Bli organiserad: hur jag bytte till att arbeta i molnet

Efter flera års arbete i ett hybridsystem, där vissa filer var lokala och vissa var i molnet, gjorde jag nyligen övergången till att arbeta helt online. Jag valde att använda Google Drive, men det kunde lika lätt ha varit någon liknande tjänst, till exempel Microsoft Office Online.

Så här migrerade jag till den nya miljön, några av för- och nackdelarna med att arbeta helt online och råd om du också tänker byta.

Varför jag migrerade till Google Drive

Jag har länge använt Google Drive, inklusive Google Docs, Sheets och Slides. Men jag har aldrig använt det exklusivt för allt mitt arbete förrän nyligen.

Min tidigare inställning hade några filer lagrade lokalt på min dator (naturligtvis säkerhetskopierad) och bara en handfull filer som levde som Google Docs och andra onlinefiler. Oftast använde jag Google Drive för filer som var samarbetsvilliga, till exempel ett dokument för att planera en semester med vänner.

En viktig anledning till att jag beslutade att flytta helt till molnet var för att jag har använt många olika enheter, många fler än någonsin tidigare. På en given dag kanske jag vill få arbete från någon av cirka fem olika enheter, beroende på om jag var hemma, på ett möte, reser eller någon annanstans. Jag har en stationär Mac, en Chromebook Pixel som är bärbar men inte bra för möten, en smartphone och en bärbar dator. Och ibland arbetar jag på någon annans dator.

När det är möjligt föredrar jag att göra anteckningar och redigeringar direkt på mina filer, snarare än att göra en separat anteckning i en anteckningsapp om vad jag måste göra senare till filen. Att arbeta i molnet uppfyller det behovet, och Google Drive mötte de flesta av mina andra behov också, som kompatibilitet med Microsoft Office-filformat, mycket lagring och support för alla enheter jag har.

När allt ditt arbete är i molnet har du tillgång till filerna direkt. Så länge du har en internetanslutning (och ibland även om du inte gör det) kan du redigera filerna. Det tog några år för Google Drive att komma till denna punkt, men nu när det är här använder jag det med fantastiska resultat.

Tips för att migrera till molnet

När du beslutar att hålla allt ditt arbete i molnet och lagra inget av det lokalt, kommer du att möta en stor utmaning: ta reda på vad du ska göra med alla dina gamla filer. Mitt råd är att inte oroa dig för gamla filer för mycket. Slösa inte din tid på att försöka migrera eller omorganisera alla dina gamla data, som du kanske aldrig tittar på igen ändå.

Fokusera istället på hur du kommer att organisera eller lagra ny data framöver. I mitt fall började jag använda Google Drive för alla mina nya dokument omedelbart. Jag skapade nya mappar på Google Drive online som speglade samma organisationssystem som jag brukade använda på mitt skrivbord. När jag startade en ny fil gjorde jag den till en Google Doc. Jag uppmärksammade mer på nutiden än förflutna.

Jag hade några filer som jag skulle klassificera som varken gamla eller nya, men "pågående". En pågående fil är en som jag skapade för länge sedan men som fortfarande är relevant och används idag. I mitt fall tenderar de att vara kalkylblad där jag loggar fungerar när jag slutför det. Till exempel har jag en pågående fil där jag håller reda på artiklar jag skriver, de datum de publicerar och andra metadata. Jag lägger kontinuerligt till det, och det är alltid användbart och relevant, även om jag skapade det för år sedan.

För att migrera dessa pågående filer överförde jag dem bara till Google Drive, en efter en och konverterade dem till Google-formaterade filer. Excel-filer blev Google Sheets. Lätt.

Anledningen till att jag gjorde dem en efter en var att kontrollera och se till att de skulle öppna och att innehållet inte var trasiga. Lyckligtvis överfördes allt smidigt. Ändå lagrade jag de mycket värdefulla originalkopiorna av filerna på min dator i ungefär en månad, för fall, vilket leder till ett annat råd: Förvara originalkopior av dina viktiga filer under en överlappningsperiod.

Om något går fel med din migration, vill du ha original. Det är ganska som när du placerar en papperskontroll på distans med en mobilapp, och banken skjuter ett meddelande som säger: "Varför hänger du inte på den kontrollen tills den rensas?"

Ett annat råd är att testa att tjänsten fungerar på alla dina enheter. Öppna olika filer. Stäng nu av Wi-Fi och försök öppna dem. Är det möjligt, dvs hade du offline-kopior av filer som du förväntade dig ha (mer om offlineåtkomst på ett ögonblick)? Kan du redigera? Behöver du installera några appar eller plugins för att utföra det arbete du vill göra? Det är svårare än du kan tänka dig att få tid att köra dessa försök, men det är säkert att det dyker upp någonstans och inte kan göra något du planerat.

När jag började rulla med mitt nya system att arbeta helt på Google Drive (men fortfarande under den överlappningsperioden innan jag torkade bort alla mina lokalt lagrade data) installerade jag Google Drive-synkroniseringskomponenten på min dator och säkerhetskopierade de senaste två åren. ' värdet av data till molnet. Jag testade inte alla filer för att se till att de konverterade rent till Google Drive, på samma sätt som jag gjorde med mina viktiga pågående filer, men jag kände mig bättre att veta att jag hade dragit in mycket av mina gamla data för att jag någonsin skulle behöva det. Råden på den fronten: Säkerhetskopiera gamla filer, men spendera inte för mycket tid på det.

När jag väger risker och belöningar, bekvämligheter och besvär kände jag att det var tillräckligt för mig att säkerhetskopiera mina gamla data, som jag förmodligen inte kommer att behöva någonsin igen, till Google Drive.

Det finns andra fördelar och nackdelar också. Observera att jag inte listar alla fördelar, utan bara några som är relevanta för att använda Google Drive uteslutande för arbetsfiler.

Arbetar i molnet: Fördelar

Automatiska säkerhetskopior. Jag vet att de flesta som inte säkerhetskopierar sina data nu inte kommer att starta någon tid snart. När du arbetar i Google Drive behöver du inte tänka på säkerhetskopiering. Det händer automatiskt och ofta.

Så mycket utrymme! Google Drive har en generös mängd utrymme. Alla med ett Google-konto får minst 15 GB, men att köpa mer är billigt. Dessutom finns det andra kryphål som ger dig mer utrymme. Exempelvis räknas inte filer som du skapar i Google Drive, som Google Docs, till din lagringsgräns! Det är stort.

Kompatibel med Office. Medan jag skapar och redigerar filer exklusivt på Google Drive, gör inte alla jag samarbetar med. Många använder fortfarande Microsoft Office. Med Google Drive kan du exportera alla Google-filtyper till ett Microsoft-format. Med bara några klick kan jag förvandla ett Google Doc till en Word.docx-fil.

Samarbete. För att samarbeta i realtid slår inget Google Drive. Du kan dela filer med andra användare, hantera vem som kan visa och redigera dem och till och med ha en chatt med dina kolleger när du arbetar på en fil tillsammans.

Lokal synkronisering. Som jag nämnde kunde jag snabbt säkerhetskopiera mina gamla filer till Google Drive eftersom den har en lokal synkroniseringskomponent. Med den här funktionen kan Google Drive göra dubbeltull som en online-samarbetsavdelningssats och ett filsynkroniserings- och säkerhetsprogram

Pris. Google Drive är gratis. Microsoft Office kostar cirka 100 dollar per år. Behöver jag säga mer?

Arbetar i molnet: Nackdelar

Frågor om sekretess och säkerhet. Människor som inte vill använda en molntjänst alls är nästan alltid bekymrade över sekretess och säkerhet. Någon annan lagrar dina data på en plats som du förmodligen inte kan fastställa. Google krypterar dina filer lagrade i Drive som standard, men företaget hanterar också nycklarna för dig, vilket är en röd flagga för vissa. Om du inte litar på att företaget lagrar dina filer, eller om dina filer innehåller mycket känslig information, kan det hända att migrering till molnet inte är för dig.

Offlineåtkomst. Att arbeta i molnet betyder att du behöver en internetanslutning. Att navigera online kontra offline-regler och konfigurationer kan vara en verklig smärta. Ibland går det fel eller inte som du förväntade dig.

Med Google Drive är det möjligt att arbeta offline, vilket är bra, förutom att det finns många varningar, och uppriktigt sagt har jag dem inte lästs. Jag vet att jag måste använda Chrome-webbläsaren för att den ska fungera, men jag glömmer ofta detaljerna. Jag har funnit att ladda filerna jag vill arbeta med innan jag lämnar ett område med Wi-Fi är en bra lösning, men igen, bara om jag kör Chrome. Då kan jag enkelt arbeta med dessa filer (så länge jag inte av misstag stänger fliken).

Men det kan bli rörigt.

När jag är redigerad offline måste jag fortfarande ansluta enheten till internet för att få ändringarna i molnet. Ibland orsakar det problem. Låt oss säga att jag arbetar offline på en bärbar dator medan jag är på ett flygplan. Flygplanet landar, jag kommer in i en taxi och sedan minns jag en annan förändring jag vill göra. Om jag öppnar min telefon och laddar filen med en dataförbindelse kommer jag att se den gamla kopian innan alla ändringar jag gjorde på planet eftersom jag inte har synkroniserat dem ännu. Låt oss säga att jag glömmer den punkten, och jag gör några ändringar via telefonen. När jag äntligen ansluter min bärbara dator till Internet, kommer Google att berätta för mig att någonting är tomt. Det finns lösningar, men ingen av dem är rena eller enkla. Gör dig redo att kopiera och klistra in.

Sökning fungerar, utom när den inte gör det. När du lagrar dina filer hos Google, förnamnet i Internet-sökning, har du höga förväntningar på sökverktyget. Att hitta filer på Google Drive har träffats eller saknats för mig. När jag söker efter filnamn hittar jag troligen det jag behöver, men inte alltid. Underscores i filnamn verkar särskilt kasta Google för en slinga. Jag har en fil som heter 160530_SIN_RR_Collaboration-Chart, men när jag söker efter "Collaboration" visar bilden nedan vad som dyker upp.

Google söker i innehållet i dina filer, vilket hjälper, men det kan fortfarande ta lite test och fel för att hitta det du behöver. När andra kollaboratörer delar filer med dig är det de som jag ofta har svårast att hitta, med eller utan sökning. Jag förlitar mig på filer märkta med en stjärna (favoriter) såväl som på listan över senaste filer som Google Drive erbjuder ganska mycket.

Distraktioner på nätet. För att kunna arbeta i Google Docs måste du ha ett webbläsarfönster öppet, och för vissa människor är det en halt sluttning att vara online. För mig är det inte så mycket problem. Jag använder flera verktyg och trick för att öka produktiviteten och minimera distraktioner. Men för andra är helt enkelt att vara online en inbjudan att surfa på webben och inte få riktigt arbete. Om du är bättre på att få jobbet gjort när du kopplar ur Internet, är det förmodligen inte för dig att jobba i molnet.

Ska du flytta till molnet?

Att arbeta exklusivt i molnet har sina fördelar, men det kommer också med vissa frustrationer. Som jag sa, att arbeta online betyder inte nödvändigtvis att använda Google Drive, men många av för- och nackdelarna kommer att vara samma på samma sätt. Några frågor du bör ställa dig själv innan du flyttar till molnet är:

• Har jag tillförlitlig internetåtkomst mestadels?
• Är jag villig att lära sig att arbeta offline och online?
• Kommer att arbeta i molnet ge mig tillgång till filer på ett sätt som jag inte har nu och som jag faktiskt kommer att använda?
• Är jag villig att organisera där mitt arbete lagras så att jag lätt kan hitta det?
• Kommer jag kunna motstå frestelserna att surfa på webben om jag alltid är ansluten?

Mer information finns i 30 tips på Google Drive.