Bli organiserad: hur du fångar viktiga data med skanning och ocr-appar

En skanningsapp med optiskt teckenigenkänning (OCR) är nödvändigt för att bli organiserad. De bästa skanningsapparna hjälper dig att fånga all slags information, t.ex. presentationsbilder från ett möte, whiteboard-anteckningar, visitkort, för att inte tala om viktiga dokument. De är praktiska för andra användningsområden, allt från att digitalisera pappersrecept till att spara garantier.

För några år sedan var jag tvungen att få ett nytt pass och på samma dag, släppa det för ett visum. Strax efter att jag tog upp passet tänkte jag, "jag borde förmodligen ha en kopia av det här innan jag överlämnade det." Jag tog fram min telefon och skannade den. Visum tog nog mer än två veckor, och under tiden behövde jag detaljerna i mitt pass för en massa pappersarbete. Bra att jag hade en läsbar kopia!

Hur fungerar skanningsappar?

När du använder en mobil skanningsapp är det inte mycket annorlunda än att ta en bild. I en idealisk inställning spelar du ditt dokument platt på en kontrasterande bakgrund och riktar telefonens kamera mot det.

Sedan guidar skanningsappen dig genom processen. Det berättar vanligtvis att du ställer upp dokumentets kanter med beskärningsmärken på telefonskärmen. Håll stadigt som möjligt, men oroa dig inte. Appen justerar för små rörelser. Skanningen tar en sekund eller två. När det är klart ser du vanligtvis en förhandsgranskning av ditt dokument. Appen frågar då vanligtvis om du vill lägga till fler sidor eller starta en ny skanning.

Du kanske tänker att du kan hoppa över en skanningsapp helt och istället ta ett foto av alla papper som du vill spara digitalt. Du kan, men det finns två nackdelar. Först är det osannolikt att en bild är lika tydlig som en skanning, så du riskerar att inte ha läsbar text. För det andra kan du inte söka i texten, vilket kan göra det extremt svårt att hitta det du behöver senare.

Vad ska du skanna med en skanningsapp?

Låt oss titta på exempel på hur du kan använda en skanningsapp för att förbli organiserad. Därefter förklarar jag vilka funktioner du ska leta efter i de bästa skanningsapparna och ange några appar som har dem.

Visitkort

Nästa gång någon ger dig ett visitkort använder du en skanningsapp för att fånga den personens kontaktinformation och sedan returnera kortet. Du visar hur lätt det är att vara papperslös samtidigt som du samlar in deras detaljer i ett digitalt format så att du inte behöver skriva något senare. Vissa skanningsappar kan upptäcka visitkort och skapa en ny post i din kontaktapp. Andra söker på LinkedIn för att föreslå anslutning där.

Whiteboards och presentationsmaterial

Vid möten vill de flesta av oss ge varje talare vår fulla uppmärksamhet. Det är svårt att göra om vi kryper till en presentation eller whiteboard och hoppas att inte missa en viktig detalj. En utmärkt lösning är att snabbt skanna bilderna eller annat material eftersom de verkar veta att du kan se över dem mer detaljerat senare.

Dokument till e-post eller säkerhetskopiering

Medan många människor och organisationer gärna skickar dig digitala dokument finns det fortfarande många fall när vi stöter på papper. Låt oss säga att din bank ger dig ett viktigt pappersdokument att skriva, men att du vill att din advokat ska kontrollera det först. Det är en bra tid att använda din skanningsapp. Skanna några sidor så att du kan skicka e-post till dem. Vissa skanningsappar innehåller ett verktyg som låter dig också signera dem digitalt.

Andra viktiga artiklar som du kanske vill skanna och säkerhetskopiera inkluderar immuniseringsregister, skattedokument och juridiska intyg (födelse, äktenskap, invandring, etc.).

Vad du ska leta efter i en skanningsapp

De bästa skanningsapparna fångar dina dokument tydligt, gör texten sökbar och hjälper dig att spara de färdiga filerna på rätt plats. Här är vad du ska leta efter:

Automatisk kantdetektering

En bra skannings- och OCR-app hittar automatiskt kanterna på dina dokument automatiskt. När du riktar kameran mot papperet bör de gröda markeringarna du ser på skärmen söka efter dokumentets kant på egen hand och anpassa sig till olika dimensioner. Oavsett om du skannar ett A4-papper eller ett visitkort räknar appen ut det automatiskt.

Spara och exportera alternativ

De bästa skanningsapparna ger dig alternativ för var du kan spara eller exportera dina nyligen skannade texter, till exempel Google Drive, Dropbox eller en annan lagringstjänst. Du vill inte ha en app som tvingar dig att hålla dokument på en ny plats.

OCR

Jag nämnde OCR högst upp i denna artikel. När du har OCR blir alla ord du skannar text. Du kan också kopiera och klistra in texten eller redigera den. Låt oss säga att du skannar ett recept och ser att det har en skrivfel. Med en riktigt bra skanning och OCR-app borde du kunna fixa skrivfel. Vissa appar kan konvertera din slutliga text till ett känt ordbehandlingsformat, till exempel.docx. Andra låter dig ändra texten rätt i appen utan att behöva öppna dokumentet i en ordbehandlare först.

OCR gör det också möjligt att söka i dokumenttexten. Detta innebär att om du vill hitta dina immuniseringsregister kan du försöka söka efter din läkares namn för att hitta filen. Du behöver inte komma ihåg vad du namnger filen. Om du använder sökning mycket för att hitta filer, behöver du definitivt OCR.

Sökfunktionalitet

Du kanske inte är superorganiserad när det gäller att exportera och spara dina filer till en annan plats. I så fall vill du kunna söka i innehållet i skanningsappen efter allt du en gång skannat och nu behöver. En bra skanningsapp har sin egen sökfunktion.

Stöd för flera sidor

Riktigt bra skanningsappar kan skanna flera sidor i följd. De bör sedan sortera alla sidor i en enda PDF med lätthet. De mest avancerade skanningsapparna korrigerar också för sidstörningar, till exempel när du skannar sidor från en bok och inte riktigt får den att lägga platt.

Pris

Många av de bästa skannings- och OCR-apparna har en gratis servicenivå och en premiumbetald nivå. OCR anses ibland vara en premiumfunktion. Prissättningen för skanning och OCR-appar är lite nötter. Under ett tag kan du räkna med att betala mellan $ 4 och $ 7 för en anständig app. Nu är engångsavgifterna tio gånger högre. Även om prenumerationsfrekvensen är rimligare, behöver vissa människor bara en skanningsapp några gånger om året.

De bästa skanningsapparna

Nu när du förstår vad skanningsappar kan göra och varför du kanske vill ha en här är några av de bästa du kan hitta. Jag har fokuserat på appar som erbjuder skanning och OCR och gör din text redigerbar. Det finns många appar som bara skannar. Evernote Scannable och den mobila Dropbox-appen är två exempel. Men de ger dig inte en sista text som du kan kopiera och klistra in eller redigera. Dessa appar gör det.

Oavsett vilken app du väljer, kommer du att upptäcka att en skanningsapp till hands som du litar på hjälper dig att digitalisera dina dokument och förbli organiserad.

ABBYY FineScanner

Fri; Pro för $ 4, 99 per månad, $ 19, 99 per år eller $ 59, 99 engångsavgift

ABBYY FineScanner är kanske den bästa och mest kapabla skannern och OCR-appen för mobila enheter. Den exporterar filer till en mängd olika format, låter dig spara filer till de flesta stora lagringstjänster och kör till och med OCR på mer än 40 språk. Du behöver ett Premium-konto för att få OCR, som kostar $ 4, 99 per månad, $ 19, 99 per år eller 59, 99 $ för en engångsavgift.

Finns på Android, iOS

Microsoft Office-objektiv

Fri

Microsoft Office Lens är en av väldigt få skanningsappar som är helt gratis. Det är något långsammare och klunkigare än andra appar med kantdetektering och beskärning, men det får jobbet gjort. Appen har speciallägen för att skanna visitkort och whiteboard. För att redigera texten du skannar måste du exportera texten via Microsoft OneDrive och sedan öppna den Word.

Finns på Android, iOS, Windows

Scanbot 9

Fri; Pro för $ 4, 49 första året sedan $ 22, 49 per år; eller $ 69, 99 engång på iOS

Scanbot är en utmärkt skannings- och OCR-app. Trots detta ändrade företaget nyligen sin prismodell från en låg engångsavgift till en årlig prenumeration eller dyrare engångsavgift ($ 69, 99). Dessutom är priserna mycket svåra att spåra. Hur som helst är Pro-versionen av Scanbot värd att överväga om du behöver en snabb och exakt skanningsapp för nästan alla typer av dokument. Den har bra färgkorrigerings- och optimeringsverktyg, plus andra skanningsfunktioner, till exempel en QR-kodläsare och streckkodsläsare. Du kan också använda den för att underteckna dokument med ingenting annat än fingret och telefonen eller surfplattan.

Finns på Android och iOS