Hur man synkroniserar Outlook och Google-appar

Affärsanvändare har vant sig vid Outlook. E-postklienten för mer än en miljard Microsoft Office-användare på planeten har blivit den andra naturen. Men vissa företag upptäcker att det sparar pengar och underhåll för att låta Google vara värd för deras e-post, kalendrar och kontakter, även om detta innebär att en tredje part har tillgång till e-postinnehåll och riktade visningsannonser visas i inkorgen. Om du kan använda Outlook med din Google Apps Mail (egentligen bara Gmail), behöver du inte se dessa annonser och du får en förhandsgranskningspanel, sortering av inkorg, rik formatering, högerklickalternativ, social anslutning och de flesta av de andra verktygen som Outlook erbjuder.

Tack och lov, med Google Apps Sync för Microsoft Outlook kan du dra fördel av de flesta av Outlets verktyg - men bara för Outlook 2010 hittills. Om du kör Office 2013 kan du fortfarande ansluta till ett Gmail-konto via IMAP, men detta får bara e-post, inga kalendrar, uppgifter eller kontakter. Med hjälp av Apps Sync emulerar Gmail en begränsad version av en Microsoft Exchange Server. Du får de flesta viktiga saker - dina kontakter, kalenderhändelser, uppgifter och Outlook-anteckningar. Men vissa saker kommer inte att synkroniseras, som utkast, uppföljningsdatum och påminnelser, regler, signaturer, formatering av rik text, leveranskvitton, kalenderbilagor, uppgiftspåminnelser och journalposter. Det finns en uttömmande lista över vad som är och inte synkroniseras i denna PDF från Google.

Om du kan leva med dessa begränsningar och ditt företag har flyttat till Google Apps är det en enkel fråga att installera och köra Apps Sync om du använder Outlook med din nya kommunikationstjänst. Det är kompatibelt med Windows 7, Vista, XP och Outlook 2003, 2007 och 2010. Observera att det inte har uppdaterats för varken Windows 8 eller Outlook 2013, den version som ingår i Office 365. Och Apple Mac-användare av Outlook 2011 är helt utan tur. Vi har kontaktat Google om detta och kommer att uppdatera den här artikeln när det går. Du kan få det här. Den här nedladdningen ger dig faktiskt två verktyg - förutom Apps Sync får du också Google Apps Migration för Microsoft Outlook, som, som namnet antyder, kan du flytta dina befintliga Outlook-data till Google Apps. Du kan ladda ner migreringsverktyget separat härifrån.

När du har laddat ner verktyget, se till att Outlook inte körs och tryck sedan på Ladda ner Google Apps Sync-knappen - det kommer att installera programvaran automatiskt när du har OK en dialogruta för användarkontokontroll.

Därefter ser du en liten dialogruta där du ber dig logga in på ditt Google Apps-konto. Det här är samma inloggning som du använder för Google Apps eller för ditt företags Gmail-konto.

När du har loggat in ser du en ganska mer komplicerad dialogruta med kryssrutor för att ange vad du kanske vill importera. Den här är faktiskt lite förvirrande: Överst i dialogrutan står "Skapa en Google Apps-profil i Microsoft Outlook", vilket är en separat fråga från import. Om du har en befintlig e-posttjänst som du använde med Outlook, vill du markera kryssrutan i övre delen för att behålla dina tidigare meddelanden, kontakter, kalendrar och anteckningar.

Du kan separat kontrollera och avmarkera någon av dessa underkategorier om du inte vill behålla allt. I synnerhet vill du förmodligen avmarkera raderade och skräppostmeddelanden som kontrolleras som standard. I dialogrutan kan du valfritt skicka dina användardata till Google för att hjälpa dem med deras kvalitetssäkring. Det finns ytterligare ett alternativ som visas när du klickar på Avancerat - Stäng av AutoArchive. Detta kontrolleras som standard och innebär att Google kommer att behålla kopior av alla dina gamla meddelanden.

Klicka sedan på knappen Skapa profil. Om installationen skedde korrekt ser du sedan en meddelanderuta för detta. Meddelanderutan visar också hur verktyget lägger till en ikon i Windows-systemfältet och erbjuder en knapp som startar Outlook.

När du startar Outlook ser du meddelandefältet Synkroniseringsstatus och din Outlook-app fylls med alla dina mappar och nya e-postmeddelanden. Upp till 1 GB kommer att laddas ner till din lokala maskin, såvida du inte ändrar gränsen från fackikonets alternativ för inställning av postlådestorlek.

Statusdialogen öppnas från och med varje gång du startar Outlook, såvida du inte avmarkerar kryssrutan längst ner: "Öppna det här fönstret när Microsoft Outlook startar." Jag rekommenderar att du avmarkerar detta för att förhindra att den här distraherande dialogen visas hela tiden; du kan alltid ringa upp den igen från fackikonen. Du kan behöva göra detta om du märker saknade e-post, kalenderobjekt eller kontakter. Varje synkroniseringskategori har en Re-sync-länk som bara kan bota dina sjukdomar.

Du är nu redo att börja använda Outlook precis som du alltid har! Läs vår fullständiga recension av Google Apps för mer om Googles push för företagsmeddelandemarknaden. För mer om Outlook, läs vår recension av Microsoft Office.