Bli organiserad: hur man kan hålla fokus med personlig kanban

Föreställ dig ett ledningssystem för ditt liv, något som är lätt att lära sig att använda, håller allt organiserat, hindrar dig från multitasking och hjälper dig att nå dina mål. Det är personlig kanban.

Även om kanban växer i popularitet för projektledning i kontorsmiljöer, lånar människor också kärnidéer från det för att organisera aspekter av deras personliga liv, allt från att planera bröllop till att hantera familjeproblem. Så vad är personlig kanban, hur fungerar det och vad kan det göra för dig?

Vad är Kanban?

Kanban är en arbetsstil som började i japanska biltillverkningsanläggningar och är populär idag bland mjukvaruutvecklare och personer som arbetar inom professionella tjänster.

Det förlitar sig på kort, på vilka du skriver information, och ett bräde som du ordnar dina kort på. En del av anledningen till att det är populärt inom mjukvaru- och tjänstebranschen är att det skapar en visuell representation för något som annars inte är visuellt alls.

Kanban-programvaran börjar med ett bräde. Tänk på det som ett bräde där du ordnar klisterlappar. Dessa anteckningar kallas kort. Du kan flytta korten runt hur du vill, även om de virtuella korten alltid faller snyggt i kolumner. Traditionellt är kolumnerna märkta från vänster till höger för att göra, göra och göra. I vissa verktyg kan du anpassa kolumnens syfte eller etikett.

Kanban-verktyg är vanligtvis samarbetsvilliga; så många har alla tillgång till samma kort och kort. Korten, på något stadium i sitt liv, har vanligtvis en anklagare som är anklagad för att ha slutfört uppgiften på dem. Alla i teamet kan se alla kort eller uppgifter, var de befinner sig i sin livscykel och vem som är ansvarig för dem.

Personlig kanban tar några av kärnidéerna från kanban men lämnar bort eller gör valfria av de regler som är specifika för professionell produktivitet och kontorsarbete. Beroende på vad du lägger i din kanban-styrelse kan du dela det med familjemedlemmar, vänner, vaktmästare, handledare eller en bröllopsplanerare.

Några kanbanappar på marknaden inkluderar SwiftKanban och Trello, även om Trello-vd Michael Pryor berättade för mig att hans företags verktyg inte är en kanban-styrelse utan snarare inspirerades av dem.

Hur personlig Kanban fungerar

Kärnan i den personliga kanbanen är en visualisering av vad du behöver för att hantera och hur det kommer att göras.

"Det finns olika former av visuell förvaltning där ute, och en fördel som kanban ger är att det begränsar det pågående arbetet", säger Janice Linden-Reed, ordförande för LeanKanban universitet, en organisation som lär kanban till professionella och främjar dess användning. "Det har ett sätt att ta itu med frågor kring multitasking och hjälper människor att fokusera så att de inte blir överväldigade. Det som gör att det kanban i motsats till bara en uppdragstavla är att begränsa det pågående arbetet och flödet."

Linden-Reed förklarade att kanban är ett drag snarare än ett push-system. "Du tar bara på så mycket arbete som du kan hantera när som helst, " sa hon. "Om du bara vill ha tre uppgifter vid en viss tidpunkt har du dina tre, och när du är klar en kan du dra den nästa. Genom att ha ett begränsat dragsystem kan det hjälpa dig att hålla dig fokuserad och organiserad." Med andra ord, om du har Att göra, göra, gjort, skulle du aldrig ha mer än tre kort i din kolumn.

När jag pratade med Pryor om kanban och personlig kanban förklarade han att syftet med hans företags verktyg, Trello, var att "destillera till något mycket enkelt, som bara är en lista med listor, på samma sätt som ett kalkylblad är en grupp av nummer, och om du byter en cell så ändras en annan cell. Det är bara ett sätt att visuellt organisera vad du tänker på. " På det sättet är Trello utmärkt för att hantera ditt personliga liv eftersom det inte duva dig att använda strukturen och lingona du hittar i kanbanappar som är gjorda för affärsprojektledning.

Varför personliga Kanban fungerar

En viktig anledning till att kanban är effektiva för att hjälpa människor att hålla sig organiserade är att de tvingar dem att tänka igenom vad det är de vill hantera för att kartlägga det till en kanban styrelse.

Låt oss ta exemplet med att använda personliga kanban för att organisera familjesysslor. Först måste du ta reda på vad kolumnerna kommer att vara. De kan vara att göra, göra, gjort, men de kan också vara mer detaljerade. Istället för en kolumn för att göra, kan du ha att göra dagligen, att göra varje vecka och att göra varje månad. Kanske den första söndagen i månaden, är ditt barn ansvarigt för att dra ett arbete från månadskolumnen. Kanske varje lördag är din partner ansvarig för att dra två arbetsuppgifter varje vecka. Oavsett vad du bestämmer, skriver du ned processen genom att kartlägga den i kanban styrelsen tvingar dig att tänka igenom hur arbetet händer naturligt, liksom hur du vill att det ska hanteras.

Linden-Reed använde personliga kanban för att hantera sysslor när hennes dotter var bara sex år gammal. Det gav hennes dotteragentur och lärde henne också hur man bara klarar av en uppgift i taget.

Tonianne DeMaria Barry är författare till Personal Kanban: Mapping Work 'Navigating Life . Hon säger att personliga kanban skapar en berättelse om arbetet. "Personlig Kanban förvandlar vårt arbete till en historia, ett system. Det tar även de mest tråkiga uppgifterna och förvandlar dem till ett spel som är lämpligt och övertygande för alla åldrar, " berättade hon för mig via e-post. När någon plottar upp sin arbetslista på en tavla "upphör arbetet att vara en samling av oberoende uppgifter och blir istället en serie händelser och alternativ som påverkar varandra och flyter från en till nästa."

Personlig Kanban i aktion

Ett av de bästa sätten att få en uppfattning om hur kanban kan användas för att organisera och hantera aspekter av det personliga livet är att höra om hur andra använder det. Nedan hittar du några exempel, samt länkar som ytterligare förklarar hur de fungerar i ett kanban-system:

• planerar och organiserar ett bröllop
• hantera inventeringen av en vinkällare
• hantera hushållssysslor (se ovan)
• utarbeta ett fantasysportlag
• spara idéer för semester och resor (se bild nedan).

Vem kan dra nytta av att använda personlig kanban?

Olika sorters människor tvingas mot olika typer av programvara för att hålla dem organiserade. Jag frågade Linden-Reed och Pryor om deras åsikter om vilken typ av människor som passar bäst för kanban. De sa båda att visuellt orienterade människor klarar sig bra med kanban och lägger sedan till några fler tankar.

"Alla som kämpar med problem med att vara överbelastade eller ha kvalitetsfrågor i sitt arbete, människor som missar tidsfrister, personer som har problem med att möta förväntningarna" kan alla dra nytta av kanban, enligt Linden-Reed.

DeMaria Barry noterade att barn med Asperger ofta klarar sig bra när de använder personlig kanban. "Den kinestetiska återkopplingen och serotoninförstärkningen de får från att dra in och se sitt arbete i kolumnen Klar tvingar dem att fullborda snarare än att intensivt fokusera på eller ryska om bara en enda uppgift, " sade hon. Hon sa också att barn med ADHD ofta lyckas med det eftersom "genomföra en gräns för arbete i framsteg tvingar dem att fokusera på de uppgifter som finns i stället för att bli distraherade genom att starta många men slutföra inga."

Pryor sa att nästan alla är väl lämpade för kanban eftersom de är gjorda för att matcha hur vi redan tänker.

"Om du tittar på hur människor försöker organisera sina liv - om du tittar på en dator med Post-It-anteckningar överallt, ett kylskåp med anteckningar på dörren, människor som gör indexkort och lägger dem framför dem- vi har ett mycket rumsligt minne, "sade Pryor. "Den visuella organisationen av idéer kan vara till stor hjälp för människor."

För mer råd, läs dessa tips för att organisera författarens anteckningar, hur du ordnar din semestershopping och trick för att motivera dig själv.