Bli organiserad: migrera från en dator till en annan

En ny dator kommer vanligtvis med löften om snabbare bearbetning, mer minne, förbättrad grafik, men den ger också en unik möjlighet att börja om när det gäller din egen känsla av organisation (eller disorganisering, i förekommande fall). Att överföra datorns innehåll från en maskin till en annan är ganska enkelt, särskilt när de nya och gamla systemen finns på samma plattform (Windows till Windows, Mac till Mac, etc.), och att flytta mellan system kan också vara enkelt. Du hittar nästan alltid instruktioner eller guider för att leda dig genom processen.

Men innan du börjar överföra allt, tänk på om du verkligen behöver allt. Att ställa in en helt ny maskin markerar ett idealiskt ögonblick att dike gamla filer genom att arkivera dem och därmed rensa dina filer och mappstrukturer.

1. Arkivera vad du inte behöver

Gamla datorer har vanligtvis gamla filer på dem som du inte nödvändigtvis vill ta bort för evigt, men du behöver förmodligen inte komma åt någon tid snart. Överväg att arkivera dem istället för att sätta dem på din nya maskin. Ser du att du har den rena skifferen från en ny dator, varför inte hålla den ren? Jag rekommenderar att arkivera filer som är äldre än tre år, och i många fall, allt äldre än sex månader, men det beror mycket på vilken typ av filer du har och hur du använder dem.

Oavsett om du väljer att komprimera (Zip, Stuffit, etc.) dina filer först är upp till dig. Komprimering av dem sparar utrymme, men lägger också till några extra steg under arkiveringsprocessen, under punktkontrollprocessen (när du öppnar några filer för att testa att de har kopierat korrekt), och i framtiden när du behöver komma åt din data.

Här är några alternativ för var du kan lagra dina data om du ska arkivera den.

Skivor. Bara förra veckan, i början av det nya året, arkiverade jag ett paket arbetsfiler (allt från 2011 och 2012) och brände dem till en skiva. Skivan ligger inom räckhåll, och jag har redan tvingat spela in den i min maskin två gånger för att få tag i några diverse filer, men det är därför jag har den. Jag litar på skivor och gillar att de är relativt billiga. Jag gillar att jag kan märka dem med en permanent markör och hålla dem i ett fall, där jag vet att de inte kommer att repas. Jag gillar också att så snart jag bränner filer till en skiva, kan jag kontrollera att de har kopierat ordentligt genom att släppa skivan till en annan dator och platspröva genom att öppna några filer slumpmässigt.

Nackdelen med att använda skivor är att inte alla enheter har skivläsare längre, till exempel ultrabooks. Det är också fysiska medier som du behöver lagra någonstans och skydda. Och om du behöver ladda ner filer som är ganska stora, som videor, är skivor inte ett bra alternativ.

USB-lagringsenheter. I stället för att använda skivor kan du arkivera gamla filer till USB-anslutna lagringsenheter, som kan vara små USB-nycklar eller en stor gammal extern hårddisk. USB-lagringsenheter har många av samma fördelar som skivor: att testa att filerna som kopierats korrekt är enkla och snabba; de är ganska pålitliga; och du kan hålla dem inom räckhåll. Dessutom, så länge de är i din besittning, kan ingen annan få information från dem.

Online lagring. Om att hålla fysiska medier inte är din sak, fungerar en online lagringstjänst helt bra för att arkivera dina data. Se "Hur man väljer en online säkerhetskopieringstjänst" och "Bästa molnlagring", men observera att filsynkroniseringstjänster (ingår bland de bästa rekommenderade molnlagringstjänsterna) inte är exakt samma som raka online-säkerhetskopierings- och lagringslösningar. Om du "synkroniserar" filer från din gamla dator till ett filsynkroniseringsprogram och sedan tar bort dem från maskinen raderas de också från onlinetjänsten. Å andra sidan, om du laddar upp filer till ett filsynkroniseringsprogram via webbappen kommer tjänsten att lagra en kopia av dem. (Det är förvirrande, ja.)

2. Säkerhetskopiera innan du migrerar!

När de äldre filerna har arkiverats kan du börja migrera resten av dina filer, program och inställningar till en ny maskin, eller hur?

Fel.

Innan du gör något annat, säkerhetskopiering, säkerhetskopiering, säkerhetskopiering. Och när du är på det, säkerhetskopiera!

Helt förbjudet att allt går fel under migrationen, du kommer att vara tacksam för att du säkerhetskopierade all din data. För instruktioner, se "Nybörjarguiden för säkerhetskopiering av PC" samt "Säkerhetskopiering: den ultimata säkerheten."

3. Migrera

Inbyggd metod. Som nämnts innehåller nya datorer vanligtvis någon form av instruktioner eller en guide som leder dig genom migreringsprocessen. I Windows kallas det Easy Transfer. I Mac hittar du migreringsassistenten. Detta är den metod jag personligen skulle använda när det var möjligt.

Beroende på vilken typ av system du börjar och flyttar till kan du behöva installera program igen, vilket vanligtvis är den värsta delen av migreringen. Med fler och fler tjänster i molnet blir även denna process enklare eftersom programmets inställningar eller inköpshistorik kan lagras på en separat plats och du kan bara ladda ner data till den nya maskinen.

En snygg liten webbplats som heter Ninite hjälper dig att installera dussintals nedladdningsbara program från webben - som webbläsare, iTunes, Skype, Flash, Shockwave - i ett skott.

Nätverkslösning. Ett annat sätt att överföra filer från en dator till en annan är att använda ditt hemnätverk och aktivera alternativet "delning" i båda datorns inställningar. Då kan du helt enkelt kopiera filer från en plats till en annan. Du kan dela filer mellan PC och Mac ganska enkelt med den här lösningen, även om det kan ta lite tid beroende på hur mycket data du har.

Kabel. Ett annat alternativ är att spendera cirka $ 20 för att köpa en "enkel överföring" USB-kabel. Med det kan du fysiskt ansluta två maskiner och byta data från en till den andra ganska snabbt och enkelt.

Migrationsprogramvara. Som du kan förvänta dig kan du köpa specialmjukvara för att hantera din migration i ett fall, eller bara mycket specifika delar av en migration. Laplink PCmover och Install WinWin är två kompletta lösningar för Windows.

Håll det rent

När allt är sagt och gjort, håll din nya maskin organiserad och snygg genom att använda intelligenta mappstrukturer och filnamnkonventioner och genom att regelbundet arkivera de gamla filerna som du troligtvis inte behöver komma åt längre. Det hjälper den "nya datorn" -känslan att vara lite längre.