Video: Bigg boss 10 Jason Shah Biography (September 2024)
Hur mycket tid slösar du på möten eftersom de som driver dem inte är beredda? Det finns ingen agenda. Kollegor anländer sent. Det som diskuteras har något att göra med dig eller ditt arbete. En timme senare har du inte gjort någonting, lärt dig ingenting och bidragit ingenting. Vad var poängen?
Do.com syftar till att hjälpa människor att ha bättre möten genom att ge dem resurser för att planera och genomföra dem. På många sätt är det som en checklista över saker att göra före, under och efter ett möte för att se till att det är produktivt för alla inblandade.
Dagen för vårt möte fick jag ett e-postmeddelande från Do.com via Shah. Inuti hittade jag en agenda, tydliga start- och sluttider för mötet, en lista över de personer som skulle vara på samtalet och deras kontaktinformation (bara vi två, i det här fallet), och länkar till bakgrundinformation. Allt detta hjälpte oss att minska jakten under samtalet, när Shah förklarade vad som gör ett möte produktivt, hans motivation för att starta Do.com och hur naturen hos möten bland kunskapsarbetare förändras.
Jill Duffy: Låt oss prata om möten och varför människor hatar dem.
Jason Shah: Från vad vi har hittat deltar de flesta möten som de är oförberedda på. Det finns ingen god anledning till att mötet händer. Det finns ingen agenda på förhand. Människor dyker upp sent och någon måste göra om saker och ting. Människor som organiserar dem funderar inte alltid på vem som måste vara där, så du hamnar med stora möten där hälften är valfria, och kanske hälften av människorna är kärnan, så dynamiken är avstängd och det förhindrar produktivitet.
Det kommer att spilla tid för upptagen människor.
Om du ber någon att sitta i ett rum i 30 minuter och inte åstadkomma någonting, skulle de tro att du var galen. Men det är vad människor gör miljoner gånger om dagen på arbetsplatsen.
JD: Hur skulle du beskriva ett produktivt möte?
JS: Du måste ha några viktiga ingredienser. Först måste det faktiskt behöva hända. Om något kan hanteras via e-post snabbt, gör det. Men om det måste vara ett möte, så okej.
Förberedelser är nyckeln: att rulla ut vad som kommer att diskuteras, vem som är ansvarig för vad, sådana saker som leder till fokuserad konversation. Under mötet: hålla sig till, hålla tid, notera och avsluta i tid.
Tidpunkten för mötet betyder också mycket. Många människor har bara en timme. Jag märkte att du var väldigt medveten och sa 25 minuter för det här samtalet. Jag tycker att det är en bra praxis.
Vad som händer efter mötet är också nyckeln. Om Bob och Stacey säger att de kommer att följa upp med en ny version av ett gliddäck, och Mark säger att han kommer att skicka försäljningsnumren, måste de faktiskt göra det! Vi tycker att de flesta säger: "Bra! Bra möte!" och de lämnar och det finns ingen uppföljning. Och även om det finns det, händer det vid fel tidpunkt, vilket utlöser ett annat möte eller mer onödigt arbete.
Så förberedelse, körning av mötet väl, uppföljning framgångsrikt efteråt är viktiga komponenter i ett bra möte.
JD: Projektledningsverktyg och andra arbetshanteringsverktyg är utformade för att effektivisera arbetet. Tanken är att ha färre möten och (och mindre e-post). Du kan tilldela varandra uppgifter och tidsfrister utan att ha möten om dem. Har du från dessa synpunkter ändrat möten i kunskapsarbetskraften?
JS: Ja. På makronivå har vi förhoppningsvis färre möten till följd av dessa verktyg.
Om jag till exempel ser att mockups uppdaterades på Dropbox, och jag tycker att de är bra, behöver jag inte träffa designern för att diskutera dem. Hon behöver inte ens meddela mig. Jag kan bara avfyra ett meddelande som säger "Hej, jag såg de uppdaterade filerna." Med något som Slack kan jag snabbt ställa någon en fråga utan att behöva träffas för att diskutera frågan.
Tidigare ville folk ha mindre teknik eftersom det till exempel var svårt att få dongeln till bildskärmen, eller det var distraherande för människor.
Jag hoppas att dessa verktyg ökar till färre möten, men jag vet inte om det finns konkreta data för att stödja det ännu, utom den propaganda som enskilda företag har lagt ut där. Och i själva mötet tror jag att de förändras eftersom vi är mer tekniskt orienterade. Om vi använder tjänster utanför ett möte, måste själva mötena hålla jämna steg med det.
JD: Jag gillar att ha arbetsmöten. De tenderar att vara de mest produktiva för mig. Jag träffas med en grupp människor, vi sätter oss ner och gör det arbete vi behöver göra just där, kanske med våra verktyg projicerade på en skärm.
JS: Det får mig att tänka på den vända klassrumsmodellen. Klassrummet är ett ställe att göra arbete, snarare än att bara titta på en presentation, precis som att ett möte inte ska kallas bara för att bläddra igenom ett däck som någon enkelt kan skicka till dig.
JD: Låt oss prata lite om Do.com. Ge mig 30-sekunders förklaring till vad Do.com är, och sedan pratar vi mer i detalj om hur du använder det.
JS: Do.com är samarbetsprogramvara för möten. Det har inget att göra med video och ljud. Det handlar om produktiviteten hos möten.
Med Do kan människor ställa dagordningar så att de vet vad de ska prata om. De kan anteckna i realtid och tilldela uppgifter som interagerar med deras andra arbetsflöden. Vi är integrerade med Google Apps, Microsoft Office 365, Slack, Salesforce, etc.
Vi har fått mer än 1, 5 miljoner människor att delta i möten i mer än 20 000 företag. Vi hjälper i princip människor att ha färre möten, bättre möten och förhoppningsvis vara mer lyckliga och produktiva på jobbet.
JD: Och det är en freemium-modell.
JS: Det är det. Du kan registrera dig gratis och vi har många gratis användare.
JD: En av de saker som slog mig med Do.com är att det verkligen uppmuntrar människor att vidta rätt åtgärder, i motsats till att vara lösningen i sig själv. Jag tänker mycket på saker som motivation och hur vi inte alltid beter oss på sätt som är i vårt bästa intresse. Så jag tycker att det är snyggt när jag hittar verktyg som handlar mer om att vägleda oss snarare än att ge oss något. Jag kände att det är vad Do.com handlar om.
JS: Ja, jag håller med. Vår övertygelse är att möten är lika mycket ett folkproblem som ett teknikproblem. Vi behöver till exempel inte en e-postapp för att förhindra att Bob redovisar ett superlångt meddelande som är svårt att förstå. Det har förmodligen att göra med företagspolitik, Bobs förmåga att vara professionell, lagdynamiken, liknande saker. En del UI som sitter fast i en webbläsare kommer inte att förändra Bob.
Det här är något jag tänkte mycket på när jag arbetade på Yammer tidigare. Yammer försökte göra företag mer öppna. Men ärligt talat var Yammer ett verktyg för transparenta företag, eftersom det är väldigt svårt att förändra en organisations kultur.
Do.com är mycket en produkt som försöker hjälpa människor att bli bättre och ger dem teknik som gör att de kan göra det, snarare än att göra det åt dig. Ärligt talat, jag vet inte ens om vi kunde vända en switch och göra ett möte mer produktivt. Det skulle vara ganska magiskt!
Vi tror verkligen att detta kommer att ha stanna kvar. Om det kommer att fungera måste det komma från människor, och vi gör det möjligt för dem att bli deras bästa jag.
JD: Berätta ursprungshistorien till Do.com och varför du brinner för det här projektet och företaget.
JS: Jag arbetade på Yammer innan Microsoft köpte Yammer. Och som du antagligen kan föreställa dig, efter att Microsoft köpte företaget, började kulturen förändras mycket, inklusive att lägga till mycket byråkrati och möten.
Jag gick igenom ungefär ett år, efter det förvärvet, att hitta att det var riktigt svårt att få saker att göra. Det var galen för mig, särskilt för att vi var ett företag som ursprungligen byggdes för att göra arbetet bättre för människor!
Lång historia kort, jag satt i ett fruktansvärt möte en dag med tio personer, och jag körde av och tänkte: "Vad gör jag här?" Galenskapen i det slog mig bara.
Om jag bjöd in dig till en middag och jag inte förberedde mig i förväg för att få ingredienserna och ha något koncept som jag ville att gästerna skulle njuta av, och de dyker upp och jag säger: "Hej, låt oss gå till livsmedelsbutiken och göra det här middagsfesten, "skulle de säga, " Det är galen! Vi kommer inte att ta reda på det här med dig. Vi kom hit för en middagssällskap! " Men det är vad möten är!
Jag tyckte att det var galen och jag hade klått att lämna och starta ett nytt företag.
JD: Vilka andra produktivitetsappar eller tjänster använder du? Har du några bästa metoder för att vara produktiva?
JS: Kan jag ge ett okonventionellt svar? Jag tror att några av de bästa produktivitetsapparna inte riktigt är produktivitetsappar. Uber till exempel ger mig mer produktivitet än en app som Asana. Jag får platser snabbare och slösar bort mindre tid att stå i regnet och vänta på en bil.
Det finns ett annat verktyg jag använder som heter BetterSnapTool, och igen, det är inte ett klassiskt produktivitetsverktyg. Jag ställde in min bildskärm med tre kolumner och med Windows Snap slog jag på en genvägsknapp och alla mina fönster knäpps på plats.
Vi använder Trello och Slack här också. Vi använder Instacart för våra livsmedel på kontoret. Det faktum att ingen behöver oroa sig för är till hjälp och gör oss på något sätt mer produktiva som ett resultat.
JD: Och hur är det med bästa praxis eller personliga produktivitetsvanor?
JS: Jag har börjat blockera tiden på min dag i kalendern för att se till att saker inte går över. Jag har plockat upp meditation på morgonen för att hjälpa mig ställa till noll och få klarhet i vad som är viktigt.
En annan som är okonventionell är att delegera saker. Det är inte en fyra timmars arbetsveckans ljudbit, men jag har den personlighet som leder till att jag vill göra allt själv. Att vara medveten om behovet av att vända sig till delegation i motsats till standard för att göra saker själv har verkligen varit betydelsefullt.
För mig är det en blandning av att vara mer uppmärksam, tidsboxa saker och delegera. Jag är mycket mer i fred och fokuserad på de två eller tre sakerna som betyder varje dag. Som grundare kan du bli distraherad av allt som har med företaget att göra, vare sig det är investerarrelationer eller en PR-möjlighet, och så delegering har gjort mig mer produktiv.
JD: Hur stor är din personal?
JS: Tio personer. Delegationen blir enklare, men det är givetvis superlitet för ett företag.
JD: Ja, men det är viktigt för andra företagare att veta att även om du arbetar med ett mycket litet team är delegationen fortfarande viktig.
