Säkerhetskopiera ditt e-postkonto och få tillgång till det offline

I en värld där Wi-Fi finns överallt är det lätt att tro att din e-post alltid kommer att vara tillgänglig för dig. Men till och med Gmail släpps ibland. Eller din skola eller ditt arbete kan skära åtkomst till din inkorg utan varning. Om du ständigt fastnar i ett plan utan Wi-Fi, skulle det vara trevligt att åtminstone ha tillgång till gamla meddelanden.

Om du förlorar din e-post känns som att du saknar en arm kan du överväga att säkerhetskopiera din inkorg så att du kan komma åt den när ditt webbkonto annars inte är tillgängligt. Du kan inte få åtkomst till nya meddelanden om internet går ner, men du kan se hela arkivet, som ibland är allt du behöver för att fortsätta arbeta.

Säkerhetskopiera e-post

Det finns några sätt att säkerhetskopiera din e-post - som molntjänst Backupify eller Googles Takeout-tjänst, som kan användas för att ladda ner ett arkiv med dina data. För regelbunden, offline backup rekommenderar jag dock att du går gammaldags och ställer in en desktop-e-postklient, som Thunderbird.

Kör det då och då i bakgrunden så hämtar det meddelanden från alla dina e-postkonton, så om du tappar internet - eller, Gud förhindra, själva kontot - kan du fortfarande få åtkomst till dina meddelanden.



Lägg till dina konton i Thunderbird

Ladda ner Thunderbird och installera det som du skulle göra för alla andra applikationer - det är tillgängligt för Windows, macOS och Linux. När du startar det kommer det att fråga efter användarnamn och lösenord till ditt e-postkonto.

Om du använder en vanlig webmailtjänst som Gmail eller Outlook, kommer den att upptäcka rätt inställningar för dig; annars kan du behöva klicka på knappen "Manuell konfigurering" för att ange servern och portnumret själv. (Du kan ofta hitta dessa i hjälpavsnittet i din webbmailtjänst.)

När du har lagt till ditt konto i Thunderbird bör det börja ladda ner dina meddelanden. Det kan ta lite tid, så låt det göra sin sak och komma tillbaka senare.



Konfigurera Thunderbird Protocol Settings

När du ställer in en e-postklient kan du behöva aktivera IMAP (Internet Message Access Protocol) och POP (Post Office Protocol) i dina webbmails inställningar också. Gmail kräver till exempel att du aktiverar det på den här sidan. Om du använder tvåfaktorautentisering kan du behöva generera ett appspecifikt lösenord i inställningarna för din webbmail. Kontrollera igen din e-posttjänsts dokumentation om du har problem.

När du har valt mellan IMAP och POP, vill du i allmänhet välja IMAP. IMAP försöker spegla vad som finns på servern, så om du tar bort ett meddelande från din inkorg på Gmail.com försvinner det e-postmeddelandet också från Thunderbird. POP är å andra sidan lite mer daterad och skapar en helt separat databas på din dator.

Du vill också se till att Thunderbird inte tar bort meddelanden från servern efter att ha laddat ner dem. Du kan göra detta genom att högerklicka på kontot i Thunderbird, gå till Inställningar> Serverinställningar och avmarkera "För högst 14 dagar" och "Tills jag tar bort dem" under Lämna meddelanden på servern.



Konfigurera Thunderbird för att ladda ner alla meddelanden

Varje tjänst använder IMAP lite annorlunda. Som standard kan många hämta din inkorg, men inte andra mappar, så du vill se till att Thunderbird tar tag i alla dina meddelanden varje gång den söker efter e-post på servern.

Det finns några sätt att göra detta, men den bästa metoden är dold i Thunderbird's Config Editor. Gå till Thunderbirds alternativ och gå till Advanced> Config Editor och klicka på knappen "Jag accepterar risken" när du uppmanas. Sök efter inställningen mail.server.default.check_all_folders_for_new och dubbelklicka på den för att ställa in den till "True".

Från och med nu ska Thunderbird automatiskt synkronisera hela kontot, inte bara din inkorg. Om det inte gör det, kan du behöva sluta och starta om Thunderbird efter att du har lagt till ett nytt konto eller vänta på att det tar tag i meddelanden för varje mapp. Återigen kan den här processen ta lång tid om du har många gamla meddelanden, så fortsätt att göra annat arbete och låt det göra sin sak.

När du är klar sätter du din dator i flygplansläge och kollar runt dina e-postmappar för att se om dina meddelanden är läsbara. Återigen kan olika webbtjänster implementera IMAP något annorlunda, så om du inte kan se dina meddelanden offline kan du behöva göra lite grävning och testning under några dagar för att få allt att fungera korrekt.

När du är säker på att Thunderbird laddar ner all din e-post, låt den bara köras i bakgrunden när du använder din dator. Om du föredrar att inte slösa bort resurser ställer du in Windows 'Task Scheduler för att starta Thunderbird en gång varje dag eller två så att den håller sin lokala databas uppdaterad med de senaste meddelandena. Om du någonsin tappar internet, startar du bara Thunderbird så körs den i Offline-läge så att du kan komma åt ditt nedladdade arkiv så att du kan hålla produktiv.



Säkerhetskopiera dina säkerhetskopior

Din bärbara dator är ännu mer sårbar för dataförlust än din e-posttjänst, så när du har en "säkerhetskopia" etablerad på ditt system kommer du förmodligen att säkerhetskopiera den säkerhetskopian.

Detta borde vara ganska enkelt, eftersom du redan säkerhetskopierar din dator ändå, eller hur? Om inte har du många alternativ. Se bara till att mappen C: \ Användare \\ AppData \ Roaming \ Thunderbird ingår i dina vanliga säkerhetskopior. På det här sättet, om din PC: s hårddisk någonsin misslyckas, kan du återställa din gamla profilmapp på den nya maskinen och fortsätta som att ingenting någonsin har hänt.

Allt kan se ut som en rondell för något som är så sällsynt, men när det värsta händer kommer du att vara glad att du sätter detta på plats.