Bli organiserad: hur en enda webbläsar-plugin kan göra dig mer produktiv

Du går tillbaka till skrivbordet efter lunch. Klockan 13:30 Du blir bekväm, börja bekanta dig med eftermiddagens uppgifter, och nästa sak du vet, klockan säger att den är 2:45! Vart gick tiden? Och hur har du inte gjort någonting sedan i morse?

I stunder som dessa vänder jag mig till tomater.

Jag har använt ett gratis Chrome-plugin som heter Strict Workflow som alltid får mig tillbaka på rätt spår när jag är oproduktiv. (Anslutningen till tomater kommer att bli klar om ett ögonblick.) Jag har nämnt strikt arbetsflöde i den här kolumnen tidigare, men jag har blivit så förtjust i det att jag ville dela mer i detalj hur det fungerar, hur jag använder det, och vad det kan göra för dig.

Vad är strikt arbetsflöde?

Strikt arbetsflöde är en webbläsar-plugin som hjälper dig att följa de grundläggande principerna för Pomodoro-tekniken när du arbetar på en dator. Pomodoro-tekniken är en arbetsmetodik som utvecklats av Francesco Cirillo på 1980-talet och blev senare till en bok, seminarieserie, webbplats och så vidare. Namnet kommer från att använda en köketimer i form av en tomat. (Det är där du säger "Ah ha!")

Metodiken har gjort att du ställer in köketimern i exakt 25 minuter och arbetar hårt och oavbruten tills det ringer, ingen ifs, ands eller buts. När summern går av, lägger du ner ditt arbete och tar en kort paus (tre till fem minuter), och sedan återställer du timern, återgår till ditt arbete och gör det igen. Det finns lite mer åt det, men det är essensen.

Strikt arbetsflöde är ett plug-in som sitter högst upp i Chrome-webbläsaren och håller tid åt dig. När du ser en röd tomat är du i en arbetsfas. En grön tomat betyder att du är i en pausfas. En annan snygg fördel är att Strict Workflow-appen kan blockera webbplatser som kan distrahera dig, som Facebook eller Buzzfeed, när du befinner dig i en röd arbetsfas, som visas på bilden nedan. Du måste vänta till en grön fas för att öppna dessa webbplatser.

Några viktiga skillnader

Strikt arbetsflöde skiljer sig från Pomodoro-tekniken på några sätt. Först finns det ingen tickande timer. I Cirillos beskrivning av tekniken ska ljudet från köketimern som tickar bort vara en bakgrundspåminnelse om att tiden går. Strikt arbetsflöde sitter bara tyst i din webbläsare, även om du kan aktivera en summer och ett meddelande på skärmen för att varna dig när en fas har avslutats. Och ikonen visar de återstående minuterna av den aktuella fasen, och när du är nere på en minut eller mindre räknas den ner på några sekunder.

I Pomodoro-tekniken ska du ta en längre paus på cirka 30 minuter efter fyra cykler. Strikt arbetsflöde fungerar bara på en cykel, men du kan anpassa antalet minuter du vill ha i varje fas.

En sak som plugin-programmet har som en köketur aldrig kunde ha är förmågan att blockera distraherande webbplatser när du är i en arbetsfas. Strikt arbetsflöde erbjuder några exempel och låter dig anpassa dem. Du kan inte ändra listan medan du befinner dig i en arbetsfas heller, så det finns inget att komma runt de vägspärrarna… såvida du naturligtvis inte öppnar någon annan webbläsare än Chrome.

Pomodoro-tekniken säger att när din arbetsfas avslutas måste du lägga ner ditt arbete och gå bort från det, som om klockan just har ringt i slutet av LSAT-examen. Det vore snyggt om strikt arbetsflöde gjorde något för att låsa dig ur ditt arbete i det ögonblick du träffade en pausfas för att tvinga dig att verkligen och verkligen ta en paus. När du är på rullning är det lätt att fuska genom att fortsätta arbeta, även om det förmodligen är dåligt för din produktivitet på lång sikt att göra det.

Hur jag använder strikt arbetsflöde

Vad jag gillar med strikt arbetsflöde är att det faktiskt inte är så strikt som namnet antyder. Jag gillar flexibiliteten. Vissa dagar loggar jag in på min dator och slår inte på den alls eftersom jag lyckas komma igång och utföra mina uppgifter utan det.

Jag brukar distribuera strikt arbetsflöde under två omständigheter: 1) när jag plötsligt inser att det har gått mycket tid utan att jag någonsin har gjort något viktigt, och 2) när jag står inför en uppgift som jag verkligen inte vill do.

I första hand är strikt arbetsflöde som en smäll på handleden för mig själv. Det är mitt sätt att signalera att det är dags att komma på jobbet. Och i sådana fall uppskattar jag verkligen URL-blockeringsfunktionen.

I det andra fallet är strikt arbetsflöde en lättnad eftersom det säger till mig: "Du måste bara göra denna fruktade uppgift i 25 minuter." Jag klarar 25 minuter, eller hur? Det är acceptabelt. Det hjälper till att dela upp en uppgift som jag inte alls vill överföra till mindre delar.

Många som försöker någon version av Pomodoro-tekniken säger att den ständigt närvarande klockan lägger till lite tryck, och rätt tryckmängd enligt Yerkes – Dodson-lagen är bra för produktiviteten.

Ytterligare resurser

För mer råd och apprekommendationer relaterade till produktivitet, se:

• 5 steg till mer produktiva arbetsdagar
• 11 trick för att öka din produktivitet
• Oväntade fakta som kommer att förbättra din produktivitet
• 55 appar som kan göra dig mer produktiv