Freeagent granskning och betyg

FreeAgent började sitt liv 2007 i Edinburgh, Skottland, skapat av designers som ansåg att hanteringen av företagens ekonomi var för hårt för de flesta småföretag och frilansare. FreeAgent ($ 24 per månad), en molnbaserad bokföringstjänst, försöker inte vara QuickBooks Online eller Xero. Det är närmare FreshBooks eftersom det helt enkelt försöker göra processen att betala och få betalt mer förståelig för icke-revisorer. Det lyckas för det mesta. Det finns en utmärkt instrumentbräda som ger en grundlig överblick över ditt företags ekonomi och en väl utformad, användbar hembas för kontakter. Du kan till och med skicka fakturor och uppskattningar och betala räkningar och göra grundläggande projekt- och tidsspårning.

FreeAgent tillhandahåller också enkla verktyg för kostnads- och körsträckningshantering, och det låter dig ansluta till dina online bankkonton och / eller ange transaktioner manuellt. När du kategoriserar inkomster och utgifter flyttar webbplatsen dessa nummer till lämpliga rader i IRS-schema C, även om det inte hjälper till att beräkna uppskattade skatter. Du kan ställa in och tillämpa flera momsnivåer och du kan ställa in flera företagsspecifika inställningar, inklusive valuta.

FreeAgents bokföring med dubbla poster är uppenbar när du ser en navigeringslänk för journalposter, liksom de grundläggande ekonomiska rapporterna som krävs. Tyvärr finns det få rapporter utöver dessa, och deras anpassningsalternativ är minimala. Du kan få information om dina lagernivåer, men det är svårt och för komplicerat för en applikation som anses vara utformad för nybörjare. Om du tycker att FreeAgent vill ha ett visst område har du mycket få alternativ för att förbättra dess användbarhet med tillägg.

Färdiga verktyg

Om du redan har en databas med kontakter i.CSV-format, kan du importera dem till FreeAgent med lite finjustering. Webbplatsen importerar också projekt och kontakter från Basecamp, och det tillåter manuell inmatning av personer och företag. Avslutade kontaktposter är väl utformade. Deras struktur hjälper till att minimera musklick och sparar tid.

Den aktiva kontaktens adress och andra detaljer visas i en vertikal ruta till höger, medan huvuddelen av denna skärm visar flera typer av finansiell information som är tillgänglig genom att klicka på flikarna. De inkluderar en 12-månaders sammanfattning av fakturor och fakturor för den kontakten, en lista med relaterade projekt och fakturor, ett kontoutdrag med ett anpassningsbart datumintervall, en kontohistorik och en anteckningsfil.

FreeAgent innehåller skärmar som är utformade för att ange uppskattningar, tidsslider och tidsrapporter (med en timer), fakturor, fakturor, utgifter och körsträcka. Det här är de grundläggande transaktionerna som en enskild innehavare eller mycket litet företag kan behöva, och den tillåtna detaljnivån verkar vara lämplig för mig. Ett ramverk för projekt hjälper dig att hålla ihop relaterade transaktioner och anteckningar. När det har skapats har varje projekt sin egen skärm med tillgång till alla dessa aktiviteter.

Du kan ta emot betalningar från kunder genom att ställa in handelskonton med PayPal, Stripe eller Dwolla, men konkurrenterna erbjuder mer variation här. GoDaddy Bookkeeping går vidare och låter användare hantera sin försäljning på e-handelswebbplatser som Etsy och eBay.

Utgifterna hanteras kapabelt. Du kan kategorisera dem och ange en valuta, länka dem till projekt och göra dem återkommande och ladda upp bilagor (troligtvis kvitton). När det gäller räkningar föreslår FreeAgent att du inte anger de som kommer att visas i ditt banflöde, som webbhotell eller telefonräkningen, men endast dokumentera de som du betalar efter att ha fått en faktura, till exempel eller som betalas med en kreditkort som du inte spårar på webbplatsen. Detta kommer att säkerställa att det finns en förteckning över dessa utgifter.

Olika tillvägagångssätt

Som alla andra webbplatser som granskas här låter FreeAgent dig ansluta till dina finansiella konton genom att ange det användarnamn och lösenord du normalt använder för att få åtkomst till dem. Du kan också ladda upp kontoutdrag direkt till sajten.

FreeAgent behandlar två viktiga processer på ett sätt som kan vara okänt för användare. För det första erbjuder det inte traditionell kontoavstämning där du matchar ett kontoutdrag med ditt online-saldo. Snarare kan du "förklara" transaktioner i ditt banflöde som inte automatiskt matchas genom att tilldela en kategori och ange en beskrivning. De andra tjänsterna för mycket små företag som jag granskade samtidigt fungerar på samma sätt.

För det andra är dess spårning av inventarier typisk för USA-baserade redovisningsapplikationer för småföretag. Även om du kan ange en tillgänglig kvantitet när du skapar en post och den mängden ändras när du köper eller säljer den artikeln, görs den faktiska bokföringen inom rapporter och journalposter. Du vet inte när du skapar en faktura om du har tillräckligt med produkt att sälja.

Komplexa problem

När det är dags att förbereda dina skatter, har du redan ett utkast till ditt schema C för referens (baserat på FreeAgent-data), eftersom FreeAgent-kategorier är baserade på samma kategorier som IRS använder i schemat C. Men webbplatsen gör inte hjälper dig inte att beräkna uppskattade skatter, som GoDaddy Bookkeeping gör, och du kan inte importera den informationen till ett skatteprogram. Du kan kopiera totalen över manuellt under skattepreparat eller ge din revisor åtkomst om han eller hon gör dina skatter.

Det är meningsfullt att bjuda in din revisor till din FreeAgent-fil, eftersom de flesta av de få tillgängliga rapporterna är standardrapporter som krävs för bokföring med dubbelt inträde (balansräkning, provbalans osv.). De är mer komplexa än de grundläggande åldernsskulderna och ålderns borgenärrapporter som FreeAgent producerar. En frilansare eller småföretagare skulle kunna förstå dessa. Det finns också en länk på redovisningsmenyn till journalposter. Att ange debiteringar och krediter direkt är något som bäst görs av bokföringspersonal.

Vissa brister

FreeAgents instrumentbräda - kallad Översikt - är öppningsskärmen. Det är ett bra verktyg som tillhandahåller de nyckeldata du behöver för att få en känsla av var du står ekonomiskt på bara en minut eller två. En kassaflödesgrafik går horisontellt över toppen; Du kan ställa in den för att visa tre, sex eller 12 månader. Nedanför finns ett fönster med flikar som låter dig bland listor över fakturor, uppskattningar, projekt och tidsslider.

Ytterligare fönster på instrumentpanelen visar dina kontosaldon, dina utgifter och räkningar, din vinst och förlust och en tidslinje för kommande skattedatum. Och QuickLinks-knappen uppe till höger öppnar en lista med länkar till enskilda aktiviteter, som New Expense. Allt på översiktssidan består faktiskt av interaktiva länkar, så att du snabbt kan hoppa till relaterade skärmar på webbplatsen.

Ett navigeringsverktygsfält över toppen av skärmen delar upp webbplatsen i logiska innehållsgrupper, liknande det mycket av tävlingen gör. Fliken Kontakter öppnas till en tabell över alla dina kontakter, och det finns flera alternativ för visning (Aktiva klienter, Aktiva leverantörer, Klienter med öppna fakturor och så vidare). Du klickar på fliken Arbete för att få tillgång till alla transaktionstyper utom för räkningar och utgifter. de har sina egna flikar. De återstående tre flikarna är Banking, 1040 Schema C och Redovisning (rapporter och journalposter).

Arbetsskärmarna inom FreeAgent använder standard Windows-konventioner som listrutor, knappar och tomma fält för datainmatning. Klicka på Work-menyn, sedan Exempel på Beräkningar så ser du en lista över uppskattningar du har skapat. I rullgardinslistor kan du dela detta ned i alla uppskattningar eller nyligen uppskattade, och vidare, efter status (till exempel utkast, skickat och avvisat). Tabellen som visar din målgrupp har kolumner för datum, referens, kontakt och projekt, totalvärde och status. Du kan öppna och ändra vilken som helst av dem genom att klicka på knappen Redigera och skapa en ny genom att klicka på fältet Lägg till nytt uppskattning uppe till höger.

Transaktionsformulär hanteras något annorlunda än på många konkurrerande webbplatser. Oftast liknar formuläret sina papperspartiklar, och all information matas in på en skärm. FreeAgent presenterar en serie fält i en lista som representerar innehållet som normalt visas högst upp i formuläret. Du måste klicka på Fler alternativ och skapa nytt uppskattning för att ange dina inställningar och lägga till faktiska objekt.

FreeAgents skärmar totalt sett är inte lika förståelige eller så grafiskt tilltalande som hos konkurrenter som FreshBooks och GoDaddy Bookkeeping.

Tuffa konkurrenter

Jag granskade inte FreeAgent head-to-head med webbplatser som QuickBooks Online och Xero; det utvärderades i jämförelse med webbplatser som GoDaddy Bookkeeping och FreshBooks, online-bokföringslösningar som är byggda specifikt eller frilansare och mycket små företag. FreeAgent stöder de typer av bokföringsuppgifter som många enskilda innehavare och frilansare behöver, men det faller under vår vinnare av Editor's Choice - FreshBooks - på flera sätt. FreshBooks användargränssnitt och navigationsschema är mer attraktiva och intuitiva. Det erbjuder fler tillägg och rapporter, och enskilda verktyg innehåller mer djup och flexibilitet. Den version av FreshBooks som vi granskade är mycket billigare än FreeAgent och FreshBooks tar inte betalt för sin mobilapp som FreeAgent gör. FreeAgent gör vissa saker bra, men inte tillräckligt för att utmana FreshBooks i år.