Biträdande granskning och betyg

Med information om anställda och platser i systemet kan du börja skapa scheman. Biträdande erbjuder olika genvägar som gör det som är en ganska skrämmande process lite mindre smärtsam, inklusive att ladda upp scheman från Microsoft Excel eller, när du har skapat skift, använda Schema> Kopiera skift för att kopiera eller importera skift från en tidigare tidsperiod. Standardveckovyn visar ett rutnät med kalenderstil med veckodagar och positioner som ska fyllas varje dag, med en lista över alla anställda som har tillstånd att arbeta på den platsen längst ner till vänster i kolumnen. Om du klickar på "plus" -tecknet i valfri cell öppnas ett popup-fönster för att lägga till en ny skift, med rutor för att söka efter en anställd, ställa in start-, slut- och brytningstider; utse en chef och lägga till anteckningar. Nyligen lägger vice en månadskalendervy, en funktion som är standard för konkurrenter som When I Work och ZoomShift, plus ytterligare sätt att sortera anställda i schemaläggningsnätet.

Du kan också skapa nya skift genom att dra och släppa en anställd från medarbetarlistan till en tom skiftcell. Om du försöker schemalägga någon som inte är tillgänglig, som redan arbetar eller inte har behörighet för en viss position, kommer en varning att visas på deras anställdsprofil och i schemat. Vissa företag vill att anställda ska välja sina egna skift. För att skapa en öppen skift använder du Lägg till en ny skift> Skiftåtgärder> Skicka erbjudanden för att meddela några eller alla anställda som är kvalificerade att arbeta på den positionen som en öppen skift väntar på att få anspråk på. När ett schema har ställts in använder du den gula publicera-knappen i det övre högra hörnet på skärmen för att slutföra och distribuera det till rätt personal via e-post, textmeddelande, push-meddelande eller utskrift.

Programvarans schemaläggning kan ställas in för att visa mätvärden över toppen så att schemaläggare kan se hur olika alternativ för att fylla dagens eller veckans skift skulle påverka arbetskraftskostnaderna och mäta dem mot förväntad försäljning under tidsperioden. Detta gör det enkelt att fastställa det mest lönsamma bemanningsalternativet (t.ex. "Om jag sätter Pete, Laura och Sam på klockan 18.00 till midnatt, kommer mina lönekostnader att vara 50 procent av försäljningen. Men om jag sätter Jonah, Laura och Sam på samma gång kommer lönekostnaderna att vara 40 procent av försäljningen, så jag skulle bättre gå med Plan B. ").

En unik funktion i ställföreträdares schemaläggningsfunktion är en "stressprofil", som en chef kan använda för att ställa in hur många timmar en anställd kan arbeta per skift, dag eller vecka eller för att reglera timmar mellan skift. Den här typen av funktioner kan hjälpa restauranger, detaljhandlare eller andra småföretag med många skiftarbetare att begränsa hur mycket de betalar på övertid eller se till att arbetstagare inte är planerade att stänga en natt och öppna nästa (en praxis som kallas " uppbyggnad "som många anställda hatar).

Anställdas självbetjäning

På medarbetarsidan är det enkelt att checka in för arbete. Arbetare anger en PIN-kod för att logga in på sitt personliga konto och klicka sedan på en grön, röd och gul knapp som syns längst upp till höger på startskärmen för att klocka in eller ut ur en skift eller paus. Oavsett om de klockar in från sin egen telefon eller från en delad enhet som en iPad, kan programvaran ställas in för att signalera enhetens kamera att ta och lagra sin bild. Detta är en praktisk funktion för att avskräcka anställda från att stansa in för en sen kollega eller arbeta med en obehörig skift.

Anställda kan använda sina konton för att kontrollera scheman, begära skift eller ledig tid, se uppgifter som chefer har tilldelat dem eller läsa meddelanden på nyhetsflödet. Förutom att göra anspråk på öppna skift, kan de också byta skift med andra anställda (i väntan på chefsgodkännande). Om en anställd loggar in från en mobil enhet, körs vice ordförande navigeringsfält ned till vänster på skärmen och innehåller snyggt märkta ikoner för större uppgifter som kalender, nyhetsflöde och uppgifter. Schemaläggning representeras av ett stort blått "plustecken" för att arbetare kan klicka för att begära en skift eller en skiftändring. Logga in via webbversionen av programvaran och samma huvudnavigeringsfält och ikoner körs överst på sidan.

Att hjälpa anställda få åtkomst var som helst är ställföreträdarens mobil beredskap. Tjänsten är byggd för att användas på Android- eller iOS-mobila enheter, inklusive Apple Watch. Företagets tjänstemän säger 80 procent av sina kunders anställda få tillgång till det via smartphones eller surfplattor. Det är också tillgängligt som en webbaserad app. Mobilappen låter dig skapa och uppdatera anställdes scheman, dela scheman via e-post, SMS eller push-aviseringar; erbjuda eller ersätta öppna skift eller låta anställda byta skift baserat på tillgängligheten; kommunicera, övervaka och tilldela uppgifter till enskilda anställda eller till företagets hela medarbetarbas; och skapa och godkänna tidtabeller i realtid. Du kan också omedelbart exportera slutgiltiga tidtabeller till ditt företags befintliga löneprogramvara, beroende på företaget.

En mycket trevlig kapacitet som erbjuds är förmågan att anpassa ditt företags vice instrumentpanel. Kunder som väljer detta kan ladda upp sin organisations logotyp och välja mellan ett färgtema som överensstämmer med deras egna varumärkessäkerheter för att ge anställda en jämn upplevelse över hela interna verktyg. Du kan till och med anpassa ditt företagsnamn till din vice URL.

Biträdande har dock en märkbar nackdel. Kiosken för incheckning av anställda på iPad är tillgänglig på spanska och sju andra språk, vilket är användbart för företag med stora populationer av icke-modersmål i engelska. Nackdelen är dock webbplatsen och mobilappar är inte tillgängliga på alla dessa språk.

HR-ledning "Lite"

Schemaläggning är ställföreträdares starka kostym, men tjänsten inkluderar neddragna versioner av annan kärn-HR-teknik som är lämplig för företag med 50 till flera tusen anställda. En del av denna teknik inkluderar onboarding, timescheman och ett nyhetsflöde som kan ersätta e-postkommunikation. Kunder kan använda programvarans öppna API för att integrera med nära 300 leverantörer som tillhandahåller tid och närvaro, lön och andra HR-tjänster, i och utanför USA (förutsatt att du är villig att investera i viss anpassad utveckling).

Biträdande tillhandahåller en kapacitet för prestationshantering (PM) av olika slag men förmodligen inte på det sätt som de flesta förväntar sig. I stället för en standard-PM-funktion har ställföreträdare en journalfunktion. För att se den här funktionen, gå till People> Anställdes namn> Writ Journal. Handledare eller chefer kan använda den för att offentligt eller privat erkänna anställda eller team för sina prestationer eller för att hålla en skriftlig redovisning av problem. När det är dags att göra recensioner eller säkerhetskopiera disciplinära åtgärder kan chefer använda funktionen Rapporter> Journalanvändning för att läsa positiva och negativa kommentarer som alla anställda har samlat. Rapportermodulen producerar automatiskt rapporter som cheferna kan se på anställdas statistik och platser, scheman kontra försäljning och tidsfrister. Även om denna metod kan kasta människor som är vana vid traditionell PM för en slinga, kan det faktiskt vara en effektiv metod, inte bara för årlig eller halvårlig utvärdering av anställda utan också för den dagliga arbetsledningen.

Biträdande lägsta pris är $ 2 per användare per månad för skiftplanering, eller $ 3 per användare per månad för schemaläggning och tidsplaner. Catering, kongresscenter och andra företag som använder ett stort antal tillfälliga deltidsarbetare kan betala $ 1, 50 per användare per vecka. Biträdande erbjuder också en företagsversion av programvaran för företag med 100 eller fler arbetare som börjar med $ 8 per användare per månad. Oavsett vad de betalar får kunder 24/7 support, massor av hjälpmeddelanden, hur man gör videor på alla större funktioner och ett användarhjälpforum.

För att förbättra sin förvaltningsfunktionalitet lägger vice till en integration med ADP, en annan välkänd leverantör av lösningar för mjukvarulösningar och löner. Integrationen låter ömsesidiga kunder synkronisera mellan de två tjänsterna så att data inte dupliceras. Funktionen inkluderar också realtidslönintegration mellan de två tjänsterna.

Om du behöver programvara för schemaläggning som kan fungera som en HR-ledningsplattform, är vice ordförande ett bra val. Du får en tjänst som fungerar bra på mobila enheter, ger chefer bra analyser och genvägar för att bygga scheman och ger de anställda flexibiliteten som många av dem vill ordna sina egna scheman. Det är en win-win när du tittar på det.