Onpay granskning och betyg

Molnbaserad lönetjänst OnPay ändrades avsevärt före vår senaste granskning, och nu har den lagt till ännu mer funktionalitet och flexibilitet. Webbplatsen är en komplett lönelösning, vilket gör det möjligt för chefer att skapa omfattande medarbetarregister och köra obegränsade lönelistor per månad. Den levererar flera anpassningsbara rapporter och hanterar beräkning och betalning av alla löneskatter. Nya funktioner inkluderar en instrumentpanel för att spåra konversationer om PTO, ett dokumentvalv, elektroniska dokument ombord och ombyggda medarbetarportaler. Bristen på en dedikerad mobilapp gör det dock svårt att utföra lönearbeten på distans, och dess användarupplevelse är inte lika bra som Editor's Choice Gustos.

Prissättning och installation

OnPay har behållit sitt tidigare pris på en lägenhet på $ 36 per månad plus $ 4 per anställd per månad, vilket landar det precis mitt i de platser vi granskade. Patriot Softwares fullservicelön har ett baspris på $ 25 per månad ($ 10 om du är villig att lämna in och sätta in dina egna skatter), plus $ 4 per anställd per månad. Fyrkantig lön, å andra sidan, är $ 29 per månad, plus $ 5 per anställd per månad. Gusto startar 39 dollar per månad plus 6 dollar per anställd per månad. QuickBooks fullservice är den dyraste på 80 dollar per månad plus 4 dollar per anställd per månad.

Setup är den mest arbetsintensiva och svåra delen av att använda en löneapplikationsapplikation för små företag. Det finns inte bara hundratals detaljer att ange, utan noggrannhet är också absolut kritisk. Det arbete du gör här har en enorm inverkan på dina anställdas försörjning, uppenbarligen, liksom deras tillgång till företagsfördelar. Dessutom ser finansiella byråer inte vänligt på förseningar, felaktiga eller saknade betalningar.

Om detta gör dig nervös eller bara låter som för mycket arbete, kan du få hjälp genom att kontakta OnPay och låta en lönsexpert där göra den första datainmatningen - utan kostnad. I själva verket kommer OnPay att skriva in tidigare lönedata (en uppgift som kan vara mycket tidskrävande), och företaget erbjuder en fullständig noggrannhetsgaranti. Om någon av dessa historiska data matas in felaktigt tar OnPay det fulla ansvaret.

Om du väljer att göra installationen själv kan du dra nytta av OnPays femstegs installationsguide som infördes förra året. Du måste först ange grundläggande information om ditt företag, inklusive kontaktinformation, officiell information, bankruttning och kontonummer. Om detta inte är klart och noggrant kommer du inte att kunna gå vidare med installationen.

Installationsprocessen tar dig igenom fem steg i följd. Först lägger du till lönescheman (varje vecka, varannan vecka, varje månad och så vidare). Du kan skapa flera scheman om du vill, och du kan också betala anställda på olika scheman. Detta är mer flexibelt än vad Gusto erbjuder. Därefter lägger du till företagets arbetsplatser. Därefter går du vidare och bygger medarbetarprofiler, vilket är en av de mer besvärliga uppgifterna i installationsprocessen.

Du har två alternativ här: Du kan antingen skapa hela posten själv eller bjuda anställda att ange sina egna - naturligtvis exklusive detaljer för kompensation. Patriot Software och andra erbjuder liknande alternativ. Skärmen Ny anställd visar sju flikar; genom att klicka på var och en kommer du till en annan skärm för datainmatning för att ge information om kompensation, skatter, avdrag och policyer för ledighet. Anställdedokument lagras nu också här, inklusive alla dokument, som W-2-formulär, som anställda har skickat in elektroniskt.

Medarbetarsteget är det mest involverade: Det täcker mycket mark. Här definierar du periodiseringspolicyer, till exempel hur många timmar anställda måste arbeta för att tjäna PTO, sjuktid osv., Såväl som vilka betalningsobjekt du använder (inklusive vanliga timmar, lön, övertid och bonus). OnPay stöder anpassade fält här och på andra håll på webbplatsen - många av dem. I själva verket erbjuder det fler av dessa än konkurrenterna gör (de som erbjuder någon alls).

Du kommer också att spendera mycket tid på att ställa in dina avdrag - främst sjukförsäkringen och pensionsplanerna du erbjuder. Du kan också definiera andra typer avdrag, inklusive garneringar. OnPay fungerar som en försäkringsmäklare som hjälper dig att välja och ställa in anställdas försäkringsförmåner - hälsa, tandläkare, liv och funktionshinder. OnPays team kommer även att göra forskning åt dig och generera offert.

Inställningarna för löneskatt är nästa. Du måste ange några detaljer här, inklusive ditt arbetsgivaridentifieringsnummer (EIN) och information om lönelistan, men OnPay hanterar alla beräkningar och betalningar som krävs av dina skattejurisdiktioner. Detta blir standard för löneapplikationer för småföretag. Alla webbplatser som jag har granskat erbjuder denna tjänst, med tre undantag. Intuit Enhanced Payroll fyller i önskade formulär, men lämnar det åt dig att faktiskt arkivera dem. Patriot Software erbjuder en $ 10 per månad Grundversion som saknar detta steg och Workful är ännu inte omfattande inom detta område.

När du har slutfört installationsguiden är du redo att köra en lönelista, såvida du inte vill integrera dina lönedata med QuickBooks Online, desktop QuickBooks, Xero (OnPay är en certifierad apppartner med Xero) eller något annat av produktivitetsapplikationer. Webbplatsen erbjuder kraftfull kontokartläggning, som hjälper dig att ställa in din lönelista på ett sätt som överensstämmer med kontostrukturen för din bokföringsapplikation. Alla webbplatser vi granskade erbjuder inbyggda anslutningar till relaterade applikationer, men SurePayroll har länkar till de mest redovisningslösningarna.

Använda instrumentpanelen

Du kan inte återgå till den här installationsguiden när du har slutfört den, men du kan alltid redigera dina inställningar genom att klicka på Inställningsikonen i det nedre vänstra hörnet av den vertikala navigationsrutan. Detta öppnar en lång lista med preferenser och andra dataskärmar i områden inklusive Kontoinställningar, Lönelöner och Löneavdrag.

Du klickar på den övre knappen i rutan för att komma till instrumentpanelen. Det övre horisontella fönstret på den här skärmen visar summan för alla element i din senaste lön (Löner, Arbetsgivarskatter, Avdrag osv.) - eller för någon annan period - i en färgglad, interaktiv linjediagram. En länk här tar dig till en linje-för-rad uppdelning av lönen, som du kan öppna i Excel eller spara som en PDF. Knappar som representerar senaste lönekörningar och kommande lönedagar visas också på instrumentpanelen.

På denna sida finns också en lista över länkar till ofta använda skärmar. Klicka på länken + Lägg till löneskema för att ange ett namn och välj en lönefrekvens för varje typ av lönekörning du planerar att genomföra. Du har möjlighet att skapa flera lönefrekvenser om du behöver (varannan vecka, varje månad och mer). Nedan finns länkar till ofta åtkomna skärmar som anställda poster, ny lönekörning och skatteregistrering. Gustos instrumentbräda täcker mindre mark men innehåller ett verktyg som OnPay kan använda: en uppgiftslista.

Utmärkt användarupplevelse

Lönen kan vara en besvärande, detaljtung process utan den extra bördan av en förvirrande, oattraktiv webbplats som stöder den. OnPay ger en utmärkt användarupplevelse som inte kommer i vägen för eller försämrar verksamheten. Dess användargränssnitt och navigationsverktyg genomgick några stora förändringar förra året, och webbplatsen är nu ännu snabbare än tidigare. Det tenderar fortfarande att spridas och ibland kräver överdriven rullning, men det är en mycket sammanhängande, användbar och ren plats.

Navigering drivs av sex ikoner i det vänstra vertikala verktygsfältet. Om du klickar på instrumentpanelen kommer du alltid tillbaka till hemskärmen. Den andra navigeringslänken öppnar länkar till medarbetarinformation, med ytterligare länkar för justeringar vid slutet av året, nya anställda och ett timmars kalkylblad. Nytt i år: OnPay delar nu upp arbetsskärmar för entreprenörer så att du kan hantera dem separat från anställda. En ny tidslinje som visar senaste aktivitet varnar dig för eventuella ändringar som gjorts i posten.

Du klickar på den tredje ikonen för att köra en lön. OnPay delar upp denna process i fyra sekventiella steg. Du klickar på var och en av de färgade flikarna högst upp på skärmen för att gå vidare till nästa. Den fjärde länken öppnar din lista över rapporter. Dessa delas ganska jämnt mellan lön och förmåner. Du kan anpassa var och en av flera filter, visa dem direkt på skärmen och öppna dem i Excel eller som PDF-filer.

Den femte länken tar dig till HR-verktyg. Dessa inkluderar dokumentlagring (anställda och entreprenörer kan nu slutföra sina nya hyresdokument online) och time-off-verktyg. Skärmen för anställdas tid av visar information om vem som är ute på kontoret nu och vem som snart kommer. Nedanför finns en tabell med en post för varje anställd som visar begärd ledighet (som du kan godkänna eller avslå) och de begäran under process, samt en historik. OnPay erbjuder nu möjligheten att ha online-konversationer mellan anställda och administratören för att ta hand om detta personalelement. Och den sjätte fliken i verktygsfältet tar dig till alla webbplatsens inställningar.

Kör lön

OnPay hanterar lönekörningar mycket som konkurrenterna gör. Du väljer de anställda du vill betala från listan som visas på den första skärmen i den här fyrstegsguiden. Därefter anger du arbetade timmar för varje betalningstyp (om någon har ändrats sedan den senaste lönekörningen), inklusive PTO. Gusto kräver en extra skärm för den senare. Enter Hours-skärmen är ganska flexibel. Du kan redigera medarbetarinformation; lägga till, ordna om eller ta bort betalningsobjekt; och lägg till eller åsidosätt befintliga nummer. Du kan också ställa in nya anpassade betalningstyper.

Efter en snabb, automatisk beräkning, flyttar OnPay till sidan för översyn av lönen, som visar varje anställds bruttolön, källskatter, arbetsgivarskatter och avdrag. Den sista sidan här berättar hur mycket som kommer att dras från ditt företagskontrollkonto och när. Klicka på Godkänn lön så är du klar, förutom att ladda ner och skriva ut några kontroller om det behövs. OnPay tar hand om att beräkna och skicka in alla nödvändiga löneskatter, något de flesta konkurrenter också gör.

Mobil åtkomst, Portaler för anställda

OnPay erbjuder inte en separat mobilapp, utan tillåter snarare åtkomst via en mobil webbläsare med hjälp av responsiv webbplatsdesign. Navigering är enkel: Verktygsfältet är alltid tillgängligt genom att klicka på en länk längst upp på skärmen. Både Android- och iOS-smarttelefonversioner replikerar skrivbordsupplevelsen delvis, även om vissa skärmar måste visa data vertikalt snarare än horisontellt, och vissa alternativ och data saknas. Det fungerar bra för vissa delar av webbplatsen, som instrumentpanelen och vissa sidor i medarbetarregistret och lönekörningen. Men på vissa skärmar var texten och siffrorna för små och lätta att läsa. Endast tre rapporter är tillgängliga och få inställningar. Jag tyckte att det var svårt att köra en lön på en smartphone på grund av detta.

Liksom tävlingen stöder OnPay anställdes portaler. Arbetare kan logga in på en separat webbplats för att se sina nuvarande och historiska lönedata; få tillgång till medarbetares dokument; ändra personlig information; och kommunicera med löneadministratören om begäran om ledighet. Det här är livstidskonton - anställda kan komma åt dem även efter att de har lämnat företaget.

OnPay har några andra anmärkningsvärda funktioner. Det erbjuder nu sex användarbehörighetsnivåer, som nyligen har lagt till en global vy för revisorer. Rapporter kan anpassas med flera filter och sparas för senare användning, även om de inte är omfattande eller så flexibla som vad du hittar i Sage Payroll Essentials Plus. OnPay erbjuder gratis telefon-, chat- och e-posthjälp måndag till fredag ​​och har lagt till brådskande e-poststöd på helgen. Dess KnowledgeBase online har förbättrats kraftigt sedan vår senaste recension med tillägget av 100 nya artiklar. Förutom att erbjuda mycket mer vägledning innehåller det skatteinformation för alla 50 stater.

Få klagomål

Mobil åtkomst åt sidan, det finns lite negativt att säga om OnPay. Det är snabbt och dess förbättrade användarupplevelse och nya funktioner gör processen ännu trevligare och förståeligare än den var tidigare. Den gör allt som en lönearbetsplats ska göra, och den gör - för det mesta - enkelt och väl. Prissättningen är transparent utan extra avgifter förutom att lägga till anställda. Det är ganska överkomligt för små företag, men dess arbetarkapacitet och back-end bokföringsanslutningar och behandling är bättre än de flesta. Dess förmåga att köra obegränsade lönelistor - och att stödja upp till 100 anställda enkelt - bör göra det tilltalande för ett mer avancerat sortiment av småföretag än sina konkurrenter.

Gusto går dock ut på OnPay för att få vårt Editors 'Choice-märke igen i år. Dess användarupplevelse är den bästa av de vi testade. Det känns som ett sammanhängande, välstrukturerat system. Det använder ett enkelt språk överallt, till exempel i rapporttitlar och löneförhandsvisning, vilket är lättare att förstå än OnPays. Gusto erbjuder också en uppgraderingsväg för växande företag eller de som helt enkelt behöver mer flexibilitet och stöd.

För fler recensioner av finansiella tjänster för dig själv och ditt lilla företag, titta på våra sammanfattningar av de bästa online-bokföringstjänsterna och skatteprogramvaran.