Bli organiserad: mer produktiva möten

Jeff Weiner, VD för LinkedIn, publicerade nyligen en artikel med sin enda regel för att eliminera värdelösa möten: inga presentationer. Jag kommer dit han ska, men det är ett absolutistiskt uttalande och jag kan inte säga att jag håller med det i 100 procent av alla omständigheter.

Jag tror att sättet att hålla bättre möten är att först förstå vilken typ av möte du tänker hålla, och sedan organisera dig själv och förbereda dig för detta. Att ta några enkla steg i planeringsfasen för ett möte går långt mot att göra det mer produktivt för alla.

4 slag av möten

I mitt sinne finns det fyra typer av möten. Om du aldrig har tänkt på vilken typ av möte du tänker hålla, kan det vara hälften av ditt problem.

Informationsmöte. Ett informationsmöte är exakt det, ett möte som används för att sprida information. Halvåriga rådhusmöten är vanligtvis informativa. En PR-briefing är också vanligtvis informativ. Vanligtvis är det bara en part som har information att dela. De deltagande är där för att ta upp det.

Diskussions- / samarbetsmöte. Brainstorming-möten är exempel på diskussions- eller samarbetsmöten. I den här typen av möten kan en eller flera av de berörda parterna arbeta på dagordningen. Information är tänkt att komma från flera personer. Samarbetsmöten är ofta också problemlösande möten.

Incheckningsmöte. Incheckningen är ett regelbundet schemalagt möte, vanligtvis kring ett visst projekt, som kan pågå eller ha ett förväntat slutdatum. Dagliga skrums är ett exempel på incheckningar. Incheckningar är bra för att se till att alla inblandade parter hålls uppdaterade om problem, lösningar, förändringar, framsteg etc. En fördel med regelbundna incheckningsmöten är att de ofta kan vara mycket korta.

Arbetsmöte. Arbetsmöten är en personlig favorit. I ett arbetsmöte gör du arbete som måste slutföras. Så enkelt är det. Arbetsmöten nappar förhalning i knoppen. De är ofta samarbetsvilliga. Ett exempel på vad som kan uppnås i ett arbetsmöte skulle vara programmerare och intressenter som samlas för att genomföra ändringar i kod (säg till en webbplats eller annan interaktiv produkt) som de båda parterna bara kan verifiera exakt i närvaro av varandra.

Hur man gör möten mer produktiva

1. Schema snabbt. Förutom när det gäller att hantera ett pågående eller långsiktigt projekt hatar jag möten som är planerade mer än två eller tre veckor ute. Ofta innan jag planerar ett möte finns det samtal mellan alla parter, via e-post, telefon eller personligen, och jag föredrar mycket att ha dessa samtal fräscha i mitt sinne innan mötet. Schemalägg för långt ute, och relevant information kommer för länge bort från mitt huvud.

När du försöker hitta en tid som är lämplig för ett antal personer som inte gör sina kalendrar tillgängliga kan du använda en gratis webbplats som heter Doodle, som låter dig skapa en enkät där människor kan ange de tider de är gratis.

2. Använd en tydlig ämnesrad. I en mötesinbjudan är en tydlig ämnesrad en nyckel till allas produktivitet. Ämnesraden ska med några ord ange mötets allmänna syfte. Det hjälper människor att veta innan de dyker upp eller ringer till mötet vad de kan förvänta sig.

En tydligt skriven ämnesrad kan också tipsa vissa parter om vad de behöver förbereda sig inför mötet.

3. Ha en agenda eller mål. Varje möte behöver en agenda eller en lista med mål. Beroende på mötets komplexitet kanske du inte behöver det för att vara uttryckligt, i vilket fall det implicit ska anges i ämnesraden. Ett exempel är "Ämne: Ställ in lineupen för oktoberutgåvan av tidningen" - målet är att slutföra den uppgiften i ett arbetsmöte.

Syftet med ett incheckningsmöte är att checka in, granska framstegen och väcka oro, så att du troligtvis inte behöver en uttrycklig agenda för de slags möten.

Diskussionsmöten gynnas verkligen av att ha en agenda. Alla bör få dagordningen före mötet. Jag rekommenderar att du inkluderar det i anteckningsfältet i mötesförfrågan.

När mötesledaren tar sig tid att skriva en agenda eller en grundläggande lista över mål, hjälper det också att i sitt eget sinne stärka syftet med mötet och hur hon kommer att styra det.

4. Definiera mötesledaren. Varje möte behöver en ledare eller medledare. I de flesta fall är mötesledaren implicit känd: det är den som har kallat mötet eller har något att dela, när det gäller ett informationsmöte. I telefon- och videochattmöte (t.ex. Webex) är det ofta personen som initierar samtalet.

Det absolut värsta mötet jag någonsin deltog hade ingen ledare, och ungefär halvvägs genom mötet insåg jag att flera involverade parter trodde att jag skulle driva mötet. Det var på en gång förargande och förödande, för att inte tala om helt uproduktiv. I en annan vårdslös scen kallade jag en gång ett möte, schemalagde det och tänkte fullt ut att driva det, bara för att en annan kollega skulle ta det helt över - också irriterande.

5. Förlora tekniken, men gör demot. Ja, den här artikeln är tänkt att täcka ämnen relaterade till teknik, och ja, jag ber dig att förlora åtminstone en del av din teknik för att hålla mer produktiva möten. Innan du slösar bort din egen tid på att skapa ett PowerPoint-däck, fråga dig själv: "Behöver du verkligen en presentation alls?" Om svaret är ja, kom ihåg att bilder bör användas för att hålla människor engagerade och förstärka dina poäng - inte göra dem åt dig. Ingen är imponerad av stjärntorkar, och ingen vill titta på en video när de har kommit att höra dig prata eller diskutera dig.

Om du har en produkt eller tjänst att visa upp, visa hur det fungerar! Visa inte bilder eller videor av det. Ge dem den riktiga McCoy.

Om du vill ge viss information till alla deltagare i ett möte, inklusive foton och videor, skicka den till dem innan mötet så att de kan bli bekanta med materialet, vilket ändå kommer att vara mer produktivt för alla. Då kan du spendera din tid på att komma till hjärtat av saken och förmodligen på mycket mindre tid också.