Bli organiserad: sanebox's dmitri leonov om e-posthantering

Innehåll

• Bli organiserad: SaneBoxs Dmitri Leonov via e-posthantering
• Intervju: Dmitri Leonov, Fortsättning

Överbelastning via e-post, den känslan av att bli begravd levande av inkorgen tillströmningen, plågar människor både på kontoret och hemma. En av de mest användbara och bäst implementerade tjänsterna för att stoppa överbelastning via e-post en gång för alla är SaneBox.

Jag satte mig nyligen ned med SaneBox tillväxtchef, Dmitri Leonov, som förklarar i videon nedan hur SaneBox fungerar på den mest grundläggande nivån. Medan jag intervjuade honom om företaget och den tjänst som det tillhandahåller, grävde Leonov in i de verkliga problemen med e-post, både från användning och från psykologiska synvinklar.

Innan han kom till SaneBox hade Leonov försökt bygga sin egen e-posthanteringslösning med en vän, när någon skickade honom en länk till SaneBox, som han sade gjorde allt som hans verktyg var avsett att göra, bara bättre. Så han räckte ut till SaneBox-teamet och gick med kort därefter.

Leonovs roll i företaget har varit att hantera nästan allt som inte är teknisk eller teknisk till sin natur, från affärsutveckling till marknadsföring. Som ett resultat talar han inte som en programmerare när han pratar om e-post, och hans kommentarer är baserade i verkliga exempel, som du hör i den korta videon nedan. Du kan från min konversation med honom nedan.

Jill Duffy: SaneBox är en tjänst som lägger till ett lager av intelligens till ditt befintliga e-postkonto. Du behöver inte använda ett nytt gränssnitt för att använda SaneBox. Den skapar sedan en ny mapp som heter @SaneLater och reserverar inkorgen för e-post eller viktig e-post. Jag vet att det gör mycket mer än så, men det är kärnan i det, eller hur?

Dmitri Leonov: Ja, och jag ska lägga till lite mer. Det är lite mer komplicerat än så. När du registrerar dig och när du skapar ditt konto analyserar vi i princip hela din e-posthistorik. Vi tittar på alla dina mail, och det är viktigt att veta att vi aldrig tittar på innehållet. Detta är av säkerhetsskäl. Vår algoritm bygger på data i rubriken och dina relationer.

JD: Så det är "till", "från" ämnesrad, tidsstämpel…

DL: Det finns ungefär en sides värde där inne. Vad vi verkligen tittar på är din relation med dessa e-postmeddelanden tidigare, till exempel vilka e-postmeddelanden du öppnar, vilka du svarar på och hur snabbt. Det finns en riktigt lång lista över faktorer som vi fortsätter att lägga till. Baserat på det beslutar vi vad som är viktigt. Som standard - och som du sa har vi många funktioner - men som standard finns en mapp aktiverad, mappen @SaneLater. Vi flyttar det vi tycker är obetydligt för den mappen och skickar dig en daglig smälta av dessa e-postmeddelanden.

JD: Jag ville beröra hur det fungerar, inte nödvändigtvis ur tekniksynpunkt, utan ur mänsklig synvinkel. Vad är det med den inställningen som hjälper oss som människor att behandla e-post bättre och mer förnuftigt?

DL: Vi tänker mycket på den här frågan. Anledningen till att vi byggde produkten på samma sätt som vi gjorde, och faktiskt en av de främsta anledningarna till att jag lockades till företaget och produkten, är bristen på behov av att göra någonting, som att gå till ett nytt webbgränssnitt.

Vårt viktigaste antagande och viktiga mål för alla produkter vi bygger är att minimera användarens behov av att göra någonting. Du kan bara registrera dig och när som helst ange ditt kreditkort så gör vi resten. Du kan dock träna produkten, så om ett e-postmeddelande går in i fel mapp kan du bara dra den till rätt och träna produkten.

Problemet som alla har är att e-postvolymen växer varje år - varje dag. Och om alla dessa e-postmeddelanden var affärsmöjligheter på miljoner dollar, skulle det vara bra. Även i det fallet skulle jag säga att du fortfarande måste prioritera. Du måste prioritera tio miljoner dollar möjligheter över en miljon dollar [skrattar].

Vetenskapen bakom det säger att varje e-post tar en och en halv minut att bearbeta. Om du gör matematiken - till exempel Stephen Cohen får 1 000 e-postmeddelanden om dagen, det tar honom 25 timmar om dagen att hantera dessa e-postmeddelanden. Vid någon tidpunkt, matematiken bara inte lägga till.

Problemet är brus kontra signal. Problemet är att isolera signalen från bruset. Med en genomsnittlig inkorg, där grönt är signal och rött är brus, har vi grönt, rött, rött, rött, grönt, grönt, rött, rött, rött, rött… Det är väldigt svårt för vår hjärna att ta upp signalen.

Problemet är att varje e-postgränssnitt i princip lurer vår hjärna till att tro att alla e-postmeddelanden är lika viktiga. De tilldelas samma mängd fastigheter på skärmen. En av våra grundläggande principer är "inte alla e-postmeddelanden skapas lika." Vissa måste hanteras direkt, andra kan vänta och andra bör behandlas i bulk. Det jag slutar göra är att välja alla, snabbt skanna ämnesraden och slå bort radera.

Min pre-SaneBox-inkorg, eller min "galen inkorg", skulle ha lämnat mig letat efter den signalen i bruset, där jag nu kan söka efter signal och slå bort [när jag inte ser det].

JD: Jag har funderat på tjänster som Facebook, där folk frivilligt ger upp så mycket information om sig själva och undrar om avvägningen. Med andra ord, får du en tillräckligt värdefull tjänst från Facebook för att människor är villiga att ge upp sina data? Eller med SaneBox som tittar på dina e-postmetadata: Får du en tillräckligt värdefull tjänst för att låta ett annat företag se all den informationen?

DL: IT-chefer är mycket stränga om detta. Vi pratar med några av våra kunder på företagsnivå och vi måste säga "nej" till dem när de ber oss installera vår programvara i lokaler [i motsats till i molnet]. Vi kan göra det, men det skalas inte och det är inte värt det. För oss kommer säkerhetsfrågan att bli en pågående diskussion.

En sak att notera är att om du använder Gmail och skriver ett e-postmeddelande om att köpa ett hus, titta bara på annonserna du får. Det gör väldigt mycket en innehållsanalys.