Bli organiserad: 5 sätt du saboterar din produktivitet

Jag lägger mycket tid på att läsa forskning om organisation och produktivitet, och tillbringar mycket tid med att umgås med tekniska entusiaster. Eftersom jag har hittat teorier och bästa metoder för att maximera produktiviteten och hålla organiserad, har jag också märkt vanliga vanor bland människor som älskar teknik som direkt saboterar deras förmåga att fungera som bäst.

Folk pratar mycket om produktivitet, men lägger sällan mycket tid på att diskutera vad det är. För mig är produktiviteten mycket personlig, men i slutändan handlar det om att uppnå mål.

Ett mål kan vara allt från att maximera vinsten i ett företag, att få ett nio-till-fem-jobb snabbare, så att du har några mentala och fysiska resurser kvar för att driva personliga intressen. Vissa människor vill komma ut från kontoret varje dag för att spendera mer tid med sin familj. Vissa människor vill lägga in två timmars arbete varje natt för att skriva ett filmmanus.

Oavsett vad du vill göra, att vara ditt mest produktiva jag betyder:

1. tänka på vad du strävar efter att få gjort, 2. ta reda på vad du kan göra om du skapar en optimal miljö och

3. Följ genom att skapa en optimal miljö och slutföra dina uppgifter eller uppnå dina mål.

Naturligtvis är uppföljningen vanligtvis problemet. Låt mig påpeka några av de vanligaste sätten jag ser tekniska entusiaster i synnerhet sabotera deras produktivitet.

1. App-Hopping

Om du älskar tech, älskar du antagligen också appar. Du hämtar alltid den senaste appen. Du är stolt över att vara en tidig adopter. Men du saboterar dig själv om du app-hoppar med produktivitetsappar. Produktivitetsappar är alla appar och tjänster som hjälper dig att få gjort arbete, inklusive att göra-lista, uppgiftshanteringsappar, filsynkroniseringstjänster, anteckningsappar, kalendrar och kontorssviter.

Med alla nya appar kommer det att finnas en tidsinvestering för migrering och lära sig att använda systemet. Lägg till anpassning, så slösar du mycket tid som du kunde ha använt för att vara produktiv. Dessutom tar det dig ett tag att utveckla nya vanor för att använda dessa appar som du antagligen använder dagligen. Det är mer förlorad tid, och ofta mer "arbete om arbete."

Som sagt bör du bli av med alla appar eller tjänster som inte uppfyller dina behov. Men det beslutet måste baseras på om dina befintliga verktyg gör vad du behöver, inte om du tror att gräset kan bli grönare med en annan app.

Råd: Välj en app för vart och ett av dina produktivitetsbehov och håll dig fast vid den.

2. Falling in the Email Black Hole

De flesta tekniska entusiaster vet att de inte bör slösa för mycket tid med e-post, och ändå de sugs in i det i timmar varje dag. Hur illa är ditt e-postproblem? Vet du ens hur mycket tid du slösar?

Ett sätt att mäta det är att använda RescueTime, ett freemium-verktyg som fungerar osynligt i bakgrunden för att spela in hur mycket tid du spenderar i varje app och webbplats du använder, inklusive e-post.

RescueTime kan öppna ögonen för svårighetsgraden av ditt e-postproblem, men det kan inte hindra dig från att använda det. Plugin Stayfocusd kan om du använder webbaserad e-post. Lägg till din e-postwebbplats i listan med domäner som du kommer att förhindras från att komma åt, och ställ sedan in tiderna när begränsningarna ska verkställas. StayFocusd kommer att blockera dig från webbplatsen.

Om vi ​​talar om gånger är ett annat sätt att begränsa ett e-postproblem att skapa nya vanor när du kontrollerar e-post. Experter håller i allmänhet med om att ett av de värsta sätten människor saboterar sin produktivitet är genom att öppna e-post så fort de kommer till sina skrivbord. Det är bättre att börja dagen med en mycket produktiv uppgift och spara e-post för senare.

"Men", protesterar du, "vad händer om det finns ett viktigt e-postmeddelande som jag måste agera på snabbt?" Om e-post är en hundkrage runt halsen, kolla sedan arbetsmailen på din smartphone och vidta bara åtgärder i brådskande frågor. Gör en vana att bara kontrollera den i telefonen, vilket gör det lättare att stänga e-postappen och få verkligt arbete. Gör minst 45 minuters verkligt arbete innan du så småningom startar e-post på din dator. Du kanske bara känner dig själv sugad till den viktiga uppgiften och ignorerar e-post tills mycket senare, och det är en fantastisk vana att utveckla.

När allt annat misslyckas, vill jag upprepa detta mantra: Jag får inte betalt för att svara på e-post.

Obs: Du kan behöva byta mantra om du faktiskt får betalt för att svara på e-post.

Råd: Använd RescueTime för att kvantifiera ditt e-postproblem. Öppna aldrig din e-postapp första sak på din arbetsstation. Målet är att slutföra minst 45 minuter med verkligt arbete innan du går in på e-post

3. Att tro att multitasking är oproduktiv

Människor som läser om teknik, teknikkultur och produktivitet vet att multitasking är oproduktiv.

Tja, förlåt, men det är bara inte sant.

Forskning om multitasking visar att den är mycket produktiv, men bara till en punkt (se exempelvis Diwas KC och Narayan). Vid diagram, har värdet på multitasking en inverterad U-form. Lite är bra, men för mycket är lika dåligt som ingen alls.

Forskning antyder också att värdet av multitasking varierar beroende på individ och typ av arbete som utförs. Helt uppriktigt tror jag att de flesta vet vilka av dem

uppgifterna är lämpliga och olämpliga för multitasking. Är du fast i ett möte som inte alls är relevant för dig alls? Gå vidare och ta reda på e-post! Utarbeta ett förslag på en miljon dollar? Du skulle bättre fokusera på den uppgiften ensam.

Råd: Sluta berätta för dig själv att multitasking är dåligt och anslut det till lämpliga uppgifter. Men tryck inte på det.

4. Skapa obefintligt duplikatkonton

Hur många gånger har du registrerat dig för ett onlinekonto, för att senare inse att du redan hade ett bundet till en annan e-postadress? Det är ett vanligt problem bland tidiga adoptörer som är stolta över att registrera sig för nya webbplatser och tjänster online så snart de blir tillgängliga.

Att ha mer än ett konto kan vara ett problem om du sjönk tid för att ställa in det ursprungliga kontot. Det är också ett problem om du lagrade data i det första kontot som du kanske måste ha igen.

Det enklaste sättet att undvika att skapa duplikatkonton är att använda ett lösenordshanterare. Lösenordshanterare hanterar dina användarnamn och lösenord, och som en följdfördel följer de också om du redan har ett konto med någon app, webbplats eller tjänst.

Jag testar personligen programvara och onlinetjänster som en del av mitt jobb, och som ett resultat har jag mer än 450 onlinekonton. Jag skulle aldrig kunna hålla reda på mina anmälningar online utan lösenordshanterare. Jag använder Dashlane, som är ett PCMag Editors 'Choice. Det finns två andra redaktörers val: LastPass Premium och Sticky Password Premium.

Råd: Använd en lösenordshanterare för att förhindra att du själv skapar duplikatkonton.

5. Schemalägga möten när du är skarpast

Du gillar att vara skarp under möten, eller hur? Tyvärr, om inte möten är kärnan i ditt jobb, är det mycket oproduktivt att schemalägga möten när du är på ditt skarpaste.

Liksom e-post betraktas möten som "arbete om arbete." Det verkliga arbetet är vad du gör efter mötet. Så det är bäst att schemalägga möten under tider på dagen när du vanligtvis faller, vanligtvis på eftermiddagen, och skyddar dina viktiga timmar för när du kan ta itu med de tuffa sakerna.

Vad har detta att göra med att vara en teknisk entusiast? Tja, mina kolleger, om du är superansluten och använder alla de senaste anslutna kalenderlösningarna och schemaläggningsverktygen, som Doodle, så kanske dina kollegor och partners kan se när du är fri och när du är upptagen. Det är lätt för alla att föreslå att man träffas på morgonen om det är första gången på dagen, kronologiskt sett, när alla är fria.

Så blockera i din kalender oavsett tid på dagen du är på din topp. För de flesta är det de första timmarna på arbetsdagen. Märk den här gången "fokusarbete" eller markera det privat så att folk kan se att du är upptagen men inte vet vad du gör. Att stänga av produktiva timmar kommer också att hindra dig från att schemalägga andra oproduktiva saker för tillfället, som läkarbesök. Spara dessa saker under tider på dagen när du är utbränd.

Råd: Planera inte möten eller möten under dina timmar med hög produktivitet. Blockera den lediga tiden i din kalender för arbete.