Bli organiserad: chandoo och kartläggning av livet i Excel

Purna Duggirala är bättre känd som Chandoo. Han driver en webbplats - och nyhetsbrev och forum och podcast - på Chandoo.org, som är dedikerad till att lära människor att använda Microsoft Excel. Till skillnad från vissa mjukvaruexperter som bara är specialiserade på att undervisa kraftanvändare om detaljerna i sina verktyg, hjälper Chandoos arbete alla, ända till nybörjare som bara lär sig att förstå Excel och hur det kan hjälpa dem att organisera sina liv på enkla sätt.

Chandoo tror att Excel också kan vara ett verktyg för att hjälpa oss att bättre förstå oss själva. "Om vi ​​inte kan analysera våra data och förstå mönstren, " sade han, "är vi hjälplösa."

Han startade sin webbplats för ungefär ett decennium sedan när det bara var en enkel personlig blogg. Efter flera år med att ha kört det på fritiden, slutade han sitt jobb för att göra Chandoo.org till centrum för hans arbete. Men det är fortfarande personligt som någonsin, med referenser till hans tvillingbarn, hans fru, hans cykelhobby och hans kärlek till Legos, allt blandat med tips för att behärska Microsoft Excel.

Jag intervjuade Chandoo för att fråga hur han som Excel-guru använder verktyget för att organisera sitt liv och sitt arbete, och hur nybörjare som vet lite till ingenting om Excel kan komma igång med programvaran. Jag skrattade när jag såg hur många av hans svar kom i form av kulapunkter, kanske illustrerande av hur att leva och andas i Excel-block kan påverka hur man tänker.

Jill Duffy: Du har tagit en blogg som du brukade driva på din fritid och förvandlat den till ditt livs arbete. Hur hanterar och organiserar du som Excel-guru allt material du sätter ihop för webbplatsen? Kan du dela både tekniska tips och större principer som informerar hur du gör det?

Chandoo: Ja, Chandoo.org brukade vara en personlig blogg och hobby fram till början av 2010. Sedan i april 2010 lämnade jag mitt jobb hos ett stort IT-företag så att jag kunde vara egenföretagare. Det har varit en spännande och berikande upplevelse hittills.

Webbplatsen körs på Wordpress-bloggprogramvara. Jag har varit webbutvecklare hela mitt liv. Så jag gillar att hänga med PHP, JavaScript och HTML för att göra vår webbplats användarvänlig och värdefull för vår publik. Jag använder ett gäng verktyg och koncept för att skapa och dela innehåll med Chandoo.org-läsare.

Verktyg:

• Camtasia från TechSmith för att skapa och redigera videor
• Audacity för att skapa och redigera podcast
• Paint.NET och Snagit för att skapa och redigera bilder
• Excel, naturligtvis, för att skapa nedladdningsbara arbetsböcker och exempel för min webbplats
• Excel VBA för att generera HTML-kod för webbplatsen
• Anteckningsblock ++ för att skapa och redigera PHP / HTML-sidor
• Cloudberry Explorer och WinSCP för att ladda upp filer till våra servrar

begrepp:

• Skriv en artikel åt gången. Jag fokuserar på att skapa bra innehåll för idag och imorgon. Varje gång jag har en artikel ute frågar jag mig själv: "Hur kommer det att göra någon fantastisk?" Nyckelordet är någon. Om du försöker skriva för alla varje gång hittar du inte många idéer. Så jag försöker fokusera på att hjälpa en del av vår publik med varje artikel.
• Håll det enkelt. Jag skriver på vanligt engelska och förklarar begreppen tydligt, ofta peppar dem med humor. Excel kan vara ett tråkigt ämne, så jag vill hålla diskussionen livlig och relevant. Jag använder olika format - bilder, animerade GIF, videor, ljud och text - för att nå vår publik.
• Lägg till min personlighet. Jag presenterar lite av min personlighet i allt jag publicerar på Chandoo.org. Jag delar viktiga milstolpar i mitt liv, mina misstag och mina triumfer med vår publik så att de känner sig kopplade till mig.

JD: Hur rekommenderar du att någon som använder Excel för första gången börjar? Finns det principer att lära sig först, eller spelar det någon större roll vad är deras mål eller syfte med att använda Excel?

Chandoo: Om du är helt ny i Excel är det enklaste sättet att komma igång att öppna det och spela med det ett tag.

När du är bekant med användargränssnittet kan du gå till Excel Baby Steg eller Excel för nybörjare på vår webbplats och lära dig om olika dagliga användningar.

När du är bortom nybörjarfasen är det bästa sättet att lära sig Excel genom att använda det varje dag. Det finns så mycket du kan plocka upp genom att snubbla på funktioner och menyknappar.

Prenumerera också på ett nyhetsbrev eller podcast så att du kan hämta värdefulla färdigheter, scenarier, genvägar och tips.

När du lär dig något nytt om Excel ska du använda det i praktiken. På detta sätt kommer du att memorera konceptet bättre.

JD: Jag träffar många människor som känner sig oorganiserade med sitt digitala liv. Har du några råd, tips eller exempel på hur du använder Excel för att organisera en annan aspekt av ditt liv eller arbete?

Chandoo: Excel är ett kraftfullt och elegant verktyg för att hantera alla aspekter av ens liv. För det första är Excel bra för

• Budgetering och kostnadsspårning
• Att göra-listor
• Målspårning
• Planera personliga eller arbetsprojekt

Jag började lära mig Excel 2006, då jag fick mitt första jobb som affärsanalytiker. På den tiden byggde jag flera trackers för att övervaka mina budgetar, planera mina investeringar, fatta köpbeslut (som bil, hem etc.) och spåra mina träningspass.

Numera spelar mobilappar en viktig roll för att tillgodose de flesta av dessa behov. Men en nackdel med appar är att de inte ger dig flexibilitet att analysera och förstå dina egna data som Excel gör.

Till exempel spårar jag mina träningspass och sover med Fitbit, men det låter mig inte analysera sömnmönstret under en vecka eller jämföra hur min cykling är mellan två dagar. Om vi ​​inte kan analysera våra data och förstå mönstren, är vi hjälplösa.

Det är här som Excel lyser. Du kan använda den för att spåra nästan vad som helst och analysera när du har lite data.

Tack vare Excel-appen för iOS, Android och Windows kan du enkelt ange data var som helst och stänga informationen från din soffa.

Du kan bygga din egen analytiska app med Excel i fyra steg:

1) Strukturera din analytiska app i tre hinkar: input, beräkning och output.

2) Ställ in ditt inmatade kalkylblad så enkelt som möjligt. Börja med få fält och strukturera dina data som en Excel-tabell. Detta gör det enkelt att lägga till data.

3) Använd antingen formler (för avancerade användare) eller pivottabeller (nybörjar- till medelnivåanvändare) för att krossa data.

4) Visualisera med hjälp av diagram eller sparklines eller villkorlig formatering.

Sedan kan du övervaka dina framsteg från Excel-appen eller använda Excel på din PC eller Mac.

JD: Vilka är några andra exempel på hur du har använt Excel för att kartlägga ditt personliga liv?

Chandoo: Jag skapade en spårning för barnfodring när vi hade tvillingar i september 2009. Det är en annan historia som jag gav upp spårningen efter att ha känt mig överväldigad av blöjan förändrad blöja, blanda formelmjölk, foder och strö dem några hundra gånger.

Att visualisera min första 200 km cykeltur är en annan.

Jag gick på min första 200 km cykeltur i juli 2014. Jag ville fira denna prestation med min publik. Så jag gjorde en Excel-arbetsbok med all statistik om resan.

En annan är att visualisera Roger Federers sjunde Wimbledon-vinst. Jag älskar tennis och jag beundrar Roger Federer. Så när han vann Wimbledon-titeln för sjunde gången skapade jag en fantastisk Excel-arbetsbok som skildrade matchens framsteg och statistik.

JD: Många känner att de inte är organiserade inte bara med sin teknik utan också hur de klarar av att lära sig nya koncept. Vilka råd har du om att lära dig något nytt på ett organiserat och effektivt sätt?

Chandoo: Lärande är en värdefull färdighet. Det håller oss unga och skarpa. Här är några sätt att lära sig ny idé:

• Start. Sätt inte in lärandemål. Avsätt så lite som en timme per vecka för att lära dig något nytt. Det kan vara programmering, nya språk, snickeri eller skapa pivottabeller.
• Pressa in lärandet till vilotid. Prenumerera på podcast eller få ljudböcker och lyssna på dem under din pendel- och väntetider.
• När du lär dig något nytt, försök att koppla idén till ett befintligt koncept som du känner väl. Detta stärker berättelsen och hjälper dig att memorera idén bättre.
• Var inte girig med kunskap. Dela vad du lär dig med andra. Detta förbättrar din förståelse av koncepten och gör dig till en expert på området.
• När det gäller programvara (eller appar) är vi knappas blyg. Det betyder att vi inte trycker på en knapp eller klickar på ett menyalternativ om vi inte vet vad den gör. Var fet och tryck på knapparna. Detta kan leda dig ner i ett intressant kaninhål och lära dig värdefulla lektioner. Se naturligtvis till att du sparar filerna.

För mer Excel-tips, se Chandoos 12 regler för att göra bättre kalkylblad och 20 Excel-tips för att bli ett kalkylblad Pro.