, producera mer resultat, tjäna mer pengar för företaget - jag undrade dina tankar om det.
MN: Det är typ av ett brett ämne [skrattar]! Vi upplever det också i Europa. Jag tror att det definitivt är en tendens i USA, men i alla de mycket industrialiserade länderna och mentaliteterna där människor också driver produktiva och gör saker.
Också med rörelsen "kvantifierat själv" där du försöker mäta allt du gör och försöker optimera. Jag tror att det finns en viss fara där att slingor blir kortare och kortare, och det blir mycket ansträngande för individen. Människor bör vara medvetna om var deras styrkor är och var deras gränser är så att de vet när man ska sakta ner eller när man ska påskynda vid behov eller regelbundet.
Å andra sidan tycker jag att det är en mycket positiv trend att många av dessa mer tråkiga uppgifter - vare sig det är att schemalägga en händelse eller hitta en flygning eller leta upp anslutningar på tåget eller hitta saker på Internet - oavsett, alla dessa svåra uppgifter de blir så mycket lättare och hjälper dig att spara tid. Jag tror att utmaningen är att investera som sparat tid inte bara i ökad produktivitet utan också i ökad livskvalitet för dig personligen. Det finns en känslig balans mellan hur mycket arbete du vill göra, vilket arbete som ger dig och hur mycket privatliv du behöver. Och hur mycket gråzon du behöver mellan dessa två, och det är ett mycket personligt beslut i slutändan.
JD: Jag tycker att fler och fler föredrar att ha ett blandat liv, att de vill att deras personliga kalender och deras professionella kalender ska vara en. Jag använder verkligen Doodle mycket för sociala ändamål, förmodligen mer än för arbete. Som du sa den ökade produktiviteten där resulterar i en viss fördel med fritid och minskad stress.
Det finns dock andra exempel på produktivitetsappar som skapar en ond cirkel för att försöka göra dig mer produktiv så att du bara fortsätter att arbeta.
MN: Det finns alltid dessa två olika åsikter. Det finns privatlivet och arbetslivet, och det är det här samtalet om balans mellan arbetsliv och liv. Det här är en mycket personlig fråga: om du tycker att arbete och liv är väldigt separata saker och det måste vara balans mellan de två, eller om blandningen av dessa två områden i ditt liv måste vara i rätt rytm för dig som en person.
JD: Berätta mer om den studie du genomförde. Var det något överraskande du hittade?
MN: Vi blev inte förvånade över själva resultatet. Vi hade många anekdotiska bevis på att Doodle hjälper människor att få jobbet gjort och hjälper människor att spara tid, och det var också vår egen erfarenhet när vi använde verktyget. [Studieresultaten] var bara ett mer systematiskt bevis på att detta verkligen är fallet.
Det som verkligen förvånade oss var skillnaden. Om du tittar på tabellen som visar hur mycket tid som används, lägger personer som schemaläger utan verktyg 90 till 120 minuter på att schemalägga något med tio till 15 deltagare. Med Doodle i detta experiment behöver de bara en halvtimme, och det är en enorm tidsbesparing som jag inte hade förväntat mig.
JD: Kan du dela något organisationstips eller praxis som du personligen använder? Det behöver inte nödvändigtvis relatera till schemaläggning.
MN: För ett par år sedan läste jag Getting Things Done, boken. Det var en mycket tankeproduktiv bok för mig. Jag använde inte alla de tekniker han beskriver. Men en teknik jag följer är att få allt ur mitt huvud och till användbara system och pålitliga system.
Numera arbetar jag strikt med kalendrar och att göra-listor. Det mesta tar ut alla dessa små uppgifter ur mitt huvud och frigör mitt huvud för mer produktivt arbete. Att veta att jag har ett pålitligt system som kommer att påminna mig när något nödvändigt måste göras är det som har hjälpt mig att få mycket mer gjort, för att göra min arbetsdag mycket mer produktiv. Men det frigör också mitt sinne. Att ha ett fritt sinne för fritiden och för allt annat jag gör, snarare än att behöva tänka, "Jag får inte glömma det här eller det."
JD: Min partner är en operationschef och han har när som helst mellan 100 och 150 uppgifter på sin to-do-lista. Han sa till mig: "Jag håller de viktigaste i mitt huvud eftersom jag är orolig för dem, och resten håller jag i e-post." Jag försökte förklara för honom att detta är en stress på honom. När uppgifterna inte är på en tydlig plats där du kan se dem skapar de en stress. Men när du väl flyttar till ett pålitligt system som du kan lita på vet du att allt kommer att finnas när du behöver det.
Men han vill flytta till ett nytt och mer organiserat system. Jag uppskattade att han skulle ha ungefär en två veckors period av smärtsam övergång. Har du upplevt något liknande? När du flyttade till GTD hade du någon smärta i övergången?
MN: Jag upplevde inte så mycket av en övergångsperiod, men jag upplevde ett mentalt hinder. Innan jag introducerade systemet i min arbetspraxis, så litade jag inte riktigt på att det skulle fungera i slutändan, eller att jag kunde hålla det uppdaterat, eller att det verkligen skulle vara ett pålitligt system som hjälper mig att komma igenom dagarna och genom veckorna. Det tog mig ganska lång tid, ett par veckor tills jag bestämde mig: "Tja, låt oss bara prova det." Och sedan tillbringade jag en dag på att installera systemet. Nu har jag inte ens några e-postmappar. Jag har vanligtvis bara en tom inkorg, och jag lägger allt viktigt i min att göra-lista. Det började ganska bra.
Jag förenklade till och med systemet under ett par månader. Idag är det verkligen ett mycket enkelt system för mig. Det bästa beviset för det är att de flesta dagar jag inte känner till doser och möten och andra kalenderhändelser jag har kommit upp nästa dag eller dagen efter det eftersom systemet är tillräckligt välorganiserat för att allt ska fungera okej och jag kommer att påminnas. Jag brukar bara titta på min kalender på morgonen för att se vad som händer idag.
JD: Vilka andra appar och tjänster använder du?
MN: Kom ihåg att mjölken är mycket central för mig att hålla mina doser på rätt spår. Jag använder det webbaserade systemet samt Android-appen för att skriva ner allt som kommer att tänka på under ett möte eller när jag umgås. I stället för att försöka komma ihåg skriver jag bara det.
Den andra är Google Kalender. Allt som verkligen är datum och tid är där inne. Det finns många kalendrar där, både för mitt privatliv och arbetsrelaterade.
