Bli organiserad: tips och verktyg för att hantera ett projekt

Småföretagare, arbetande yrkesverksamma och till och med vissa studenter spelar ofta rollen som en projektledare, även när de är helt otränade att göra det. Projektledning är en stor och seriös verksamhet med avancerade examina och certifieringar dedikerade till ämnet. Om du inte är en certifierad premiärminister är det enkelt för ett projekt - och dess anslutna team - under din övervakning att spiral ut ur kontroll, sväng av spåret och förvandlas till ett fullständigt oorganiserat rörelse. Hur håller du ditt projekt på kurs om du inte vet något om projektledning?

Den här saken hände mig för några år sedan i en liten organisation. Jag blev ombedd att hantera flera webbdesign och omstarter (jag anställdes som redaktör). I teammedlemmarna ingick några interna anställda, såväl som en hel del externa entreprenörer och några obetalda frivilliga. Och jag visste ingenting om projektledning.

Jag är en mycket organiserad person, och det är förmodligen därför jag fick ansvaret för att hantera projekten i första hand. Men personlig organisation är inte samma sak som projektledning, och mitt första projekt började fruktansvärt. Jag kände mig hemsk över det, och min brist på förtroende förvärrade bara saken. Visst, jag visste hur man skulle samla in information, utarbeta ett schema och sprida den till alla inblandade parter, men jag hade ingen aning om vad jag annars skulle göra.

Så småningom rättade jag projektet och fick det på kurs, men det var inte enkelt. Det är så många saker jag önskar att jag hade vetat då om hur jag ska organisera och hantera ett projekt.

För alla ni intetanande själar som måste hantera projekt omedvetet har jag samlat lite visdom från professionella projektledare och delat några tips jag också lärde mig. Alla dessa tips är skrivna på vanligt språk, utan PM-jargong, och pekar på bästa praxis som är allmän, taktisk och praktisk.

Se till att mötesfrekvensen fungerar för alla parter. Beroende på projektets storlek och hur bra det går, kommer frekvensen för mötet (eller ring, för geografiskt åtskilda team) att variera. Veckomöten eller samtal är ofta normen, särskilt vid start, men frekvensen beror på projektets storlek och tidslinje, och det måste vara behagligt och värdefullt för alla sidor. - Tom Thrash, projektledare på Aptara

Gör möten viktiga. Ha en agenda, hålla dig till dagordningen och avsluta tidigt. Att slösa tid med ett projektlag är ett av de snabbaste sätten att förlora ett lags förtroende. Om det är ett statusmöte, se till att det förblir ett statusmöte och inte blir en gripe session eller brainstorm. Och att ge tillbaka några minuter som redan tilldelats är ett snabbt sätt att kommunicera att du respekterar laget och deras tid. - Bill Sanders, verkställande direktör på Roebling Strauss, Inc. (ett digitalt projekt- och managementkonsult)

Välj rätt mötesverktyg. När veckotelefonmöten med en entreprenör utanför webbplatsen visade sig vara olämpliga, lägger jag till ett Google Drive-kalkylblad till mixen. Den visade en lista över buggar jag hade identifierat i ett projekt, och en bedömning för hur viktigt jag trodde att de skulle fixa. Uppdragstagaren och jag redigerade det dokumentet tillsammans medan vi pratade i telefon. Ibland fixade han till och med små problem just då och där. Att vara värd för "arbetsmöten", där arbetet görs under själva mötet, har sedan dess blivit ett ovärderligt komplement till min lista med förslag på sätt att få ett projekt att gå vidare. Att använda samarbetsverktyg i realtid, videokonferenssystem och gammaldags ansikte mot ansikte, möten mellan laptop och bärbar dator är alla alternativ. -Jill Duffy

Om "allt är bra", fortsätt gräva. Incheckningar är ovärderliga. Mycket ofta hittar jag ett incheckningsmöte som ett svar på "allt är bra." Det är när jag hittar uppföljningssvar som "Det är bra att höra, men verkligen finns det inga problem alls?" kan göra att du sticker ut, och där du får feedback du kan använda. Den uppföljningsfrågan leder ofta till svar från "Tja, ja, X har rört sig fint, men det var denna lilla Y som gnuggade mig på fel sätt." Det finns många människor som helt enkelt inte gillar att klaga, så det är upp till projektledaren att gräva djupare. - Tom Thrash

Skjut aldrig budbäraren. När saker och ting går fel, och de kommer, vill ingen leverera de dåliga nyheterna. Om du är känd för att reagera på dåliga nyheter med något annat än ett positivt, "Tack så mycket för att jag fick uppmärksamhet på detta. Hur löser vi det här?" du garanterar nästan att du aldrig får dåliga nyheter tidigt. Och att få dåliga nyheter tidigt ger dig mycket mer tid att lösa problemet och minska deras negativa inverkan på projektet. - Bill Sanders

Låt andra tro att de har kontroll. Det kräver lite krydda tror jag, men en sak som jag har hittat värdefullt är att lära sig att ha kontroll medan jag låter andra tro att de kör. Många vill känna att de har kontroll, och det är bra, men premiärministeren måste förstå att de till slut är ansvariga för hur projektet blir. - Tom Thrash

Låt användaren definiera kvalitetskriterierna. Varje levererande har en användare, vare sig det är en annan gruppmedlem eller en eventuell slutanvändare. Innan ägarna till den levererade exakt kan uppskatta den tid och resurser som krävs för att slutföra den, måste de veta hur leveransen kommer att mätas med avseende på kvalitet och fullständighet. Oavsett om detta har formen av en fullständig teknisk specifikation eller ett sidas kvalitetskriterier, bör användaren definiera det i förväg. Det är en av de enklaste tillgängliga teknikerna för riskhantering. - Bill Sanders

Verktyg för projektledare

Bortsett från de mest grundläggande affärsverktygen för flera ändamål, som Excel och Outlook, kanske ad-lib PM kan finna att specialiserad projekthanteringsprogramvara faktiskt uppmanar dem till bästa praxis genom integrerade funktioner. Det kan vara lättare att komma ihåg att tilldela ansvar, beräkna genomförandetider och upprätthålla kommunikation om det finns ett verktyg som leder dig genom rörelserna. Här är några som du kan använda för stora och små projekt:

Asana är verkligen en uppgiftshanterare, men den stöder flera användare, är extremt flexibel och kan enkelt fungera som en lätt projekthanteringsapp.

Basecamp, vårt redaktörsval, är programhanteringsprogramvara som används i många stora organisationer. En gratis version är ett smidigt och flexibelt alternativ för lag med mycket mindre medel - så länge de inte behöver ansluten lagring.

Huddle är ett "samarbetsverktyg för molninnehåll", enligt företaget, vilket innebär att det ger dig en plats att lägga dokument online och samarbeta runt dem. Medan Huddle tidigare var en PM-app, är den nu utformad för att användas tillsammans med annan projektledningsprogramvara. Det tenderar att användas av marknadsförare mer än någon annan.

LiquidPlanner ($ 29 per medlem per månad) har en stor styrka: Det ger planering ner till jorden. Istället för att be användare att ange mjuka datum för när de tror att arbete kommer att göras, låter LiquidPlanner PM: er planera efter prioritet. Det är ett annat sätt att tänka och arbeta, men det kan fungera för dig.

Det finns många fler verktyg att använda eller välja mellan när man hanterar ett projekt, och ibland får de enklaste jobbet gjort mer effektivt än de robusta, fullständiga. Om du har ett bra tips att dela om att hantera projekt eller ett program att rekommendera, vänligen lämna en kommentar nedan.