Bli organiserad: hur man samarbetar på Microsoft Office i fem enkla steg

Den största nya funktionen i Microsoft Office 2016 är att det möjliggör redigering i realtid. Att tillåta mer än en person att arbeta på en fil på samma gång och att alla parter ska se förändringarna som kollaboratörerna gör dem har länge varit en försäljningsplats för konkurrerande kontorssviter, nämligen Google Drive med sina dokument, ark och andra online produktivitetsappar. Live co-authoring i Office är ett välkommet, om försenat, tillägg till Office-apparna. Att använda de redigerande funktionerna för samarbete kräver lite installation och lite kunskap. Dessa fem steg hjälper dig att komma igång.

1. Kontrollera ditt namn

Hur kommer folk att veta vem du är när du loggar in på deras filer och börjar redigera? Öppna en app, till exempel Word eller Excel, och gå till Arkiv> Alternativ, och sedan på fliken Allmänt ser du en rubrik "Anpassa din kopia av Microsoft Office." Mac-användare hittar det här alternativet i Inställningar> Användare. Här kan du uppdatera ditt namn, initialer och annan identifierande information. Du kommer sannolikt att se några detaljer som redan har fyllts i baserat på ditt Microsoft-konto, eller vilken information som lämnades av administratören för ditt företagskonto.

I vilket fall som helst är det lämpligt att uppdatera namnet och initialerna om folk känner dig med något annat än ditt juridiska namn eller det angivna namnet. Att välja identifierbara initialer hjälper också om du delar en uppsättning initialer med dina medarbetare. Till exempel ändrade jag mina vanliga initialer, JD, till JED.

2. Spara filer i molnet

Ingen kan arbeta med en fil med dig om filen inte sparas i ett delat utrymme. Du har enklare tid att hålla reda på dina filer om du sparar dem på ett delat utrymme från get-go, snarare än att vänta på Office 2016 för att be dig att göra en kopia till ett delat utrymme (vilket det kommer att göra när du gör försök att dela en fil som har sparats lokalt).

Gå till Arkiv> Spara som och välj en plats på OneDrive (hemanvändare kommer att välja det första alternativet), OneDrive for Business eller SharePoint.

3. Bjud in kollaboratorier

För att bjuda in kollaboratörer behöver du menyn Delningsalternativ som finns i det övre högra hörnet. Leta efter ikonen "person med plustecken". Härifrån kan du välja "Bjud in människor."

Bjud in människor öppnar en ruta i samma fönster där du anger e-postadresser, lägger till ett valfritt meddelande och delar filen via e-post. I Mac-versionen av Office 2016 för Mac erbjuder knappen Dela också kopieringslänk och skicka bilaga, som Windows-användare kan hitta i fönstret Arkiv> Dela. Längst ner på delningspanelen finns ett val "Få en delningslänk", som kopierar en länk till filen till ditt urklipp, som du kan klistra in i vilken kommunikations- eller samarbetsplattform du vill.

4. När realtidsredigeringar inte visas, uppdatera för att se ändringar

Om du och alla dina kollaboratörer använder samma OneDrive for Business eller SharePoint-plats för att spara filer, och ni alla använder samma version av Office 2016, bör du kunna se förändringar i din fil som de inträffar, med varje persons typ markerad av en färg och en identifierande uppsättning initialer eller en bild.

Men om dina medarbetare får åtkomst till filen du har delat på ett annat sätt, till exempel genom onlineversionen av Word, som min kollaboratör gjorde under testning, kanske du inte ser förändringar i realtid. Jag var tvungen att manuellt uppdatera eller uppdatera min fil.

Längst ner i fönstret letar du efter en rad som säger "tillgängliga uppdateringar."

Uppdatera dokumentet genom att klicka på den texten så visas dina medarbetares förändringar.

5. Lås innehåll för att förhindra ändringar

Ibland inbjuder du kollaboratörer att hjälpa till att redigera ett dokument, men det finns något innehåll som de inte bör ändra. Du kan låsa den med hjälp av Block Authors-verktyget, som inte heter så intuitivt. Det låter som om det upphäver redigeringsbehörigheter, när det faktiskt helt enkelt låser innehåll som du väljer från att redigeras.

Markera innehållet du vill låsa. Gå till Granska> Blockera författare. Det markerade avsnittet har nu en ikon bredvid det som indikerar att ingen annan än du kan ändra den.