Microsoft planerare granskning och betyg

Microsoft Planner är utformad för att vara en plats där teammedlemmar tillsammans hanterar och diskuterar arbete med kanban-metoden. För att få Planner måste du prenumerera på ett Office 365-företagskonto. På grund av detta krav är det mycket osannolikt att någon som inte redan är en prenumerant väljer att använda den. Men om du har det och använder andra Microsoft-appar, kopplar Planner sig enkelt till resten av ditt arbete, oavsett om det är informationsdatabaser, e-post eller din kalender.

Planner är en bra tjänst, men inte en utmärkt. De viktigaste fördelarna med att använda den har att göra med det faktum att det enkelt integreras med andra Office 365-appar. På papper låter den integrationen bra. I praktiken är det underbarande. Du kan få en liknande upplevelse eller bättre genom att ansluta någon av de bästa kanban-apparna - till exempel Editors 'Choice Asana eller en annan högt rankad app som Volerro, Wrike eller Leankit - till din e-post, molnlagring, anteckningsapp och så vidare.

Prissättning och planer

Som nämnts måste du ha ett Microsoft Office 365-konto för att få Microsoft Planner. De som inkluderar Planner är Business Essentials, Business Premium (men inte det som bara kallas Business) och företagskonton. Business Essentials kostar $ 6 per person per månad, med en rabatt om du betalar årligen. Business Premium kostar $ 15 per person per månad, också med en rabatt för att betala årligen. Kom ihåg att dessa konton innehåller en hel mängd andra appar och tjänster: OneDrive for Business, Exchange, Sharepoint, Skype for Business, Microsoft Teams, och när det gäller Premium-kontot, alla centrala Microsoft Office-appar också. När det gäller värde får du verkligen mycket för priset.

Som sagt finns det fristående samarbetsverktyg i kanban-stil som du kan köpa och börja använda omedelbart, oavsett om du har ett Microsoft-konto skapat, och de säljer för en mängd olika priser.

KanbanFlow är ett av de billigaste alternativen. En betald premieplan kostar $ 5 per person per månad, eller om du föredrar att betala årligen 54 $ per person per år. Volerro har också ett lågt pris, bara $ 7, 99 per person per månad för sitt Business Teams-konto. Trello, en av de mest populära kanbanapparna, debiterar $ 119, 88 per person per år, vilket motsvarar $ 9, 99 per person per månad. Redaktörens val Asana kostar $ 11, 99 per person per månad, eller 119, 88 $ per person om du betalar årligen.

I den höga änden av prisklassen finns LeanKit och Zenkit. Leankit tar ut någonstans från $ 228 per person per år till $ 588 per person per år, vilket motsvarar $ 19 respektive $ 49 per person per månad. Zenkit kostar $ 348 per person per år, vilket motsvarar $ 29 per person per månad.

Många av dessa appar har också en gratis servicenivå som du kan använda med vissa begränsningar, även om Microsoft Planner inte gör det.

Planerare som Kanban

Planner körs som en webbapp, även om det också finns nedladdningsbara appar för Windows, iOS och Android.

Om du inte känner till kanban är ett klassiskt exempel som hjälper till att förklara hur kanban fungerar att ha kolumner märkta att göra, göra och göra. När dessa kolumner har satts upp lägger du kort i dem. Föreställ dig klisterlappar ordnade i kolumner på ett bräde. Varje kort eller klisterlapp har en uppgift skriven på det. Korten börjar i kolumnen Att göra. Människor har uppgifter tilldelade dem. När mottagaren börjar utföra uppgiften flyttar hon kortet till kolumnen Doing. När hon arbetar med uppgiften kan hon lägga till kommentarer till den klisterlapp om hennes framsteg. Hennes chef kan också skriva kommentarer på uppgiften. När uppgiften är klar flyttar den som mottagit kortet till kolumnen Klar.

Du behöver inte hålla fast vid arrangemanget att göra, göra, gjort. Med Kanban-appar, inklusive Planner, kan du namnge de kolumner du vill. En anmärkning, dock: I Planner kallas kolumner "hinkar".

I Planner kan varje kort lägga till en mängd detaljer till det, till exempel en titel (vanligtvis uppgiftens namn), beskrivning, mottagare, förfallodatum, filbilagor, kommentarer från andra kollaboratörer, en checklista och ett startdatum. Varje kort i Planner har också ett rullgardinsval för tre steg: Inte startad (standard), Pågående och Avslutad. När uppgiften är klar väljer du alternativet Avslutat eller så kan du helt enkelt slå en kryssruta i stället. Kompletta kort försvinner från vyn, såvida du inte väljer att visa dem från ett alternativ längst ner i varje kolumn.

Jag förklarar denna inställning i detalj eftersom något oväntat hände när jag testade appen. När jag flyttade färdiga kort från en hink / kolumn till en annan, återgick de till statusen Inte startad. I mitt scenario namngav jag den sista kolumnen till höger slutförd, och jag ville spara alla färdiga uppgifter där för granskning. Men som sagt, när jag drog ett kort från en annan kolumn i den, markerade kortet sig plötsligt som Inte startat. Om jag sedan markerade rutan för att markera den som fullständig en gång försvann den helt och hållet. Längst ner i kolumnen hittade jag något jag kunde klicka för att visa mig slutförda uppgifter. När jag klickade på för att aktivera det här alternativet, dykte mina kort upp igen, gråade ut och korsade, som jag först hade hoppats och förväntat mig. När jag nu drar färdiga kort i den hinken, förblir de bara i statusen Färdig om jag placerar dem längst ner i kolumnen bland de andra avslutade artiklarna.

Hur det fungerar finns det för mycket utrymme för fel. Det är en stor uppgift för en uppgift att gå från Avslutad till Inte startad bara för att du drar den till fel del av rätt skägg. Den typen av falsk information kan kasta bort ett helt team. Arbetet som har gjorts kommer att visas i rapporter som att det inte har gjorts och eventuellt också försenat.

Många andra aspekter av Microsoft Planner fungerar som förväntat, och vissa fungerar bättre än väntat. När du till exempel öppnar ett kort för att se dess fullständiga detaljer och lägga till dem finns det kryssrutor som frågar om du vill inkludera informationen i kortets styrvyn. När jag laddar upp bildfiler till kort, gillar jag att se dessa bilder, eftersom de vanligtvis är bra visuella påminnelser om kortets innehåll, även om andra kanske föredrar att dölja dem för att spara skärmutrymme. Det är trevligt att ha alternativet. I Trello och några andra kanbanappar har du vanligtvis inte ett alternativ att inkludera eller utesluta information från att visas på kortet i styrelsevyn. Jag har till och med stött på en app, KanbanFlow, som inte visade bilder kopplade till kort i styrelsevyn alls.

En annan användbar funktion, vyn Diagram, visar en sammanfattning av uppgifter som inte är igång, pågår, förfallna och slutförda. Den här vyn ger en uppdelning av uppgifter som tilldelas varje teammedlem och deras status.

Quirks och vad som saknas

Planner har mer än några få saker. Ibland tog det flera minuter att ta reda på hur man utför mycket enkla åtgärder, till exempel att lägga till ett bräde i min favoritlista. I andra appar kräver det lite mer än att klicka på en stjärna högst upp på sidan, medan det i Planner inte fanns någon sådan stjärna; en lista med favoriter fanns inte i inställningarna (alternativet Inställningar tar dig till inställningar för Office 365, inte Planner); och jag kunde inte göra det genom att dra projektikonen från dess nuvarande plats till favoritlistan, eftersom dra och släpp inte stöds i menyraden. Så småningom hittade jag alternativet "Lägg till / ta bort från favoriter" längst ner i en meny som öppnas från en ellips. De flesta av de andra valen i den här listan tar dig till en annan Office-app, så det är fortfarande vettigt för mig varför Lägg till / ta bort från favoriter är bland dessa val.

Det finns ingen sökfält, ett olyckligt utelämnande. Om du behöver ett visst uppgiftskort är det enda sättet att ta reda på det genom att bläddra igenom ditt bräde och jaga. Jag blev också förvånad över att inte hitta några filterverktyg. Ett vanligt exempel på ett filtreringsverktyg är ett som visar alla förfallna uppgifter, eller alla uppgifter med en viss etikett eller etikett, eller alla uppgifter som tilldelats en viss person eller avdelning - men ändå anges på kanban Board som du har ordnade det.

I Planner är det närmast du kommer filterverktygen att vara ett klickalternativ för att se alla uppgifter efter uppdragsgivare eller efter framstegstillstånd. Även dessa är inte riktiga filtreringsverktyg. I båda fallen, när Planner visar resultaten, ändras kolumnrubrikerna. Med andra ord, om du hade skopor för mottagen order, orderbehandling, ordning fullbordad, order skickad, försvinner alla och ersätts med antingen Plannerns tre framstegstillstånd (inte igång, pågår, slutförd) eller namnen på anställda. Även om du kan se alla uppgifter som tilldelats Claire, Mark och Yvonne, förlorar du ramen för ditt styrelsearrangemang.

En annan besvikelse är att det inte finns några @ nämnanden i Planner. Asana, Trello, Wrike och andra kanban-appar har dem. Att använda en @-symbol före någons namn betyder att du vill varna den personen till dina kommentarer eller frågor. Många samarbetsappar använder dem, inte bara kanbanappar. Personen du nämner får ett meddelande, vanligtvis med en länk som tar dem rätt till relevant kommentar. Planner bör verkligen ha dem. Annars kan kollaboratörer i slutändan återgå till e-post för att diskutera arbetet, och det verkar strida mot hela poängen i en samarbetsapp.

Du hittar inte heller en timer i Planner, även om Wrike och KanbanFlow har dem. Du får inte heller badplaner, det vill säga en vy av brädet där den horisontella linjen också ges ett värde på samma sätt som kolumnrubriken är. En typisk simbassängsvy i en kaban-app kan filtrera rader av ansvarshavare eller avdelningsansvarig. Zenkit, KanbanFlow, Breeze.pm och andra appar har dem.

integrationer

Planners enkel integration med andra Office-appar är en verklig fördel, men det är också en som inte borde säljas över. Det är sant att du mycket enkelt kan dra filer från OneDrive för att ansluta till kort, eller utnyttja SharePoint på liknande sätt, men vissa av dessa funktioner skiljer sig verkligen inte så mycket från att ansluta Asana till Google Drive eller Dropbox, eller vilken online-lagringsleverantör du använder.

De flesta kanbanappar integreras med molnlagring, och de kräver inte mycket annat än att verifiera dem. Andra integrationer är ofta möjliga med vanligt använda verktyg, till exempel e-post och kalendrar. För mer otydliga appar eller för specifika automatiseringar mellan appar du integrerar kan du ofta vända dig till Zapier för att få hjälp. Zapier är en tjänst som skapar integrationer och automatiseringar mellan onlinetjänster och appar för dig utan att kräva att du har någon programmeringsfärdighet. Trello, Asana, Wrike och flera andra kanban-appar stöds av Zapier. Microsoft Planner finns inte i Zapier-nätverket.

Andra integrationsfunktioner i Planner var mindre imponerande när jag faktiskt satte dem på provet. Till exempel hade jag hoppats att genom att klicka på en knapp märkt konversation öppnar ett diskussionsforum för det styrelsen, där alla medlemmar automatiskt bjuds in. Istället visades jag till Microsoft Outlook, där mina alternativ var att utarbeta ett nytt e-postmeddelande till alla i gruppen, lägga till innehåll för alla att se via SharePoint, ladda upp filer som kan delas via e-post eller ansluta andra appar. Samarbetsappar riskerar att förlora sitt överklagande om de skickar tillbaka dig till e-post eller vad som helst gamla verktyg som inte mötte dina samarbetsbehov i första hand.

Begränsad användning

För lätt samarbete och arbetshantering får Planner jobbet gjort, men det saknas på flera områden. Det saknas några saker som jag skulle tänka på som grundläggande, till exempel en sökfält, filter och meddelanden för @ omnämnanden, samt vissa funktioner som jag bara förväntar mig i avancerade versioner av kanbanverktyg, som en uppgiftstimer och badplaner. Om du behöver en kraftfull kanban-app rekommenderar jag istället Editors 'Choice Asana, eller de andra topprankade apparna, Wrike, Volerro och Leankit. Om du redan har ett Office 365-konto som inkluderar åtkomst till Planner, och du ännu inte har bestämt om du ens behöver en kanban-app för samarbete, kan du ge det en gång, men bara om det arbete du behöver hantera är ganska lätt.