Papertracer granskning och betyg

PaperTracer (som startar för $ 15 per användare per månad) är byggd för att täcka dokumenthanteringsbehov för företag (som börjar på $ 15 per användare per månad) och är en förnuftig och djupt anpassningsbar lösning byggd kring förberedelser, fångst och hantering av dokument. Granulerad kontroll och flexibilitet vid hantering av dokumentmetadata gör det till en kapabel dokumenthanteringslösning. PaperTracer går utöver lagring av dokument och ger användare verktyg för att samla in och spåra data. Samarbets- och delningsfunktioner kommer inte till kort och prissättningen kan snabbt ballong om lagringskapaciteten ökar. PaperTracer faller rätt bakom våra Editors 'Choice-vinnare Ascensio System OnlyOffice och Microsoft SharePoint Online i vår DM-programöversikt för sin brist på dessa områden.

Användare, roller och säkerhet

Ur en IT-administratörs perspektiv innebär utvärdering av alla DM-system att vara uppmärksam på säkerhet, eftersom svag säkerhet inte bara kan leda till förlorade data utan också kunna utsätta organisationen för kränkningar när det gäller förordningar, branschstandarder eller företagspolitik. De flesta av de företagsfokuserade DM-system som vi granskade i denna sammanfattning, inklusive inte bara våra Editors 'Choice-vinnare utan också Adobe Document Cloud Standard, ägnar stor uppmärksamhet åt säkerheten av dessa skäl.

PaperTracer uppfyller säkerhetskraven för de flesta företag på grund av ett brett utbud av säkerhetskontroller. Det mest önskvärda bland dessa är användar- och grupphantering, session timeout och lösenordslängd (men lösenordens komplexitet är inte konfigurerbar). PaperTracer-systemet överensstämmer med HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act), med permanent registrering av all dataåtkomst. Systemet har 2048-bitars krypteringsmiljö, använder säker användarautentisering och har förmågan att producera en fullständig granskningsspår av all datatillgång, uppdateringar och routing.

Behörigheter inom PaperTracer är på samma sätt robusta. Administratörer har möjlighet att kontrollera användare eller gruppåtkomst till en avdelning eller genom enskilda datafält. Användare har åtkomst och kan visa eller lägga till / redigera rättigheter på en granulär nivå. Det är också möjligt att hantera behörigheter för specifika poster, som effektivt åsidosätter behörigheter tilldelade den posten tidigare med andra metoder.

Förutom de omfattande behörighetsfunktionerna erbjuder PaperTracer rapportering inriktad på att säkerställa en lämplig säkerhetsställning. Åtkomstrapporten identifierar behörigheter tilldelade olika resurser, såväl som den åtkomst som är tillgänglig för enskilda användare och grupper. Revisionsloggfunktionen kan användas för att spåra olika åtgärder som utförs inom en viss tidsperiod och / eller av en specifik användare. Poster som rör visning eller routing av dokument kan döljas för att minska mängden data som ska siktas igenom. Idealt kan dessa granskningsdata exporteras till antingen en PDF- eller Microsoft Excel-fil, men den här funktionen är inte tillgänglig.

Det handlar om uppgifterna

En annan viktig egenskap hos PaperTracer är förmågan att anpassa metadatafält i exceptionellt hög grad. Där andra dokumenthanteringssystem låter dig anpassa dessa fält, hanterar PaperTracer dessa fält som ett traditionellt databassystem, så att du kan definiera fälttyp, automatiska värden (baserat på parametrar, tidsstämplar eller användaren som utför en åtgärd), potentiella värden i formen av en värdelista och till och med konfigurera fält efter behov eller skrivskyddad. Fält kan också grupperas för att visa användaren en tabulerad datainmatningsvy och kan konfigureras som med en hierarki för dem, så att om ett visst värde väljs kommer ytterligare fält att göras tillgängliga.

PaperTracer har också datahanteringsfunktioner som går utöver konfigurering av anpassade fält. För det första är rapporteringsfunktionerna i linje med vad du kan förvänta dig av ett datahanteringsverktyg och erbjuder en hel del anpassning när det gäller vilka fält som används för visning, filtrering, sortering och gruppering. Vidare kan chefer utföra bulkimport med Microsoft Excel eller massförändringar med hjälp av bulkredigeringsverktyget, som låter dig hitta poster som innehåller ett fält med ett visst värde och uppdatera dessa fält individuellt eller alla samtidigt. Lägg till dessa dataplattformfunktioner tillsammans och många företag kan använda PaperTracer, inte bara för att hantera dokument utan för att hantera alla deras datainsamlingsoperationer.

Ett fokus på kontrakthantering

Kontrakthantering har i sig allvarliga juridiska konsekvenser och är vanligtvis en noggrant bevakad affärsprocess när det gäller inte bara säkerhet utan också arbetsflödesintegritet och integration. PaperTracer har en kapacitet för att skapa ett kontrakt för att effektivisera förhållandet mellan upphandlande och dokumenthantering.

PaperTracer-funktionen för kontraktförfattare kan aktiveras av en administratör och använder admin-definierade mallar med kontraktssektioner och klausuler, som var och en kan förpopuleras med ett gemensamt språk som tillhandahålls av företagets juridiska team. När dessa avsnitt och klausuler har byggts ut, är de kopplade till en eller flera kontraktstyper. Dessa avtalsmallar kan byggas med hjälp av användarinmatningsfält, som låter användare snabbt fylla kontraktet med relevant information, antingen från fält i PaperTracer eller genom manuell inmatning.

Användare med lämpliga behörigheter kan initiera ett kontrakt, fylla i datafält som matar kontraktsspråket, med tillämpliga avsnitt och klausuler, såväl som ordförslag som är specifika för kontraktets avsikt. När ett avtal har skrivits inom PaperTracer kan det sedan dirigeras för godkännanden och signaturer som alla andra dokument. Detta kan vara en manuell process, utlöst av användaren, eller ett arbetsflöde kan integreras, samordna med användare både internt i organisationen eller externt.

Prissättning och kapacitet

PaperTracer finns i två utgåvor: Express och Enterprise. Express-utgåvan är inriktad på små till medelstora företag (SMB) och prissätts baserat på val av arbetsflödesmall, användare och lagring. Varje arbetsflödesmall har en kostnad på $ 30 per månad och inkluderar branschalternativ som kapitalförvaltning, klinikhantering, anställda ombord, kontrakthantering och advokatkontorshantering. Användare är ytterligare $ 15 varje månad per användare och lagring är $ 25 per gigabyte (GB) varje månad.

Enterprise-utgåvan innebär ett mer praktiskt tillvägagångssätt för implementering, med PaperTracer som hjälper ditt företag att anpassa arbetsflödet, importera data och göra systemet redo att köras. Prissättning för denna utgåva beror på dina affärsbehov, men ett exempel på offert som vi fick inkluderade installationskostnader på $ 2 000 för initial installation och licensiering, $ 1 000 för administratörsutbildning och 30 dagars support efter behov samt ytterligare $ 300 per månad för 3 GB av värdlagring, fem interna användare och obegränsade externa användare.

Det finns verkligen en marknad för PaperTracer, särskilt bland företag som letar efter ett system för att fånga data, inte bara dokument. Men PaperTracer kostnad är verkligen något att tänka på, särskilt om dina lagringskrav kommer att vara en viktig faktor. Nedersta raden: Se till att kartlägga dina behov noggrant efter PaperTracer-kapacitet innan du köper. Om de står i linje, är detta en solid lösning. Men om dina behov är mer mainstream, kanske du vill fortsätta titta.