Bli organiserad: 7 enkla tips för att äntligen bli papperslösa

Hur många pappersstycken finns på köksbänken, matbordet eller någon annan plats där de inte hör hemma? Hängs du på kvitton om du behöver dem igen? Finns det en bunt papper från veterinären som du förvarar om du behöver komma ihåg exakt vilka mediciner ditt husdjur tog för tre år sedan? Allt det papperet sitter där och väntar på en tid då du kan hantera det, vad det än betyder. (Det betyder att titta på varje sida och sedan skjuta dem alla i papperskorgen.) Det är dags att bli av med papperet och alla skyldigheter som uppstår tillsammans med det. Det är dags att bli papperslös.

Jag har varit pappersfri i nästan ett decennium. Med pappersfri menar jag inte att det finns noll pappersstycken i mitt liv. Jag behöver naturligtvis fortfarande mitt pappersfödelsecertifikat och jag använder en liten anteckningsbok för papper som jag tar. För det mesta hänger jag dock inte på papper. Istället skannar jag viktiga dokument till en lagringstjänst och förvarar digitala anteckningar i en anteckningsapp. Jag skriver också min uppgiftslista och inköpslistan i min telefon, och jag kopplar restaurangerrekommendationer till en online-karta. Det finns många enkla sätt att ta bort papper från ditt liv.

Att gå digitalt är enkelt. Den hårda delen är inte att låta papper börja krypa in igen. Om du är redo att bli av med det mesta av pappret i ditt liv, här är vad du behöver veta för att komma igång och för att hålla det uppe.

1) Glöm ordlistan

Det kanske låter motsägelsefullt, men det första steget i att gå papperslöst är att glömma allt pappersbehov du redan har samlat och istället fokusera på de nya vanorna du behöver anta för att bli papperslösa från och med nu. Se inte bakåt: Anta en framåtriktad strategi.

Du kommer till dina befintliga pappershögar en dag - eller inte. För tillfället, låt inte dessa papper hålla dig tillbaka. Att behöva hantera en orderstock kan känna sig överväldigande, och när människor känner sig överväldigade, skjuta de upp. Så glöm det nu. Försök istället för att se till att eftersläpningen inte blir större.

2) Få dessa fem appar

Det finns fem appar eller tjänster du behöver för att bli papperslös. Dom är:

• en att göra-lista-app,
• en skanningsapp,
• en online lagringstjänst, där du placerar dina digitala filer (mer om detta på ett ögonblick),
• e-signaturverktyg (Adobe Acrobat är ett bra exempel) för att signera digitala dokument utan att skriva ut dem, och
• en dokumentleveranstjänst för att skicka officiella dokument utan att skriva ut dem.

Se mina rekommendationer för varje typ av app här.

3) Välj en lagringsservice

Låt oss gräva lite mer på den tredje appen, en lagringstjänst, eftersom den är mer komplicerad än de andra. Lagringstjänsten är där du kan behålla digitala versioner av dina pappersdokument.

Helst vill du ha en lagringstjänst som gör dina filer tillgängliga oavsett var du är och säkerhetskopierar dem. Ett alternativ är att använda en online lagrings- och fildelningstjänst, till exempel Dropbox eller Microsoft OneDrive.

Ett annat alternativ är att använda en tjänst som är utformad speciellt för personer som vill bli papperslösa. Neat och FileThis är två exempel. De har specialverktyg för personer som blir papperslösa, till exempel förmågan att automatiskt märka och märka dokumenttyper som det känner igen, till exempel skatter. FileThis har också en "hämta" -tjänst som automatiskt kopierar viktiga dokument som den hittar i ditt e-postkonto.

Oavsett vilken tjänst du väljer, välj en och håll fast vid den så att du kan lägga alla dina digitala dokument på ett ställe.

4) Registrera dig för e-postmeddelanden och digitala betalningar

Om du fortfarande får pappersräkningar och uttalanden kan du registrera dig för att få dem via e-post istället vart du kan. Om du fortfarande skickar checkar regelbundet, se om du kan byta till att göra betalningar online istället.

Även om verktygsföretag och banker har hedrat digitala betalningar i flera år, är de sista anläggningarna som inte alltid accepterar dem hyresvärdar och förvaltningsföretag. Om du sitter fast i den här situationen kan du försöka förklara att de får sina pengar snabbare och mer pålitligt när de accepterar digitala betalningar. Även de minsta företagen kan acceptera direkta banköverföringar utan några få eller inga avgifter. När du kan betala alla dina räkningar digitalt snarare än med checkar och kuvert, kommer du ett steg närmare att vara papperslös.

5) Skanna och strimla

Nu är det dags att börja utveckla nya vanor. Skanning och strimling eller återvinning är det du förmodligen gör mest. Jag föredrar mycket att skanna med en mobilapp, men du kan också använda en stationär skanner eller skanningsfunktionen på en multifunktionsskrivare.

Gör en regel för dig själv som går något så här: När jag får ett nytt papper som jag behöver digitalisera använder jag min telefon för att genast skanna den och placera sedan papperet i återvinnings- eller rivningshögen. Bättre ännu, kassera det direkt i maskinen. Varför vänta?

Att tvinga dig själv att följa den vanan kan vara svårt. "Jag har inte tid att skanna det här just nu", kan du säga. Öva din nya vana genom att skanna ett dokument eller två från din orderstock, bara för att prova det. Hur lång tid tar det? Vilken app använde du? Du kanske också upptäcker att skanning av dokument i naturligt ljus går smidigare än att göra det med inomhusbelysning. När du väl har fått en känsla för hur du gör det och hur mycket tid det tar kan du ha en lättare tid att följa igenom.

6) Utveckla andra arbetsflöden

Skanning och strimling är ett arbetsflöde. När du blir bekväm med din papperslösa livsstil kommer du att upptäcka att du behöver fler arbetsflöden för andra situationer.

Här är ett exempel: När du köper en ny produkt kan du ta bilder av ägarmanualen, kvitto, garanti och serienummer eller annan relevant information. Ladda upp dessa bilder till din lagringstjänst och bli av med de främmande papperet.

Ett annat arbetsflöde du kan skapa är att spara en hög med papper som du tycker att du bör strimla men inte är säker just nu och sedan gå igenom dem på en dedikerad dag. Välj tid och datum, vare sig varje lördag eller den första söndagen i månaden, och använd den tiden för att rensa din stack.

Ibland kanske du vill skanna papper samtidigt som du behåller originalen, när det gäller försäkringscertifikat, husägarens dokument och så vidare. Genom att digitalisera dem skapar du en säkerhetskopia och ser till att du har tillgång till informationen de innehåller, även om du inte kan få tag på originalet.

7) Tänk inte på det

Det finns några dokument som du kommer att ifrågasätta om du vill behålla originalen eller digitalisera och strimla dem. När du står inför ett tufft samtal, tänk inte på det. Att vara papperslös bör göra ditt liv enklare och enklare - inte mer stressande. Lägg i originalet i en mapp, dragspärr eller arkivskåp. Ingen kommer att ta och ta bort ditt Paperless Club-kort om du hänger på några papper.

Medicinska journaler är svåra, eftersom du bara ska digitalisera och lagra dem elektroniskt om du har ett HIPAA-kompatibelt system. Du kanske bestämmer dig för att helt enkelt hämta dem i en mapp eller ett dragspärrbindemedel och sila igenom det en gång om året för allt som är redo att kasta.

Som sagt, häng inte på eller bry dig om att digitalisera papper som inte har något syfte. Om du är den person som flitigt hänger på papper och tror att du gör det ansvariga kan det känna läskigt att strimla och återvinna något . Men kommer du någonsin att behöva kvittot för en smörgås eller en förklaring av förmånsförklaringar från två år sedan? Strimla dem och släpp det.