Office 2016: mer samarbete, men inte riktigt där

Det säger sig självklart att Microsoft Office inte bara är den mest populära kontorproduktivitetssviten utan också den mest kraftfulla. Produkter som LibreOffice och Corel WordPerfect är direkta konkurrenter, men är bara inte i samma klass. Istället har konkurrensen kommit från mobilappar och onlinealternativ, särskilt Google Drive / Apps, som erbjuder mer och bättre samarbete, tillsammans med fördelarna med online datalagring.

Under de senaste månaderna har Microsoft fokuserat Office för att kämpa på dessa fronter, med en ny version av sviten för iOS och Android, förbättrade webbappar, och senast, i Office 2016, en ny version av skrivbordssviten som verkar specifikt utformad för att motverka samarbetsfördelarna med dess konkurrenter. På denna front är Office 2016 endast delvis framgångsrikt; vissa funktioner fungerar bra, men många av de funktioner du vill ha är inte där ännu. Efter att ha använt den under de senaste månaderna känns det mycket som de äldre versionerna av Office - det fungerar bra och är fortfarande huvud och axlar ovanför tävlingen, men är ännu inte så samarbetsvillig som du skulle vilja vara.

Vid första anblicken verkar inte Microsoft Office 2016 vara så annorlunda än de senaste versionerna av Office. Ja, titelraden har ändrat färg, och bandstängerna och menyerna verkar ha justerats så att de fungerar bättre när du arbetar på en surfplatta (eller en maskin med pekskärm). Men de grundläggande funktionerna har inte förändrats mycket - kommandona är alla där du förväntar dig att de ska vara, filformaten är oförändrade och saker som makron och tillägg är desamma också. Som jag har använt det under de senaste månaderna, i allmänhet, har jag funnit att det fungerar bra, men det är inte en stor förändring - förrän du börjar samarbeta med andra människor.

Faktum är att de viktigaste fördelarna med Office 2016 är förbättrade samarbetsfunktioner och lite mer kontroll för IT över hanteringen av systemet. Av dessa skiljer sig samarbetsfunktionerna - som gör det möjligt för två eller flera personer att arbeta tillsammans på ett dokument - verkligen.

Tidigare versioner av Office hade några samarbetsfunktioner, men Office 2016 tar detta mycket längre, så att du kan se förändringar i ett Word-dokument omedelbart (som någon annan skriver). Även om detta är ett stort steg saknas samarbetsfunktionerna för skrivbordsversionerna av Excel och PowerPoint, även om Microsoft har lovat uppdateringar de närmaste månaderna.

Samarbetsredigering är långt ifrån en ny idé. Det är den funktion som gjorde att Google Docs sticker ut för många år sedan, och sedan dess har Microsoft lagt till ett antal samarbetsfunktioner till Office, särskilt i de webbaserade versionerna på Office Online. I dessa versioner kan flera personer redigera samma dokument, kalkylblad eller presentation samtidigt. Det är en fantastisk funktion, användbar för kalkylblad där flera personer kan ange information om olika rader eller arbeta tillsammans på ett dokument genom att redigera olika avsnitt.

Tyvärr är webbapplikationerna inte lika kraftfulla som skrivbordsapplikationerna. Online-versionerna saknar kraftfulla funktioner för formatering; jag tycker faktiskt att formateringen i komplexa dokument kan röra sig om du försöker göra ganska små ändringar i dokumentets utseende (att ändra texten är inte ett problem) och onlineversionerna saknar makron som många avancerade användare lita på i skrivbordsversionen. Det betyder inte att webbversionerna är dåliga, men de kommer verkligen inte att ersätta skrivbordsversionerna. Detsamma gäller för iOS- och Android-apparna - de gör ett bra jobb med att bevara formateringen i dina filer och är praktiskt att ha på vägen, men för allvarlig redigering och skapande av dokument är du mycket bättre på skrivbordet.

Från och med Word 2013 gjorde Microsoft några samarbetsfunktioner tillgängliga i stationära applikationer. I Word 2013 såg du en indikation på att andra människor redigerade dokumentet, men du kunde faktiskt inte se deras ändringar förrän du sparat (när de markerades).

I skrivbordsversionen av Word 2016 ser du inte bara en indikation på vem som gör ändringarna, utan du kan se dessa ändringar när de skriver. Jag testade att det fungerade ganska bra, men beroende på din anslutning är förändringarna inte alltid omedelbara.

Allt detta kräver att ditt dokument lagras i ett Microsoft-dokumentlager som OneDrive eller SharePoint. Detta kommer att vara en allvarlig begränsning för vissa människor. I många företag värdas delade filer på en traditionell filserver, och många personer använder andra tjänster än OneDrive för lagring och delning. Microsoft erbjuder lite OneDrive-lagring gratis för alla, och personer som köper produkten via Office 365-abonnemangsplanen har full tillgång till OneDrive. Jag gillar konceptet OneDrive, men jag har säkert märkt problem med synkronisering av filer mellan en PC och OneDrive; nästa generations synkroniseringsverktyg är nu i förhandsgranskningstest, och jag hoppas att detta kommer att lösa problemet snart.

Jag arbetar ofta inom ett Word-delat dokument (lagrat på en SharePoint-onlineserver) med information som mitt team uppdaterar. Vi använder den fullständiga skrivbordsversionen av Word, snarare än webbappen, eftersom formatering fungerar som vi förväntar oss att den ska göra. Jag kan se var detta kommer att fungera mycket bättre när vi kan se typändringarna i Word 2016.

Den stora nackdelen, åtminstone för närvarande, är att så långt som desktopapparna går, är detta begränsat till Word endast. PowerPoint behåller samredigeringsfunktionerna som var i 2013-versionen (och liknar Word 2013), medan skrivbordsversionen av Excel inte alls har mycket. Microsoft har sagt att framtida versioner av Excel och PowerPoint som är en del av Office 2016 kommer att få realtidssamarbete i realtid inom en snar framtid, och att dessa uppgraderingar kommer att vara tillgängliga för dem som köper Office på Office 365s årliga prenumerationsplan, men inte för dem som köper den fristående skrivbordsversionen. Under tiden fortsätter webbversionerna av apparna att erbjuda samarbete, vilket inte riktigt löser problemet. Jag har applikationer där flera personer skriver in data i en onlineversion av ett Excel-kalkylblad, men måste sedan öppna hela versionen av Excel för avancerad formatering och makron.

Word, Excel och PowerPoint

En intressant ny funktion i kärnapplikationerna heter "Berätta vad du vill göra", som dyker upp i menyraden i Word, Excel och PowerPoint. Till exempel kan du bara skriva "lägg till tabell" och det kommer att göra det eller leda dig till det traditionella hjälpsystemet. Jag tyckte att detta var ett trevligt tillskott, men det finns helt klart fortfarande utrymme för förbättringar. Till exempel har den ännu inte röstsökning (inte heller är den integrerad med Cortana på Windows 10), och genererar i allmänhet olika menyval istället för att bara göra saker åt dig.

Inom Word är en annan intressant funktion "smart lookup", som tar fram en forskningspanel med information från Wikipedia och andra webbkällor. Du klickar bara på ett ord eller välj fas och väljer sedan smart uppslag från popup-menyn (som innehåller saker som klipp, kopiera och klistra in). Tidigare versioner av Word låter dig slå upp ord genom att gå till ett separat webbläsarfönster och hade en "forskningsruta", men med 2016 är detta både bekvämare och mer självständigt.

Om du använder en maskin med en pekskärm och en pennan kan du nu lägga till en ekvation genom att rita; det är inte något jag gör mycket, men jag kan se var det kan vara användbart.

Med Excel handlar de mest märkbara förändringarna om kartläggning, med nya diagramtyper som Pareto och vattenfallsdiagram. Det lägger också till några animationer och en ny funktion som heter Prognoser. PowerPivot-funktionerna är nu inbyggda, snarare än ett tillägg, och du kan lättare publicera data till Power BI. Det här är trevligt för elanvändare och i specifika situationer, men jag antar att de flesta användare skulle bättre tjäna av några av de undervärderade funktionerna hos produkten som introducerades i tidigare versioner, som att välja ett sortiment och slå Control-Q för att få fram en snabb analys, eller välja infoga-menyn för rekommenderade diagram och pivottabeller.

Program som Google Apps, Corel WordPerfect och LibreOffice erbjuder mycket kraftfull ordbehandling i dessa dagar; de matchar inte Word, men de räcker för de flesta. För de flesta seriösa användare är Excel emellertid i en klass. Microsoft gjorde en stor affär när det lovade att Office 2016 inte skulle se några ändringar i makron eller filformat från tidigare versioner - något som är mycket viktigt med tanke på Excel's kritiska roll i många företagsinställningar.

PowerPoint verkar inte ha ändrats mycket alls, även om samarbetsfunktionerna är lovade. Microsoft innehåller ett annat, nytt presentationsverktyg som heter Sway, utformat för att skapa webbsidor som du kan bläddra igenom för att fungera som presentationer; det är intressant, men jag har inte hittat något behov ännu. På samma sätt finns det inte många förändringar i OneNote.

Outlook och andra verktyg

Outlook har fler förändringar - igen med fokus på samarbete - även om jag inte har kunnat testa dem mycket, eftersom de flesta av mina kollaboratörer fortfarande kör den gamla versionen. För affärsanvändare lägger den till en Groups-funktion som låter dig snabbt meddela ett visst team i ett koncept som verkar mycket likt Slack, och du kan visa dessa konversationer separat i en mobilapp. Det låter dig också lättare dela filer och kalendrar för teamet. Detta är ett viktigt koncept, och jag ser fram emot att verkligen se om det kommer att hjälpa till att förbättra kommunikationen.

Andra nya funktioner inkluderar att göra det lättare att skicka en länk till en OneDrive-fil snarare än att skicka den som en bilaga (något som har funnits i webbappen under en längre tid), samt en "Clutter" -funktion för företagsanvändare som samlar e-postmeddelanden att det inte tror att det är skräppost men att det kan vara lägre prioritet. Det är en intressant idé.

Medan författare är den stora nya funktionen, finns det några andra nya tillägg till sviten, särskilt för företagskunder. Dessa inkluderar bättre publicering till PowerBI, affärsintelligensverktyget som ansluter till Excel och den senaste versionen av Skype for Business. Det finns ett nytt verktyg som heter Delve, utformat för att hjälpa dig hitta viktiga dokument och dela dem, och färdplanen innehåller Office 365 Planner, ett verktyg för att hjälpa team att organisera sitt arbete, och verkar mycket enklare och lättare att använda än att försöka använda SharePoint eller fullständigt projekt, men är ännu inte tillgängligt. Hittills är det intressanta idéer, även om de inte verkar mogna nog för de flesta företag.

På företagssidan inkluderar Office 2016 förbättrat stöd för dataförlust och autentiseringsstöd för multifaktorer, liksom ett nytt distributionsalternativ som kallas Aktuell filial för företag, vilket gör att IT-avdelningar kan lansera betydande uppdateringar endast tre gånger om året, vilket ger dem mer tid att testa. Enligt denna plan kommer den första versionen av Office 2016 att utrullas till affärsanvändare i februari nästa år, med funktionerna från den första allmänna versionen plus nya säkerhetsuppdateringar.

Ska du uppgradera?

När du har en produkt som är allestädes närvarande som Office är den verkliga frågan för de flesta användare om uppgraderingen är värt det eller inte. Om du bara behöver grundläggande redigering kommer de gratis mobilversionerna eller ett alternativ som LibreOffice eller Google Apps att tjäna dina behov; de är inte lika kraftfulla, men de är verkligen billigare. Om du bara är en enskild Office-användare som sällan delar filer finns det bara inte så mycket i den här versionen; du kommer förmodligen inte att märka någon stor skillnad över att behålla ditt befintliga Office. Med Office 365-abonnemangsmodellen får du den uppdaterade versionen plus OneDrive-lagring, men den gamla engångsköpmodellen kan vara billigare om du inte behöver de nya funktionerna.

För små företag kommer de extra samarbetsfunktionerna att vara trevliga, men återigen är många av dem inte helt bakade ännu. För företag på ett företagsavtal eller prenumerationsplan är den nya versionen en mer uppenbar uppgradering, men jag kan säkert se argumentet för att jag väntar tills några av kinks i Word-samredigering är utarbetade, eller tills Excel får dessa funktioner.

Min kärnpunkt är att Office förblir det kraftfullaste programmet i sin kategori, och det verkar pekas i rätt riktning, men jag önskar att några av de nya samarbetsfunktionerna var lite mogenare än de är i den här utgåvan.

Mer information finns i PCMags granskning av Office 2016.