Bli organiserad: hur man använder spårändringar i google-dokument

Sedan 2014 har Google Dokument gjort det möjligt för människor att spåra förändringar när de redigerar eller samarbetar om sitt arbete med andra. Möjligheten att spåra förändringar ger dig mer redigeringskraft på två sätt. Först kan du redigera ditt eget arbete utan att göra dina ändringar, om du eller någon annan vill granska dem. För det andra kan du skapa ett dokument och dela det med andra, och de kan föreslå ändringar i filen, som du eller någon annan kan se och acceptera, avvisa eller ytterligare ändra. Det gör processen att samarbeta mer transparent och lättare att hantera.

Medan många hänvisar till den här funktionen som Spåra ändringar - det är vad det heter i Microsoft Word, och det har funnits längre där - Google kallar det förslag. Det fungerar på samma sätt som funktionen i Microsoft Office. Om du importerar ett Google Doc till Microsoft Word eller tvärtom, bevaras och spåras alla spårade ändringar eller förslag.

Så här använder du Förslag i Google Dokument.

Hur man aktiverar förslagsläge

Om du skriver och redigerar solo, eller föreslår ändringar i någon annans arbete, börja med att aktivera förslagsläget. Leta upp på skrivbordet i det övre högra hörnet på skärmen efter en pennaikon och ordet Redigering. Klicka på den och välj Förslag. På mobila enheter, titta i inställningsmenyn, där det kallas Föreslå ändringar. Slå på den.

När du har aktiverat Förslag visas dina nya redigeringar på sidan som redigeringar snarare som engagerad text. Till exempel visas varje radering som text med ett genomslag. Nya ord du skriver visas i en ny färg (i detta fall grönt).

För varje ändring du föreslår skapar Google Dokument en liten sammanfattningsruta i höger marginal som visar vem som föreslog ändringen och vad är det. Dessa sammanfattande rutor ger dig och andra redaktörer också befogenhet att acceptera eller avvisa ändringarna, som jag täcker mer detaljerat senare.

Hur du delar ditt dokument

Om du vill få föreslagna ändringar från andra måste du först dela dokumentet och aktivera redigering. Klicka på den blå Share-knappen i det övre högra hörnet på skrivbordet. På mobil finns alternativet i inställningarna under Dela & Export. Du kan dela dokumentet med bara personer du väljer eller genom att skapa en länk som gör dokumentet synligt för alla med den länken.

Här är den viktigaste delen: Du måste ge dina medarbetare redigeringstillstånd. Välj Kan redigera från det tillämpliga alternativet.

När dina medarbetare tar emot dokumentet bör de kontrollera att de föreslår snarare än att redigera så att alla kan se förändringarna. När team arbetar på detta sätt ofta kommer alla att vara vana att se sina redigeringar på skärmen och vet omedelbart om Förslag inte är aktiverat. Om folk är nya i att spåra förändringar kan du behöva påminna dem.

Hur man använder kommentarer

En vanlig regel för redigering (som alla bryter hela tiden) är att aldrig skriva in dokumentet något du inte vill publicera. Lägg till exempel aldrig ett skämt som platshållare och skriv aldrig en kommentar inline. Frågor och längre tankar för diskussion hör som kommentarer.

För att lägga till en kommentar, leta efter ikonen i verktygsfältet som ser ut som en talruta med ett plustecken i mitten. Alternativt kan du markera lite text och en kommentarknapp visas i höger marginal. Klicka på den så kan du lägga till din kommentar.

Kommentarer visas i höger marginal tillsammans med alla andra spårade ändringar. Samarbetspartners kan svara på kommentarer, så att du kan diskutera rätt i dokumentet om de ändringar du kan göra.

Hur man accepterar, avvisar och löser kommentarer

När alla förslag är in, kan den som har det sista ordet om arbetet läsa igenom dokumentet och acceptera eller avvisa ändringarna.

För kommentarer har du ett alternativ att "lösa" var och en. Att lösa en kommentar raderar konversationshistoriken permanent och för alla, så se till att saken verkligen är löst innan du trycker på den knappen.

Vad ser andra människor?

Något att tänka på när du föreslår ändringar och kommenterar ett dokument är vad andra ser om de har tillgång till samma fil. Till exempel, om de inte har valt bort, får den eller de författare som har sitt ursprung en e-postmeddelande om varje förslag du gör och kommenterar du lägger till i nästan realtid. Detta innebär att om någon föreslår en redigering och sedan ändrar sig, ser författaren fortfarande det ursprungliga förslaget via e-post. Det är en styggedom.

Jag rekommenderar starkt att inaktivera dessa aviseringar, särskilt om du tycker att redigeringsprocessen är svår. Istället för att plåga dig själv med kunskapen om varje liten tanke som korsar dina redaktörer, gå till Google Drive, klicka på kugghjulsikonen och välj inställningar. Kontrollera att båda rutorna är avmarkerade under Meddelanden.

Hur man använder Versionshistorik

Ett annat verktyg som inte strikt ingår i Förslag men som ändå är användbart för att skriva och redigera i samarbete är Versionshistorik.

Titta under Arkiv> Versionshistorik. Två alternativ visas: Namn på aktuell version och Se Versionshistorik.

Du kan använda Name Current Version för att spara en kopia av din fil innan du öppnar den för andra för redigering. På så sätt, om något går fel, som en medarbetare glömmer att slå på Förslag, kan du snabbt och enkelt återgå till ditt tidigare utkast.

Det andra alternativet, Se Versionshistorik, visar tidigare sparade versioner av filen märkt efter datum och tid. Du kan ändra namnen till något mer beskrivande om det hjälper. När du tittar på tidigare versioner av din fil ser du ändringar markerade i en annan färg. Det är ett användbart verktyg för att vända tillbaka klockan när du kanske accepterade eller avvisade ändringar och nu önskar att du inte hade gjort det.

Hur man jämför dokument

Det sista verktyget som är värt att nämna är ett nytt som heter Jämför dokument. Det finns under Verktyg-menyn (Verktyg> Jämför dokument). Med det här verktyget kan du jämföra två dokument för att se vad som skiljer sig mellan dem. Det är praktiskt att hitta ändringar som har lagts till (avsiktligt eller på annat sätt) i ditt dokument, vare sig du eller någon annan. Den här vyn kan också dra upp kommentarer på filerna också.

Om du samarbetar med en grupp människor som inte är vana vid gruppredigering kan du alltid spara ett utkast till ditt arbete och jämföra det med den redigerade versionen för att se till att inga ändringar av misstag glider av dig.

Fler Google Dokumenttips

Det finns några andra tips som är värda att veta om du använder Google Docs ofta. Till att börja med ska du vara säker på att du vet hur du sparar Google Dokument offline. På så sätt stör internetbrott och andra oväntade händelser inte ditt arbete. Du kan också kryptera Google-dokument lagrade i Drive, ett annat praktiskt tips. Var noga med att utforska vår lista över de bästa Google Dokumenttips också.