Tryck för noll e-post

Innehåll

• The Push for Zero Email
• Kommunikation Sans E-post

2011 uttalade Thierry Breton, VD och ordförande för det franska baserade Atos, det djärva uttalandet att han planerade att utrota företagets e-post inom tre år. Idén väckte lika mycket kontroverser som utmärkelser. Nu har de tre åren gått. Så hur gjorde företaget det?

Jag fick kontakt med Marc Bovens, Zero Email Global Program Manager på Atos, per telefon för att ta reda på om företaget slog sitt märke. Bovens förklarade att drivningen mot noll e-post faktiskt var en del av ett större fokus på anställdas välbefinnande. Människor på Atos (som nästan alla andra som sitter framför dataterminalen hela dagen) kände sig överväldigade via e-post, eller mer exakt, av den informationsöverbelastning som e-post orsakar.

Atos är ingen liten start. Företaget har mer än 76 000 anställda i 52 länder. Atos är ett internationellt IT-tjänsteföretag som arbetar med ett expansivt utbud av företag - allt från bankindustrin till försvar och säkerhet. Hur får du alla dessa människor, med ett enormt utbud av arbete som de utför, från att kommunicera med varandra via e-post?

Jill Duffy: Det var 2011 då Atos meddelade målet att bli av med all intern e-post inom tre år. Det treåriga märket har nu gått, och jag undrar: Hur går det?

Marc Bovens: Treårsperioden avslutades tidigare i år i februari. Vi har verkligen uppnått några viktiga milstolpar för programmet, det viktigaste som handlar om överbelastning av information.

Vi har redan publicerat och kommunicerat att vi har uppnått en minskning av e-post med 60 procent. Och naturligtvis kompenseras detta genom att arbeta på ett annat sätt och använda en ny uppsättning verktyg bredvid Outlook för e-post.

JD: Kan du berätta om några av de verktyg som du använder?

MB: Ja. Det är en kombination av verktyg. Vi kallar det ZEN: Zero Email Network. Det är faktiskt en implementering av Microsoft SharePoint, i kombination med Lync [ett online-kommunikationsverktyg från Microsoft], kombinerat med en mjukvara som heter BlueKiwi, som är ett företag som vi förvärvade 2012. Det tillhandahåller det sociala nätverket.

Uppenbarligen är dessa tre väl integrerade. Från ZEN-BlueKiwi-plattformen har vi till exempel integrerat Lync för närvaro. Människor kan klicka på vilken bild som helst och starta snabbmeddelanden eller starta ett samtal via internet. Vi har en bra integration mellan samhällen och SharePoint-webbplatserna så att människor enkelt kan ansluta sig till BlueKiwi-samarbetsgemenskapen.

För att ta itu med frågan om vad som var faserna [med utrullning för noll-e-postplanen], ägde vi det första året mycket tid åt det vi kallar "e-postetikett." Vi började också utbilda våra ledningsgrupper.

JD: När du säger "e-postetikett", menar du när det är lämpligt kontra när det är olämpligt att använda e-post för kommunikation?

MB: Rätt. På ett positivt sätt ville vi motivera människor för att prata ansikte mot ansikte, till exempel när det passar bäst. Vi hade en kraftig ökning av Lync-antagandet. Folk började verkligen använda snabbmeddelanden, men också applikationsdelning och videokonferenser via Lync. Det var verkligen en förändring i beteende genom att använda rätt verktyg för rätt applikation.

JD: Hur tror du att det har förändrat företagets kultur?

MB: Det har varit lättare att bli mycket mer kundcentrerad. Atos är, som ni vet, ett riktigt stort företag. Vi har vuxit mycket genom åren genom förvärv. Vi är fokuserade på vad vi kallar återkommande intäkter, så långsiktiga kontakter. Denna [övergång till att använda andra kommunikationsverktyg] har verkligen fått en ny nivå till kundfokus. Varför? Eftersom det är så enkelt nu för människor att inrätta kundgrupper och att ha teamwork över hela världen för att möta kundens utmaningar i samhället. Tidigare, via e-post, skulle du få ett onödigt antal e-postmeddelanden, till exempel orsakade av att människor inte arbetar helt tillsammans. Så det är ett viktigt resultat av detta program.

Den andra är att vi har gjort Atos liten igen. Det enkla faktumet att du har en lista med profiler som människor upprätthåller i företagets sociala nätverk, naturligtvis i kombination med Lync-närvaron, gör det så mycket lättare att hitta dina kamrater att starta en diskussion eller att gå med i ett samhälle som du tror är intressant. Så det gör Atos liten, och det bygger förtroende.

Vi har många experter inom olika domäner, men de är spridda över hela världen. Det är lättare för människor att arbeta tillsammans när man har lite förtroende för förhållandet, lite förstår varandras expertis och kan arbeta tillsammans mycket lättare. Det har väckt tillbaka detta - och kanske är jag för melankolisk - men det har fått tillbaka den mysiga känslan av ett företag där människor kan arbeta tillsammans. Det är inte något du kan göra med bara e-post eller bara SharePoint.

Det är verkligen resultatet av hur vi har gjort det, vilket fortfarande är ganska unikt. Många företag har startat initiativ för socialt samarbete. De gör en pilot. Sedan gör de en ny pilot, och de försöker utvidga den till att slutligen hamna med företagsomfattande adoption. Men vi har gjort det annorlunda. Vi tillbringade verkligen mycket tid i början för att förklara för människor att vi måste ändra vårt samarbetsbeteende, att vi till exempel behöver för att chefer ska ändra sin ledningsstil.

Vi har ett stort utbildningsprogram för chefer att förstå fördelarna med samarbete och för dem att också arbeta smartare i detta sammanhang för att arbeta tillsammans i samhällen i företagets sociala nätverk.

JD: När du bestämde dig för att minska den interna e-posten - och jag är glad att höra 60 procent; det är ett riktigt imponerande nummer - vad var den ursprungliga drivkraften att göra detta?

MB: Det var vad vi kallar program. En av Atos ambitioner är att gå upp i rankningen för att vara en utmärkt plats att arbeta genom att spendera tid och uppmärksamhet på vad som behöver förbättras baserat på de input och feedback vi får från våra anställda.

Vid den tiden fick vi verkligen starka signaler om att e-post blev ett problem - eller kanske inte "e-post" men överbelastning orsakad av e-post.

Alla dessa missbruk av e-post resulterade i att människor var mycket obekväma. Mängden tid som människor spenderade på e-post närmade sig i några av våra team 30 eller till och med 40 procent av företagstiden!

Kombinerat med det faktum att vi började ställa alla typer av frågor som "Tror du att det här är bra tid?" eftersom det kanske inte är ett problem att vi lägger 40 procent av vår tid på att arbeta med e-post, och sortera e-post och reagera på e-post. Men i allmänhet betraktades detta som mest produktivt.

Så här är vi, ledningen av ett stort företag, och dina anställda förklarar att 40 procent av vad de gör är tveksamt när det gäller värdet för företaget.