Intervju: postlåda VD underry om produktivitet

Medstifter av brevlådan Gentry Underwood hade inte mycket att säga om produktutgivningen som vi var tänkt att diskutera när han kom till PCMag-kontoret tidigare denna vecka. "Det är brevlådan på iPad", sa han.

"Låter ganska enkelt", svarade jag.

Så jag frågade honom istället om filosofin bakom Mailbox: Vad är det egentligen menat att göra och vem är det för? Det är de typer av frågor som väcker mitt intresse, särskilt som foder för min veckovisa Get Organised-kolumn om organisation i den digitala världen. De väckte viss entusiasm i det annars lugna och komponerade Underwood också.

Gentry Underwood: Om du frågar David Allen vad GTD [filmen "Att få saker gjort" och bok med samma namn] handlar om, kommer han att säga att det inte handlar så mycket om att göra saker som det handlar om lämpligt engagemang. Det handlar inte om att göra mer, det handlar om att ha allt på sin plats.

Det finns denna psykologiska princip som kallas Zeigarnik-effekten. Du känner förmodligen det - du kanske inte känner till det med namn, men du har säkert upplevt det. Vet du när du får en låt fast i huvudet och det är precis som att slinga om och om igen? Våra sinnen är kopplade till att hålla i ett kortvarigt minne en uppsättning saker som vi behöver för att stänga slingan, som vi måste avsluta. Så en låt kan fastna i den fällan - men också en handfull saker som vi behöver göra som vi fortsätter säger till oss att inte glömma. Vi tenderar att läsa in det i vårt kortvariga minne och det blir ett slags ångestillstånd som vi bär med oss ​​när vi går runt på dagen.

Den bakomliggande filosofin bakom något som Getting Things Done är att du tar allt du annars kan ha i huvudet som en öppen slinga och att du gör något med det. Gör det du. Eller så ber du någon annan göra det eller delegera det. Du släpper det, det vill säga att du bestämmer dig för att du inte kommer att göra det. Eller så skjuter du upp det till valfritt antal platser. I GTD-världen kanske du lägger den i en mapp för imorgon eller så kan du lägga den till ett projekt som du kommer att komma till någon gång. När du gör det kommer du till en plats där listan blir tom, som den var, och det kommer med en fantastisk, nästan euforisk sinnesfrid. Plötsligt alla små röster, alla små plattor som du snurrat nästan omedvetet i baksidan av ditt sinne - du snurrar dem inte längre. Det bullret ersätts med en slags tysthet.

JD: Har du andra produktivitetsappar som du gillar att du använder?

GU: Det gör jag inte. Jag använder den gula Notes-appen [för iPhone och iPad] fortfarande. Jag använder Clear ibland. Jag har varit väldigt imponerad av gestikulära saker som Real Mac [utvecklarna av Clear app] killarna designade.

Jag använder inte Evernote. Jag använder Dropbox, ironiskt nog.

För mig är e-post typ av en catch-all. Jag tycker att jag själv skriver e-postmeddelanden, som jag vet att många andra gör. Det fungerar som en slags de facto-to-do-lista.

Vi använder Asana nu på jobbet, som jag försöker komma in i. Jag kämpar med det lite. Deras mobilupplevelse är lite grovare än deras webb-grejer, och jag försöker bara leva på iOS-enheter för att bli en mer aktiv testare av iPad-appen.

JD: Så du använder inte stationära datorer alls?

GU: Jag försöker att inte, ja. Jag känner att det är det bästa sättet för mig att lära mig vad som kommer att fungera och inte fungera i iPad-världen och vad möjligheterna är.

JD: Hur hittar du det hittills?

GU: Jag kämpar utan tangentbordet. Jag gillar verkligen iPad mini. Jag har en av dem [som pekar på nya iPad] med en Retina-skärm, och även om den är vacker, är det ett och ett halvt kilo verkligen för tungt att hålla i handen under någon tid. Den här saken [iPad Mini] är drygt ett halvt kilo och vid en tredjedel av vikten är det en helt annan upplevelse. Men fotavtrycket på det är så litet att du skriver antingen på glasytan eller ett tangentbord med liknande storlek - alla fingrar är fastade ihop. Och jag kan inte riktigt komma runt det stycket.

JD: Använder du diktat alls?

GU: Jag gör det i telefon. Jag har verkligen inte använt det knappt alls här [på iPad mini]. Jag vet inte om du har sett Googles senaste diktat…

JD: Google Now-grejer?

GU: Effektivt, ja. Det är verkligen fantastiskt hur det automatiskt slutför dina meningar. Du kan faktiskt se det förändras i realtid. [Aktiverar Google nu] "Detta är ett test. Det förändras medan jag talar." [Appen spelar en klockslag för att indikera att tal-till-text är klar.] Det är så coolt. Det blir riktigt bra.

Utmaningarna kring diktat är mer sociala. Dessa saker [som iPad mini och iPhone] går med mig till världen. Det är inte detsamma som att sitta vid ett skrivbord i ett rum. I själva verket, om jag sitter vid ett skrivbord i ett rum, är jag förmodligen på en mer traditionell maskin. Så om jag är på en av de här sakerna, är jag ute i världen där det bara ofta är besvärligt för mig att prata med min mobil, antingen för att det kommer att störa andra människor eller om jag är obekväm att få dem att höra vad jag ” m diktera.

Det är svårt. Det är svårt att hitta överlappningen mellan platser där du använder en av dessa enheter och ändå är det inte besvärligt att prata med dem. Den anpassningsbara auto kompletteringen och stavkorrigering och gissning hjälper allt. Men det är fortfarande en avlägsen sekund att bara kunna komponera på ett tangentbord.

JD: Vi hade en konversation på kontoret igår om vem som kunde beröra typen. De flesta av oss kan, men det finns fortfarande några få som jagar och rasar rasande.

GU: Det måste vara något sätt att dra nytta av det mobilt. Det finns fortfarande en möjlighet där ingen har riktigt knäckt. Tänk på många gånger när du är på en offentlig plats, som i ett tåg eller när du väntar på något, och du inte vill prata med din telefon. Detta är löjligt. Du kommer uppenbarligen inte att bära runt ett stort tangentbord, och allt fler vill inte ens bära med sig bärbara datorer. Särskilt i en värld där du bara har detta [plockar upp iPad mini], hur kommer du till den "fingrarna rör sig snabbare än min hjärna" där?

JD: Jag vet inte.

GU: Jag gör inte heller. Men det är en möjlighet.