Bli organiserad: 10 sätt att samla ditt digitala liv på det nya året

Mellan julafton och nyårsdagen får många människor lite extra ledighet, vilket är ett perfekt tillfälle att ta itu med sanerings- och omorganisationsprojekt stora som små. Även om du är nyårsdag för att se på Ghostbusters 2 (min föredragna aktivitet för dagen), är det en timme och 50 minuter som du kan använda för att öppna din bärbara dator och städa upp några saker.

Använd den här tiden klokt! Ta på dig projekt som du normalt inte skulle göra eftersom de kräver minst en timmes fokuserad uppmärksamhet och som ger dig verkligt värde. Se till att prioritera. Här är några av de viktigaste projekten som är perfekta för att slutföra en vinterdag.

1. Ställ in en säkerhetskopieringstjänst

Att ha en säkerhetskopieringstjänst är som att ha en försäkring för dina digitala data. Hitta en pålitlig säkerhetskopieringstjänst. Spendera lite tid på att läsa recensioner för att se till att det fungerar bra för din situation.

När du väljer en tjänst, se till att du förstår hur den fungerar och hur ofta den säkerhetskopierar dina filer. När du installerar det tar du dig tid att anpassa alla inställningar och alternativ efter dina behov. Låt det sedan springa. Din första säkerhetskopia kan ta några timmar. Testa det när det är klart. Använd en annan dator eller en mobiltelefon och se om du kan hämta en fil från din säkerhetskopia. Fungerade det som du förväntade dig?

2. Kör ett Tune-up Utility

Om det har gått ett tag sedan du senast gav din dator en inställning (eller om du aldrig har gjort en), är det dags att göra det. PCMag har ett antal rekommendationer för de bästa inställningsverktygen.

Ta några minuter att läsa igenom instruktionerna, eller titta på en videohandledning så att du förstår exakt vad som kommer att rensas upp och inställas innan du kör verktyget. Kör sedan din inställning. Som när du kör en säkerhetskopia för första gången, första gången du gör en inställning kan det ta ett tag, så känn dig gärna tillbaka på soffan och återuppta Ghostbusters 2 .

3. Rensa dina lösenord

När någon ber mig om mitt tekniska tips, säger jag: "Få en lösenordshanterare." För mig är det ännu viktigare än att säkerhetskopiera dina filer. En lösenordshanterare är din nyckel till ökad säkerhet och säkerhet online.

Det finns ett halvt dussin utmärkta lösenordshanterare, och några av dem har en gratis servicenivå, så du kan prova några och bestämma vilken du gillar bäst.

Personer som inte använder en lösenordshanterare förstår ibland vad den gör. Det skapar unika lösenord för alla onlinekonton du använder, det kommer ihåg de lösenorden för dig och det skriver dem åt dig på ett säkert sätt.

Så hitta ett lösenordshanterare du gillar och prova det i en timme. När du loggar in på olika onlinekonton, allt från Facebook till ditt bankkonto, kommer lösenordshanteraren att börja samla in dina inloggningar och lösenord och analysera om de är starka, svaga, återanvända eller gamla. Ganska snart hjälper appen dig att identifiera lösenord som du behöver ändra - och du borde göra just det.

4. Sopa din inkorg

Din e-postinkorg är en röra. Jag vet det. Du vet det. Så vad ska du göra åt det?

Jag har ett enkelt trick som är perfekt för att göra precis det nya året. Sopa din inkorg. Flytta alla gamla meddelanden till en särskild mapp. Så här gör du: Skapa en mapp som heter 2014. Sortera dina meddelanden efter datum och välj alla som är från 2014 (eller om du är behändig med regler i ditt e-postprogram, gör det på det sättet). Dra dem till mappen 2014. Upprepa med tidigare år om det behövs. Mer information finns i artikeln och videon om hur du rensar upp din inkorg.

Observera att du inte behöver ta bort eller arkivera någon av dina e-postmeddelanden. Sopa bara den ur sikte. Du kan ha en tendens till det gamla meddelandet när du vill, eller till och med dra några viktiga meddelanden som du "verkligen, verkligen" kommer att besvara varje dag nu tillbaka till inkorgen. Poängen är att du har skapat en tom skiffer i din inkorg, och det kommer att få dig att känna dig så mycket bättre om e-post.

När nya e-postmeddelanden smyger in, kan du prenumerera på skräp och konsolidera grå e-post med Unroll.me. Grå post betyder nyhetsbrev, kuponger och meddelanden om dagliga affärer som du valde att ta emot men ofta inte vill ha. Unroll.me konsoliderar dem så att du kan skanna dem massor utan att var och en äter utrymme i din inkorg.

5. Få ett handtag om dina finanser

Är en av dina nyårsbeslut att komma över din ekonomi? Börja med att registrera dig för Mint. Beroende på hur många finansiella konton du har kan det ta en halvtimme eller mer att komma igång, men det är väl värt att göra.

Det fina med Mint är att det tittar på historien om hur du har spenderat dina pengar och vilka inkomster du har tjänat, vilket innebär att den dag du skapade dem kan du redan börja bedöma din ekonomiska situation. Med många andra budgeterings- och kostnadsspårningsverktyg är dagen du ställer in dag noll, vilket innebär att du bara börjar samla in data från den punkten och framåt.

Mint föreslår sätt att spara pengar, tjänster med bättre ränta än de som du för närvarande får och några enkla budgeteringsverktyg. Jag älskar också att det kan användas på ett sätt och glöm det. Du kan skapa ett Mint-konto nu, göra absolut ingenting med det i veckor eller månader, och det kommer fortfarande att ha värdefull, relevant och aktuell information nästa gång du loggar in.

6. Rengör din telefon

Redo? Uppsättning. Rengör din telefon! Så många avskedade denna uppgift. Det tar verkligen inte så lång tid att göra.

Börja med att ändra ditt lösenord, lösenfras eller hemlig ritning. Lägg sedan till en nödkontakt på din låsskärm. Dessa två steg är de viktigaste.

Nu är det dags att frigöra utrymme. Börja med att ladda ner foton och videor. Flytta dem till molnsynkronisering eller säkerhetskopieringstjänst eftersom du fortfarande kan se bilderna på din telefon, men du kan göra det på ett sätt som inte tar plats. Smart, eller hur?

Analysera vad som annars tar onödigt utrymme genom att titta i inställningarna. Du kanske hittar gamla ljudböcker, podcast, PDF-filer, musik som du inte längre gillar (som det jävla U2-albumet som Apple satte på allas iPhone en stund tillbaka), och annan skit som är mogen för skräpet.

Slutligen, dumpa din mobila webbläsares cache, ta bort gamla textmeddelanden (de med videor och bilder kan ta mycket plats), rensa din Instagram-sökhistorik och torka dina WhatsApp-arkiv.

7. Konsolidera dina foton

När jag ger råd om hur jag organiserar foton säger jag: "Se framåt, inte bakåt. Du kan ta itu med fototräkningen en annan gång." Nu är det dags.

Att rensa upp gamla fotofiler är en tidskrävande smärta i tuchus. Hur gör du det effektivt? Liksom med många organisationsprojekt, ta itu med de viktigaste sakerna först. Vilka foton är viktigast för dig? Kanske är det familjeporträtt och babybilder. Bra. Fokusera på att namnge dem, märka dem, sortera dem i album eller mappar och konsolidera dem till ett ställe där du behåller (eller kommer att behålla från och med nu) alla dina foton. Och se till att säkerhetskopiera dem!

Vad händer om du också har en låda med gamla tryckta foton? Du kan skanna och digitalisera gamla utskriftsfoton, men jag rekommenderar att du behandlar det som ett separat jobb än att städa upp digitala fotofiler. Kompositionera dessa uppgifter, så blir de mycket mer hanterbara.

8. Uppdatera ditt LinkedIn-konto och återuppta

Minst en gång om året bör varje karriärsinnad uppdatera sin CV och LinkedIn-profil.

På LinkedIn kan du uppdatera din profilbild med en bild av dig själv som passar din bransch, med tanke på att vissa sektorer uppskattar att se personlighet, stil och karisma, och andra verkligen inte. Lägg till prestationer, färdigheter du har lärt dig och nya bulletpoäng som illustrerar framgångar och nya ansvarsområden du har tjänat under de senaste 12 månaderna. Se mina andra tips för att få ut det mesta av LinkedIn.

När det gäller ditt CV tror jag att ett CV bör anpassas för varje jobbansökning - men det hjälper till att hålla en uppdaterad skelettupptagning till hands som du kan behandla som en mall. Ta ner grunderna på papper, gör det alltför långt och planera att klippa det och anpassa det varje gång du behöver spottar upp ett CV för en ny möjlighet.

9. Kör en säkerhetskontroll på dina Facebook- och Google-konton

Har det gått för länge sedan du granskade dina integritetsinställningar på Facebook eller vilka appar du har godkänt via ditt Google-konto? Att granska dina integritetsalternativ och andra anpassningar är ett bra jobb för en semester hemma. Visste du till exempel att du kan blockera annonser på Facebook genom att helt enkelt inaktivera några inställningar? Om inte, är det dags för en säkerhets- och integritetskontroll.

Med Facebook och Google rekommenderar jag att du kommer åt webbplatserna från en dators webbläsare snarare än en mobil enhet på grund av hur inställningarna är utformade. Det är mycket snabbare.

10. Förnya dina spellistor

Oavsett vilken musiktjänst eller podcast-fånga app du använder, är en staycation-dag en idealisk tid att ta reda på vad du har och ordna om hur du vill. Du kanske bestämmer dig för att städa upp iTunes, städa upp dina Spotify-spellistor eller avsluta prenumerationen på poddsändningar som inte längre släpper nya avsnitt. Kanske har du tagit ett nyttårsupplösning för att träna mer, i vilket fall du kan spendera lite tid på att sätta ihop en träningspellista. På en genomsnittlig dag kan det här arbetet tyckas vara en dålig användning av din tid, men när du har några timmar att döda på en vinterlov är det helt rätt.