Bli organiserad: mer kraftfull e-post vidarebefordran

Innehåll

• Bli organiserad: mer kraftfull e-post vidarebefordran
• Hur du aktiverar vidarebefordran av e-post: Gmail
• Hur du aktiverar vidarebefordran av e-post: Outlook

Om du känner dig överflödad av e-post och inte redan har ett gäng komplicerade automatiseringar som hjälper dig att sortera igenom alla dessa inkommande meddelanden kan du vända dig till e-post vidarebefordran för lite hjälp.

Vissa tror att vidarebefordran av e-post (ibland kallad "omdirigering") är vad du gör när du vill släppa ett e-postkonto och byta till att använda ett annat. Men du kan faktiskt använda e-post vidarebefordran för mycket mer än så. Låt oss säga att du har en affärs-e-postadress som är mycket offentlig, och du börjar få många oönskade meddelanden från samhället i stort - men du får fortfarande e-postmeddelanden till samma konto från din mamma, dina barn och en gammal affärsbekant som sedan har blivit en vän. Istället för att be dessa människor att uppdatera sina adressböcker och skicka e-post till dig på ditt personliga konto, kan du automatiskt omdirigera meddelanden från dem, och bara dem, till vilket konto du väljer.

Eller här är den verkliga situationen i mina: PR-företag gör ibland en sökning efter mitt namn och ibland hittar jag en personlig e-postadress där de mailar mig om affärer. Det händer inte för ofta, så vanligtvis skickar jag bara ett konserverat svar och CC min arbetsadress på svaret. Men vad jag kunde göra är att ställa in e-post vidarebefordran för alla inkommande e-postmeddelanden som innehåller orden "PCMag" eller "din artikel", eller någon annan fras som dessa utomstående alltid använder men mina vänner sannolikt inte.

Att ställa in vidarebefordran av e-post baserat på nyckelord kan dock vara svårt. Det är mycket mer pålitligt att ställa in det för specifika personer eller e-postmeddelanden från en specifik domän, t.ex. "omdirigera alla e-postmeddelanden från vilken adress som slutar på" @ PR-firm.com."

Om du ställer in vidarebefordran av e-post hittar du många fantastiska alternativ som du kan utforska för att tillgodose dina egna behov. Säg att du åker på semester och att du bara vill se e-postmeddelanden som svarar på befintliga konversationer. Du kan ställa in vidarebefordran av e-post så att ett e-postmeddelande som svar på en befintlig tråd kommer in i din arbetsinkorg, kommer det automatiskt att vidarebefordras till din personliga e-postadress. På så sätt kan du se de e-postmeddelanden du vill utan att ens öppna ditt företags e-postmeddelande. (Ett annat sätt att uppnå nästan exakt samma sak är att använda en tjänst som heter AwayFind; läs min recension av AwayFind för att lära dig mer om vad den gör och hur mycket den kostar).

Du kan slå på och av vidarebefordran av e-post när du är på fritiden, så det är verkligen ett bra sätt att hålla dig uppe på e-post när du är på semester eller reser när tiden är trång och du behöver ett snabbt sätt att kontrollera eller minska hur mycket e-post som passerar din väg varje dag.

På följande sidor i den här artikeln finns instruktioner för hur du konfigurerar vidarebefordran av e-post i Gmail och Outlook. Och nedan hittar du länkar till relaterade artiklar som ytterligare utforskar filosofier och verktyg för e-posthantering.

Ytterligare resurser och relaterade artiklar

För mer om e-posthantering se:

• "Hur man skär ned på oönskad e-post"
• "Hur man hanterar nyhetsbrev och dagliga e-postmeddelanden"
• "Hur man ställer in e-postmallar och konserverade svar"
• "Tips för Outlook"
• "Använda VIP-inkorgen på iPhone"
• "Recension: AwayFind"
• "Granskning: SaneBox"

Nästa: Hur du aktiverar vidarebefordran av e-post: Gmail