Innehållsförteckning:
Video: Hur man undviker å bli galen (September 2024)
E-post förstör produktiviteten, och nästan ingen inser hur illa. Mängden tid som människor spenderar i e-postprogram är häpnadsväckande och svävar nära 30 procent av varje dag. Det finns dock ett sätt att ta hand om det. Och du kan faktiskt slå e-postproblemet utan att nödvändigtvis minska den totala tiden du spenderar i e-post. Lösningen, som jag delar nedan, beror på att först förstå problemet bättre.
E-post är värre än Facebook
E-post är sämre för din produktivitet än Facebook, enligt forskning, och problemet är att människor inte inser hur mycket tid de spenderar i e-post.
Robby Macdonell, vice vd för produktutveckling på RescueTime, håller med, baserat på vad han ser och hör från användare. RescueTime är ett tidshanteringsverktyg som spårar appar och webbplatser som du använder på din dator och mobilenhet. Den genererar sedan rapporter som visar hur du spenderar din tid.
"En sak vi hör från människor som registrerar sig på RescueTime är:" Jag är rädd för att se vad uppgifterna säger eftersom jag inte vill se hur mycket tid jag spenderar på Facebook eller Reddit. " Ofta säger de en vecka senare, 'Det var inte så illa som jag trodde, men åh herregud, jag tillbringar mycket tid i e-post, ' "tilllade Macdonell.
Varför är e-postmeddelandet "Dåligt?"
Så varför är e-post dåligt, exakt? Vissa produktivitetsexperter säger att det beror på att e-post är "work on work" och inte själva arbetet. Ett annat argument, som antagligen är mer exakt, är att e-post ständigt avbryter oss. Hur mycket tid vi tillbringar via e-post är inte problemet. Det är så att tiden sprids över dagen.
Speciellt kunskapsarbetare behöver vanligtvis perioder med oavbruten fokus för att få det riktigt viktiga arbetet. "De flesta människor glömmer över att e-post är den aktivitet som kommer att dra dig bort från den kreativa tanken upprepade gånger under dagen, " sa Macdonell.
Att läsa ett e-postmeddelande mer än en gång ger överbelastning och tröttnar dig, enligt Mikael Berner, VD för EasilyDo, en app som automatiserar små aspekter av ditt liv för att hjälpa dig frigöra tid. När vi kontrollerar e-postmeddelandet under hela dagen bearbetar vi inte e-postmeddelandet eller tar hand om det, och de sekunderna lägger till bortkastad tid. "Om du kommer att öppna ett e-postmeddelande, gör antingen något med det, till exempel svara på det, eller ta bort det eller arkivera det. Inte ens öppna ett e-postmeddelande om du inte kan behandla det just då."
Dessutom är kommunikationssystem utformade för att meddela dig när ett nytt meddelande kommer. "De pingar dig med aviseringar hela tiden, " sa Macdonell. "Det blir allt mer sällsynt att du får mer än några minuter innan du dras över till någon annan aktivitet." Även om du inte läser alla e-postmeddelanden som anländer till din inkorg i sin helhet delas din uppmärksamhet när du får ett meddelande om att ett nytt e-postmeddelande har kommit. Och även om du inte har aviseringar aktiverade bryter du fortfarande ditt eget fokus varje gång du kontrollerar inkorgen för att se om någon försöker skicka e-post till dig om en pressande fråga.
"Det är inte som 30 procent av någons tid tillbringas i e-post i början av dagen och sedan resten av dagen ägnas åt att göra andra saker, " sade han. "Det är väldigt utspridd, vilket antyder att du ständigt avbryts."
Hur man bekämpar e-post
Du kan komma ut via e-post och tillbaka till det verkliga, hårda arbetet. Det kan göras på bara några veckor och i fem enkla steg.
1. Installera ett tidspårningsprogram, t.ex. RescueTime eller Toggl, och låt det spåra hur mycket tid du spenderar i e-post varje dag och när. Se till att alla dina e-post- och chatappar är korrekt klassificerade som kommunikation.
2. Vänta ungefär två veckor så att du har tillräckligt med data. Välj sedan ett slumpmässigt datum och titta på din timrapport. Du är i god form om din kommunikationsanvändning är koncentrerad till en eller två gånger om dagen. Du är i dålig form och måste göra ändringar om dina kommunikationsappar använder sprids i små skivor under dagen, som visas på bilden nedan.
Målet är inte nödvändigtvis att minska antalet timmar du spenderar via e-post. Målet är att göra e-postanvändning mindre spridd och mer koncentrerad så att dina rapporter ser mer ut så här:
3. Identifiera en eller två gånger på dagen utifrån dina mönster när du inte kommer att kontrollera e-post. För många är morgonen, upp till ungefär en timme före din halvdagspaus, och eftermiddagen, som börjar ungefär en timme efter din halvdagspaus, perfekta tider. Under dessa perioder stänger du e-postappar och blockerar webbmail genom att installera ett distraktionsfritt verktyg som StayFocusd. Om du har ett RescueTime Premium-konto kan du använda dess verktyg för att blockera dig från att få åtkomst till webbmail.
4. Välj på samma sätt en tid då du ska kontrollera e-post. Låt oss säga att din fokusperiod utan e-post kommer att vara från 9:00 till 11:30 och din e-postsession kommer att vara från 11:30 till lunchtid. Om klockan är 11:10 och du känner dig frestad att kolla e-post, kommer det att vara lättare att avvärja det om du har en förutbestämd tid när du öppnar inkorgen.
5. Om du är paranoid att ett brådskande och viktigt meddelande kommer att komma fram medan du försöker arbeta, sätt upp ett VIP-varningssystem. iOS-användare har redan en inbyggd i sin Mail-app. Om du inte använder iOS eller vill ha ett VIP-varningssystem som har fler alternativ och anpassningar kan du prova AwayFind. I båda fallen kan du få en varning, till exempel ett push-meddelande på din telefon eller till och med ett textmeddelande, när en mycket viktig person skickar ett e-postmeddelande till dig. Det betyder att du bara kan kontrollera e-post om du får ett meddelande, som förhoppningsvis är sällan. Alla andra e-postmeddelanden kan vänta.
Ett annat trick jag personligen använder är att försena öppningen av mina e-postapplikationer när jag börjar arbeta. Jag gillar att leta igenom arbetsmailen först på morgonen på min telefon, bara för att kontrollera om det verkligen är brådskande. Anledningen till att jag använder telefonen är att jag tycker det är lättare att stänga av än min bärbara eller stationära dator om det inte finns något som kräver min omedelbara uppmärksamhet. Om jag ser ett e-postmeddelande som är viktigt men inte brådskande, kan jag lägga till en stjärna. Om det verkligen är brådskande svarar jag direkt från telefonen. Men eftersom jag inte gillar att läsa eller skriva i telefonen frestas jag inte att bli sugad till andra e-postmeddelanden som inte riktigt brådskande.
Det är den här typen av små knep som ger stora vinster för att hålla dig borta från e-post och få dig tillbaka till det arbete som är viktigt.
