Google-dokument, ark och bilder recension och betyg

Intuitivt gränssnitt

Som du kan förvänta dig baserat på Googles andra erbjudanden, sticker Google Docs ut för sitt eleganta, mycket användbara gränssnitt och snabba prestanda. Nästan allt på verktygsfält och menyer har en tydligt markerad tangentbaserad motsvarighet, så du kan till exempel ange en kommentar antingen genom att klicka på en ikon eller genom att trycka på Ctrl-Alt-M i Windows eller Cmd-Option-M i Mac OS.

Funktioner som tenderar att vara förvirrande i traditionella appar är tydliga i Google Dokument, delvis för att de är mer begränsade. Till exempel är styckestilar begränsade till nio separata stilar, en för normal text, de andra för olika titlar och rubriker. Du kan ändra var och en av dessa stilar från Verktyg-menyn och spara dina ändrade stilar som standard för alla dokument, men du kan inte skapa nya stilar som du kan i Word eller Pages.

Å andra sidan är det enkelt att införa ett liveaktiekurs i ett Google Sheets kalkylblad - använd bara den inbyggda GOOGLEFINANCE-funktionen medan samma funktion förblir förvånansvärt komplicerad i Excel och siffror.

Revideringar och samarbete

Google Dokument har alltid lagrat alla dina revisioner och gjort det möjligt att gå tillbaka till ett tidigare tillstånd av ett dokument om du behöver det. När du samarbetar om ett dokument och öppnar det efter att någon annan har redigerat det, varnar det dig om senaste ändringar och lagrar finkorniga register över revisioner, precis som den valfria spårändringsfunktionen i Office och iCloud.

Online-versionerna av Office och både stationära och onlineversioner av iCloud-appar har liknande men mindre finkorniga spårning av senaste dokumentversioner. Microsoft Office låter dig aktivera finkorniga spårändringar i ett dokument i skrivbordsappen och sedan fortsätta spåra ändringar i samma dokument i online Office. Däremot har iCloud-apparna en irriterande gotcha. Om du aktiverar Spårändringar i ett dokument i Apple Pages-skrivbordsappen kan du bara visa dokumentet, inte redigera det, i iCloud-versionen av Pages.

Utforska Google Dokument

Den nollaste nya funktionen i Google Docs är utforska-knappen som öppnas i ett fönster till höger om webbläsarfönstret och visar information och förslag baserat på vad som visas i ditt dokument. Om du till exempel klickar på Utforska-knappen i ett kalkylblad låter du dig ställa frågor om dina data, inklusive föreslagna frågor som "Vad är Median för kolumn D?" En formateringsruta föreslår förbättringar av den visuella visningen av dina data, som att lägga till skuggning i alternerande rader.

En ytterligare analysruta visar diagram som visar olika visualiseringar av dina data, ungefär som de svar du kan få från Excel's Pivot Table-funktion, men erbjuds utan arbete från din sida. När du redigerar en presentation i Slides erbjuder rutan Utforska onlinebilder relaterade till ämnet för den aktuella bilden och du kan dra dem direkt in i bilden. Microsoft Office har jämförbara forskningsfunktioner, men de är inte lika lätta att använda eller så flexibla.

mallar

Om du kommer ihåg de första dagarna av Google Docs kommer du att komma ihåg att dess dokumentmallar tenderade att vara eleganta men extremt minimala. Allt som har förändrats i bredbandsperioden, då det tar liten eller ingen tid att ladda ner komplex grafik. Google har tagit signalen från Apple och Microsoft och erbjuder nu visuellt underbara mallar för dokument, kalkylblad och särskilt för presentationer. Till skillnad från Apples malldesign kräver Googles inte att du är en professionell grafisk formgivare, och Google Slides presentationsmallar är rika på livliga och kraftfulla bildspel som vem som helst kan använda.

För att få en uppfattning om Googles skicklighet att ta fram webbaserade appar, prova Google Slides i en webbläsare och jämför den med Microsofts webbaserade version av PowerPoint. Microsoft förlitar sig på en reducerad version av det välbekanta Office Ribbon, ett gränssnitt utformat för stationära appar, där Ribbon packar dussintals funktioner i ett kompakt verktygsfält längst upp på skärmen. I Office: s webbaserade appar verkar det reducerade funktionsbandet ibland slösande, med tomt utrymme i stället för alternativen som visas på skrivbordsversionen. Det kan också verka ineffektivt, eftersom fliken Ribbon döljer andra layoutfunktioner som du kanske vill använda utan att byta flikar.

Google använder en ruta till höger om fönstret för många funktioner som Microsoft sätter i bandet, samtidigt som det visar ett vanligt verktygsfält med funktioner du ofta använder, och effekten är subtilt men märkbart mer effektiv och vänlig än Office-modellen. I Slides, till exempel, kan du ändra övergångar i den högra rutan medan du fortfarande har åtkomst till grundläggande formatering och ritningsfunktioner i den översta verktygsfältet.

Integrera Google Dokument med Microsoft Office

Google Dokument kan importera Microsoft Office-dokument med imponerande trohet, och det importerar också open source-format som de som används av LibreOffice. Förvänta dig inte att den importerar Apples iCloud-dokument - men inget annat utanför iCloud kan heller importera iCloud-dokument. Du kan exportera från Google Docs i Office, Open Document (OpenOffice och LibreOffice), PDF, HTML och ePub-format - ett mer användbart sortiment av exportalternativ än du kan hitta någon annanstans.

Du kan också använda Google Translate för att konvertera ett dokument till ett annat språk, med förutsägbart ojämna resultat; en liknande funktion, med Microsofts onlineverktyg, är inbyggd i Microsoft Office. Ett brett utbud av tillägg från tredje part tillhandahåller funktioner inbyggda i Microsoft Office, som e-postfusion, Avery Label-utskrift och en mer avancerad ekvationsredigerare än den som Google tillhandahåller. Men om du behöver funktioner som dessa, har du förmodligen bättre med Office.

Är Google-dokument, ark och bilder för dig?

Ska du klippa sladden till Microsoft Office, LibreOffice eller iCloud och byta till Google Docs? Om du är nöjd med att redigera i ett webbläsarfönster och inte bryr dig om att lagra dina data på Googles servrar och du inte är orolig för att förlora åtkomsten till Internet, finns det många skäl att göra det. Jag använder verkligen Google Docs för alla mina dokument som jag vill att andra ska samarbeta med, eftersom svitens samarbetsfunktioner är smidigare och särskilt snabbare än vad konkurrensen erbjuder.

Men jag använder Microsoft Office på Windows och på Mac för allt annat, eftersom ingen online-svit kan matcha kraften och flexibiliteten hos office-appar som är mogna och fullständiga som Word, Excel och PowerPoint - och om jag behöver redigera ett Office dokument online, till och med webbläsarbaserade Office har några funktioner, som slutnotar, som Google Docs inte gör.

Om du inte har konfigurerat Google Dokument med ditt Google-konto rekommenderar jag att du ställer in det nu. Du kan använda din befintliga e-postadress och du behöver inte ställa in ett Gmail-konto. Det kommer att ta lång tid innan den kan matcha den fulla kraften i en lokalt installerad kontorssvit, men Googles online-kontorssvit ser underbar ut, fungerar snabbt och förmodligen gör allt - eller nästan allt - som du behöver för att göra ditt arbete. Google Docs, Suites and Slides delar vårt Editors Choice för online-kontorssviter med Microsoft Office 365.