Hur du skyddar dina Microsoft Word-dokument

Du har skrivit ett viktigt eller känsligt dokument i Microsoft Word. Och du vill hålla det privat eller åtminstone säkert. Du kanske vill se till att bara du och vissa personer kan läsa eller redigera det. Kanske vill du begränsa de typer av ändringar som någon kan göra i dokumentet. Du kanske vill se till att läsarna av dokumentet är att det är den slutliga versionen. Du kan göra allt detta och mer om du vet vilka verktyg du ska använda i Word och hur du använder dem.

Den senaste Office 365-versionen av Microsoft Word serverar flera alternativ för att säkra ditt dokument. Du kan ställa in ett dokument så att det öppnas i skrivskyddat läge för att förhindra oavsiktliga redigeringar. Du kan kryptera ditt dokument så att ingen kan komma åt det utan rätt lösenord. Du kan begränsa innehållet som kan redigeras i ett dokument och hur det kan redigeras. Du kan lägga till en digital signatur för att se till att ingen klarar sig av dokumentet. Och du kan markera ett dokument som slutligt så att folk vet att det inte har ändrats sedan du senast sparade det.

För dessa trick använder jag den senaste Office 365-versionen av Word. De alternativ som jag täcker här fungerar i princip samma i Word 2016, 2013 och 2010. Men möjligheten att markera ett dokument som slutgiltigt och göra det skrivskyddat är två separata alternativ i Word 365 och ett enda kombinerat alternativ i de andra versionerna av Word.

Skydda dokumentet

För att komma igång öppnar du ett dokument i Microsoft Word som du vill skydda. Klicka på Arkiv-menyn och klicka sedan på knappen för att skydda dokument. Välj det första alternativet för att alltid öppna skrivskyddad från menyn Skydda dokument.



Läs endast

Spara dokumentet och öppna det sedan igen. Word blinkar ett meddelande om att författaren vill att du ska öppna detta som skrivskyddad, såvida du inte behöver göra ändringar. Klicka på Ja för att öppna dokumentet i skrivskyddad läge. Naturligtvis kan vem som helst säga nej och öppna dokumentet i redigeringsläge. Målet är att göra det lättare för människor att öppna dokumentet som skrivskyddat för att mildra chansen att göra oavsiktliga förändringar.



Kryptera med lösenord

Om du vill inaktivera skrivskyddsalternativet öppnar du dokumentet i redigeringsläge. Klicka på Arkiv-menyn och välj Skydda dokument. Från menyn Skydda dokument väljer du alternativet Alltid öppna skrivskyddad . Bo på samma skärm och klicka igen på knappen Skydda dokument. Välj den här gången alternativet Kryptera med lösenord .



Skapa ett lösenord

Skapa ett lösenord i fönstret Kryptera dokument och klicka på OK. Använd ett komplext men minnesvärd lösenord. Om du glömmer lösenordet erbjuder Microsoft inget sätt att hämta eller återställa det, vilket innebär att du inte kommer att få åtkomst till dokumentet. Skriv lösenordet igen för att bekräfta det. Klicka på OK.

Spara och stäng dokumentet igen. Öppna den igen. Skriv lösenordet för att komma åt dokumentet. Klicka på OK.



Ta bort lösenordet

För att ta bort lösenordet, klicka på Arkiv-menyn och välj Skydda dokument. Klicka på alternativet Kryptera med lösenord . Ta bort punkterna som döljer ditt lösenord i fönstret Kryptera dokument. Klicka på OK. Spara och stäng dokumentet igen. Nästa gång du öppnar det kommer du inte att bli ombedd om ett lösenord.



Begränsa redigering

Klicka på Arkiv-menyn och gå tillbaka till knappen Skydda dokument. Välj alternativet för att begränsa redigering .

Ditt dokument visar sedan en ruta för begränsningsredigering till höger för begränsningar för formatering och redigering. Här kan du ge folk tillåtelse att läsa ditt dokument, samt välja vad de kan redigera och hur.



Formatera begränsningar

Markera rutan för att begränsa formatering till ett urval av stilar för att förhindra att människor ändrar formateringen av ditt dokument genom Words stilarfunktion. Klicka på länken för Inställningar. I popup-fönstret Formateringsbegränsningar är alla stilar tillåtna som standard. Du kan behålla det som det är, ändra det till rekommenderat minimum eller ändra det till Ingen. Om du inte är säker på vilken inställning du ska välja väljer du den för rekommenderat minimum.

Du kan också kontrollera något av de tre alternativen under Formatering för att tillåta AutoFormat att åsidosätta begränsningarna, blockera möjligheten att byta teman eller blockera möjligheten att byta QuickStyle-uppsättningar. Om du inte är säker, låt dessa tre inställningar inte markeras. Klicka på OK för att stänga fönstret Formateringsbegränsningar.



Redigera begränsningar

Markera rutan för att endast tillåta den här typen av redigering i dokumentet under Redigeringsbegränsningar. Klicka på rullgardinsmenyn under. Du kan nu välja bland fyra alternativ: Spårade ändringar slår på Spårändringar för alla läsare av ditt dokument och begränsar alla andra typer av redigering; Kommentarer gör det möjligt för läsarna att infoga kommentarer i ditt dokument men inte göra några andra ändringar; Genom att fylla i formulär kan läsarna fylla i formulär du har skapat men inte ändra dessa formulär. och Inga ändringar (skrivskyddad) sätter ditt dokument i skrivskyddat läge så att inga ändringar kan göras. Välj det alternativ du vill ha.



undantag

Om du markerar alternativet för Kommentarer eller Inga ändringar (skrivskyddat) kan du skapa undantag för alla att kunna redigera vissa delar av ditt dokument. I avsnittet Undantag markerar du rutan Alla och markerar alla delar av dokumentet som du vill att någon ska kunna redigera.



Tvinga fram skydd

Slutligen klickar du på alternativet för Ja, börja verkställa skyddet . Skriv och skriv sedan ett lösenord igen och klicka på OK. Spara och stäng dokumentet igen. Öppna den igen. Redigeringskontrollerna på bandet är nu gråade. Klicka i valfritt avsnitt i dokumentet som du tillät redigering så blir kontrollerna tillgängliga.



Stäng av skyddet

För att stänga av skyddet, klicka på fliken Granska och klicka på ikonen för Begränsa redigering. Klicka på knappen Stoppskydd längst ner i rutan Begränsa redigering. Skriv lösenordet och klicka på OK. Avmarkera sedan alternativen för begränsningar för formatering och redigering som visas längst upp till höger.



Lägg till en digital signatur

Klicka på Arkiv-menyn och gå tillbaka till knappen Skydda dokument. Välj alternativet Lägg till en digital signatur . Detta berättar för personer som läste ditt dokument att du och ingen annan har undertecknat det, vilket indikerar att du var den sista personen som reviderade och sparat det.



Undertecknar certifikat

För att skapa en digital signatur behöver du ett signeringscertifikat. Första gången du gör detta blinkar Word meddelandet: "För att underteckna ett Microsoft Office-dokument behöver du en digital signatur, vill du få en från en Microsoft-partner nu?" Klicka på Ja. En Microsofts supportsida dyker upp för att hjälpa dig hitta ett digitalt ID. Prova länkarna för olika leverantörer för att få ett digitalt ID. Klicka sedan på länken på webbsidan för att lägga till eller ta bort en digital signatur i Office-filer. Rulla nedåt på sidan för att lära dig lägga till en digital signatur.

När du har fått det digitala ID: n, återgå till knappen Skydda dokument och klicka igen på alternativet Lägg till en digital signatur . Fyll i nödvändiga fält i Sign-fönstret och klicka på Sign-knappen. Du kan bli ombedd att bekräfta den digitala signaturen. Klicka på OK.

Ditt dokument är nu digitalt signerat och skrivskyddat. Word förklarar att dokumentet har undertecknats och markerats som slutgiltigt och att om någon plockar med det blir signaturerna ogiltiga. Alla som öppnar dokumentet ser meddelandet om din digitala signatur.



Markera som final

Slutligen, om du inte kan eller inte vill använda en digital signatur, kan du fortfarande markera dokumentet som slutgiltigt. Klicka på Arkiv-menyn och gå tillbaka till knappen Skydda dokument. Välj alternativet för att markera som sista .

Ett popup-meddelande säger: "Detta dokument kommer att markeras som slutgiltigt och sedan sparas." Klicka på OK. Ett annat meddelande visas och berättar: "Detta dokument har markerats som slutgiltigt för att indikera att redigering är klar och att detta är den slutliga versionen av dokumentet. När ett dokument markeras som slutgiltigt ställs statusegenskapen in på" Final "och att skriva, redigera kommandon och korrekturmärken är avstängda. Du kan känna igen att ett dokument är markerat som slutligt när ikonen Markera som sista visas i statusfältet. " Klicka på OK.



Redigera ändå

När någon öppnar dokumentet, visas ett meddelande högst upp: "MARKERAD SOM FINAL. En författare har markerat detta dokument som slutgiltigt för att motverka redigering." En Edit Anyway-knapp visas också. Om någon klickar på den knappen kan han eller hon ändå redigera och spara dokumentet igen. Men då skulle dokumentet visa dig som författare och den andra personen som den som senast ändrade det. Så det ultimata målet här är inte att hindra någon från att redigera dokumentet utan att säga läsarna att dokumentet är slutgiltigt och att du borde visas som både författaren och personen som senast ändrade det.