Så delar du Google Drive-filer

Du har skapat en fil på Google Drive som du vill dela med andra. Inga problem. En av programvarans starka poäng är dess förmåga att spela trevligt med andra.

Det finns faktiskt så många sätt att dela Google Docs, Sheets och Slides att processen kan vara förvirrande. Vill du att andra ska kunna redigera din fil eller bara visa den? Behöver du ge dem tillgång till den direkta eller statiska versionen av dokumentet? Dina delningsalternativ kommer att variera beroende på svaren på dessa frågor.

Google Drive består av flera program, inklusive dokument för ordbehandling, ark för kalkylark och bilder för presentationer. Processen för delning inom varje program är ganska lik; nedan fokuserar vi på Google Dokument.

Du kan komma åt Google Dokument på några sätt: Google Dokument-webbplatsen i din webbläsare; Google Backup and Sync-programmet på din dator; eller Google Docs-apparna för iOS eller Android.

Dela ett live dokument

Du har precis skapat och slutfört ett dokument och vill nu dela det. I det här fallet vill du dela livedokumentet med en eller flera personer. Klicka på Dela-knappen i det övre högra hörnet (eller klicka på Arkiv-menyn och välj Dela).



Lägg till mottagare

Skriv in en Google-kontakt eller e-postadressen till personen som du vill dela filen med; du kan dela en fil med upp till 200 personer eller grupper. Klicka på rullgardinspilen och välj om du vill att personen eller personerna ska kunna redigera dokumentet, infoga kommentarer i det eller bara visa det. Du kan också lägga till en anteckning till e-postinbjudan. Klicka på Skicka.

Om personen har ett Google-konto skickas ditt e-postmeddelande. Om din mottagare inte har ett Google-konto visas två alternativ. Du kan skicka en inbjudan, i vilket fall personen har 14 dagar att logga in med ett Google-konto för att redigera, kommentera eller visa dokumentet.

Alternativt kan du skapa och skicka en länk till ditt dokument, i vilket fall din mottagare kan visa dokumentet utan ett Google-konto men inte redigera eller kommentera det.



Få en inbjudan

I andra sidan öppnar din mottagare din e-post och klickar på knappen för att öppna i dokument. Om personen har ett Google-konto ombeds han eller hon att logga in på det för att redigera, kommentera eller visa ditt dokument i Google Dokument.

Om personen inte har ett Google-konto och du valde alternativet att skicka länken öppnas dokumentet i Google Dokument där personen kan läsa det men inte kommentera eller redigera det. Den personen kan inte begära kommentarer eller redigera åtkomst om han eller hon har ett Google-konto.

Om personen har ett Google-konto och öppnar dokumentet med behörighet att redigera det kan han eller hon klicka på knappen som säger Redigering i det övre högra hörnet och ändra alternativet till antingen Förslag eller Visning. Om personen öppnar dokumentet med behörighet att kommentera det kan han eller hon klicka på knappen som säger Förslag och ändra alternativet till Visning.



Få delbar länk

För att distribuera en direktlänk till dokumentet istället för att skicka inbjudningar, klicka på Dela-knappen igen och klicka sedan på alternativet "Få delbar länk." Det här alternativet är praktiskt om du vill dela dokumentet med flera personer när som helst, som att släppa det till en Slack-kanal.



Välj behörigheter

Klicka på rullgardinsmenyn för "Vem som helst med länken kan…" för att välja rätt behörigheter. Här kan du ge mottagarna möjlighet att redigera, kommentera eller visa.



Kopiera delningslänk

Klicka på knappen för att kopiera länk. Du kan nu klistra in länken i ett annat program för att dela dokumentet. Mottagare behöver bara klicka på länken för att få tillgång till dokumentet, men igen måste de logga in med ett Google-konto inom 14 dagar för att redigera eller kommentera.



Ingen Google-inloggning

Vad händer om du vill att människor ska kunna redigera eller kommentera i dokumentet utan att behöva logga in på Google? Klicka på Dela-knappen igen. Klicka på rullgardinsmenyn för "Alla med länken kan…" och klicka på Mer.



Länkdelningsalternativ

Du kan nu spela med tre alternativ för länkdelning. Det första alternativet för Public on the Web låter vem som helst få åtkomst till ditt dokument på webben via rätt länk. Du kan ställa in behörigheter för att begränsa andra användare att redigera, kommentera eller helt enkelt visa dokumentet. Beroende på vilka behörigheter du väljer kan mottagare faktiskt redigera, kommentera eller visa dokumentet utan att behöva logga in på Google.

Det andra alternativet för vem som helst med länken tillåter människor att komma åt ditt dokument om de känner till dess URL. Det här alternativet är lite säkrare än det första, beroende på hur mycket du förutser att länken delas.

Det tredje alternativet för Av inaktiverar länkdelning så att bara personer som du direkt bjuder in kan komma åt dokumentet.



Avancerade delningsalternativ

Nästa, hur kan du lättare dela länken till ditt dokument eller ta bort delning helt och hållet? Klicka på länken för Advanced.



Alternativ för delning och behörigheter

Här kan du dela länken via Gmail, Google+ (för nu), Facebook eller Twitter. Du kan ändra behörigheterna för alla du har delat filen med eller ta bort någon person från fildelningen helt. Du kan också kontrollera ett alternativ för att förhindra att redaktörer ändrar åtkomst och lägger till nya personer, och inaktiverar alternativ för att ladda ner, skriva ut och kopiera för kommentarer och tittare.



Publicera på webben

Vi är inte färdiga än. Det finns fler delningstrick i Googles ärm. Klicka på Arkiv-menyn och välj Publicera på webben.



Ställa in för att publicera

Klicka på nedåtpilen för publicerat innehåll och inställningar i Publicera till webbfönstret. Du kan bestämma om du vill att ditt offentliga dokument ska uppdateras varje gång du gör en ändring. Som standard kommer ditt dokument att publiceras som en egen dedikerad webbsida. Klicka på Publicera och svara ja när Google frågar om du är säker.

Du kan också välja att bädda in dokumentet om du vill generera kod som låter dig bädda in det på en befintlig webbsida. Du kopierar sedan den inbäddade koden.



Publicerad webbsida

Ditt dokument publiceras som en webbsida som är tillgänglig för alla som har länken.



Sluta publicera

För att stänga av dokumentet som en webbsida, klicka på knappen som säger Sluta publicera.



E-post som bilaga

Slutligen kan du skicka e-post till ditt dokument i vilket som helst av ett antal format. Klicka på Arkiv-menyn och välj E-post som bilaga.



Ändra filformat

Klicka på rullgardinsmenyn för Bifoga som i fönstret E-post som bilaga. Du kan välja att skicka ditt dokument som en PDF, Word-dokument, Rich Text File, HTML-sida, Plain Text-fil eller Open Document. Du kan också välja att infoga dokumentet i själva e-postmeddelandet.