Bli organiserad: hantera digitala familjedokument

Människor är desperata att bli av med papperet i sina liv. Digitala arkiv har så många fördelar. Du kan söka efter dem effektivt. Du kan säkerhetskopiera elektroniska dokument till flera platser så att du kan komma åt dem när som helst och var som helst. Och att dela digitala dokument med familjemedlemmar, advokater och alla andra som behöver dem är så mycket lättare än att kopiera eller faxa papper.

Men innan du börjar skanna gärningen till ditt hus och skjuta alla dina månatliga räkningar och uttalanden till e-post, är det viktigt att tänka igenom vad det är du hoppas att uppnå genom att flytta till ett helt digitalt format, som de olika tjänsterna som kan hjälpa dig genom att göra det automatiseras mycket av processen. Du vill också veta exakt vad dessa olika lösningar gör eftersom de alla ger dig väldigt olika resultat. Huruvida du i slutändan kommer att vara nöjd med dessa resultat beror till stor del på dina ursprungliga mål.

Filsynkroniseringstjänster (DIY-lösningen)

Du kan ganska enkelt lagra och hantera familjedokument online med Dropbox, Box, SugarSync eller någon annan molnlagringslösning, men det finns fördelar och nackdelar med den här metoden.

Pros. Att använda en filsynkroniseringstjänst är troligtvis billig (du kan enkelt få 5 GB gratis), och extremt enkelt för vissa typer av dokument ( t.ex. enstaka dokument, snarare än återkommande räkningar eller uttalanden), särskilt om du redan har en filsynkronisering konto inställt. Filsynkroniseringstjänster erbjuder samarbetsfunktioner, så att du kan göra filerna tillgängliga för andra i din familj eller din advokat och så vidare.

Nackdelar. Om du vill spara månatliga räkningar och kontoutdrag på det här kontot kommer det inte att ske automatiskt. Du måste logga in varje månad på alla dina konton och spara PDF-filer lokalt i filsynkroniseringsmappen. Du får inte heller några påminnelser om att vidta detta, mycket mindre för att betala dina räkningar. Slutligen måste du kontrollera säkerheten för din valda tjänst för att se till att dina dokument är säkra.

Egentligen finns det en lösning för dessa nackdelar, och det är FileThis (för närvarande i beta). FileThis ansluter till dina onlinekonton och dumpar alla viktiga dokument till ett arkiv som du ansluter till det. Alternativen inkluderar Box, Dropbox, Google Drive, Evernote och till och med din egen dator.

Specialtjänster: finansierad

Det finns ett antal specialtjänster som hjälper dig att hantera hushållsdokument papperslöst, men de brukar tjäna något olika syften, så det är verkligen viktigt att tänka igenom vad du verkligen behöver göra.

Manilla (gratis) är till exempel ett onlinekonto som du kan ställa in för att automatiskt föra register över alla dina månatliga konton, samt påminna dig om att betala dina räkningar. Den har också en snygg funktion som låter dig spåra belöningsprogram, som ofta flyer miles, och det kan störa dig att vidta åtgärder på ett konto innan dina poäng löper ut. Manilla är bra för människor som behöver hjälp med att betala räkningar i tid, eller för alla som vill centralisera alla dessa uttalanden från tjänsteleverantörer, men det gör inte mycket mer än så.

Doxo liknar Manilla, samlar in dina uttalanden och räkningar, men det låter dig också ladda upp andra viktiga hushållsdokument, vilket gör det till ett mer generellt digitalt arkivskåp. Jag gillar att Doxo kombinerar automatiseringen som finns i Manilla med DIY-metoden för att skanna och ladda upp alla andra dokument. Tyvärr har Doxo väldigt färre partners än Manilla, så det kan inte ansluta till ett par större leverantörer, som Chase Bank, Netflix, CapitalOne och några andra stora namn. Doxo har en intressant funktion som Manilla inte gör: möjligheten att exportera dina insamlade dokument till en annan plats, till exempel ett Dropbox-konto, så att du kan säkerhetskopiera dem.

Neat, som gör både NeatDesk och NeatCloud online-lagringscenter (från $ 5, 99 per månad), fokuserar på att hjälpa dig att skanna och ladda upp pappersdokument som du har i ditt hus. Det är snabbt och mycket bra på att identifiera skatt och finansiellt pappersarbete i synnerhet, och du kan klassificera och organisera allt annat på ett molnbaserat konto. Neat erbjuder dock ingen automatisering för att dra in återkommande dokument som Manilla och Doxo gör.

Specialtjänster: Livsfokuserad

TheDocSafe ($ 5, 95 per månad) går i en något annan riktning. Det leder dig genom en lång lista med familj och personlig information som du kanske vill centralisera, inklusive mycket saker du kanske inte har på papper i första hand, till exempel kontaktkontaktinformation. Vid den första kontokonfigurationen tar du dig igenom det som i huvudsak är ett frågeformulär för att se till att det täcker alla dokument du kan ha: Äger du ett hem? Är du gift? Har du barn? Har du en sista testament och testament? För var och en av dessa frågor kan du mata in svar och ladda upp relevanta titlar, handlingar, certifikat och juridiska handlingar.

Javont Vault liknar på vissa sätt, men är utformad mer för att låta dig skicka alla dessa uppgifter till en mottagare när du dör. Fortfarande fungerar det underbart för att säkert centralisera mycket viktigt familj eller personligt papper medan du lever också. Du kan ta en lista över dina ägodelar, lista alla dina inloggnings-ID och lösenord för onlinekonton och lämna detaljerade anteckningar till nära och kära om vad du förväntar dig att de ska göra med all denna information efter att du dör. Javont Vault är låst av ett personnummer, så det är endast begränsat till USA: s användning.

Den viktigaste delen? Förtänksamhet

Det viktigaste steget att ta innan du digitaliserar och digitaliserar dina hushållsdokument är att tänka igenom vad det är du vill göra eller vilket problem du måste lösa. Om du börjar gå papperslös utan ett tydligt mål eller resultat i åtanke, kan dina ansträngningar slösas bort, eftersom många av de tillgängliga lösningarna erbjuder mycket olika tjänster.