Meeteor granskning och betyg

Alltför ofta utnyttjar vi inte fullt ut potentialen i våra dagliga affärsmöten, så det blir lätt att känna att de slösar bort vår tid. När ingen är säker på ett mötes syfte, dess mål och förväntade resultat, eller vilka beslut som verkligen behöver fattas, blir samarbete svårt. Människor sluta tillbringa en timme med att prata om en stor plan, varefter ingenting händer. Meeteor, som börjar med $ 9 per användare per månad, syftar till att hjälpa till med det problemet.

Meeteor hjälper teammedlemmarna att organisera mål och material innan de går samman, hålla anteckningar och tilldela actionobjekt under evenemanget och följa upp uppgifterna även efter att alla har lämnat rummet. Tanken är att fånga slutsatser och idéer som kommer ut ur en viss diskussion och sedan uppmuntra och följa uppföljning av alla beslut som fattas.

Stor premiss, "iffy" körning. Medan programvaran har några utmärkta idéer har den en svag implementering. Om funktionerna kan delas ut kan Meeteor förvandlas till ett verkligt användbart verktyg i nivå med några av våra Editors 'Choice-produkter för online-samarbete, inklusive Podio och Slack.

Låt era människor ringa mitt folk

Registreringsprocessen är enkel. Meeteor är gratis för lag med upp till fem medlemmar, vilket gör däcksparkningen lätt. För större organisationer debiterar webbapplikationen $ 9 per användare per månad, med företagslicenser tillgängliga med specifika priser endast tillgängliga från Meeteors försäljning. Mötesgäster (utanför din organisation) räknas inte i licensvillkoren, så du behöver inte betala en avgift för en engångsbesökare. Programvaran är integrerad med Microsoft Outlook och Atlassian HipChat, med stöd för Google Kalender kommer snart, enligt Meeteor.

Den första installationen skapar teammedlemskap och systemkonfiguration. Exempelvis styr administratörer vem som kan gå med i ett team och hur många lag det finns. Anställda med ett e-post-ID på företagets domän kan tillåtas gå automatiskt eller kan behöva be om tillstånd; lag och arbetsytor kan vara privata om inte medlemmar är inbjudna.

Du kommer förmodligen att vilja undersöka Meeteors valfria anslutning till Microsoft Outlook eftersom det kan vara ont för teaminställningar, särskilt för större organisationer. Att skapa en organisation - särskilt en ad hoc-organisation som en branschkommitté - betyder att kopiera och klistra in e-post-ID till fälten Inbjudan. Det är okej för några deltagare men detta blir gammalt. Så administrerar IT med ett Microsoft Windows Server Active Directory (AD) träd som innehåller hundratals eller tusentals användare snabbt vill utnyttja någon form av bulkexportkapacitet. Minst bör Meeteor be om tillåtelse för att få åtkomst till en kontaktapp eller aktivera en CSV-filuppladdning. Idealt bör den integreras med befintliga appar för kundrelationshantering (CRM) eller identitetshanteringsbutiker, eftersom Meeteors medlemslista bara lagrar namn och e-post-ID. Ofta är det inte tillräckligt för att hjälpa dig hitta rätt personer.

Arbetsytor hjälper dig att organisera relaterade möten baserade på projekt, team eller någon annan struktur som fungerar för dig. Det är i huvudsak en delad katalog så att du kan vara så kornig eller generell som du vill.

Innan mötet: Bli inbjuden, bli organiserad

Ofta består organisationen före mötet av en snöstorm med e-post med en mängd bilagor där åtminstone en viktig mottagare oundvikligen lämnas från distributionslistan. Det är här som Meeteor lyser ljusast: Meeteor ger alla en plats att dela relaterad information som är tillgänglig medan alla funderar på mötesämnet. Om inget annat uppmanar det mötesarrangörerna att sätta tydliga mål och en tydlig dagordning.

Du skapar ett möte genom att definiera dess syfte (till exempel "Bestäm vilka konferenser vi ska delta i år" eller "Välj ut mottagare") och tilldela det till en arbetsyta. Du uppmanas att välja deltagare, mötesdatum och -tid samt plats och logistik. Detta är ett annat område där Microsoft Outlook-integration är användbar om dina IT-administratörer har lagt till konferensrum till den globala adresslistan. Fyll i formuläret kommer inte att överraska dig. Om det gör det, kommer du inte förbli förvirrad länge. Hjälptexten är väl utformad.

Meeteor leder dig sedan igenom processen med att skapa en strukturerad agenda, som ber dig att ge önskade resultat, specifika agendaposter och "förarbete" -instruktioner för att hjälpa deltagarna att förbereda sig för mötet. Du kan ladda upp dokument för att hjälpa till med den strävan. Du kan också tillhandahålla mötesmaterial, markregler och fastställa roller som facilitator och anteckningsbok. Inget av dessa är obligatoriska fält, vilket är ett plus och ett minus. Å ena sidan underlättar det enkelheten i ett ad hoc-möte. Å andra sidan ger det sido steget eftertänksamheten som verktyget syftar till att uppmuntra.

Det är lätt att bjuda in mötesdeltagare från en lista med teammedlemmar, men du kan bjuda in vem som helst till ett möte via e-post. Alla får agendan i förväg tillsammans med en kalenderinbjudan, liksom sammanfattningen efter mötets avslutande. Endast Meeteor-användare kan bidra till att möta dagordningar och anteckningar, hantera uppgifter eller hantera arbetsytor. Det är bra eftersom att be någon att anmäla sig till Meeteor (eller någon annan tjänst) för ett engångsmöte ber om problem, för att inte tala om röran i organisationens kontaktlista.

Det är där problemet börjar emellertid eftersom schemaläggning av ett möte börjar med att du skriver in dagen, tiden och platsen (virtuellt eller fysiskt). Om du inte använder Microsoft Outlook: s gruppkalenderingssystem måste du leta upp dina kollegas schema separat. Det betyder att för mindre organisationer eller möten som hålls med människor från olika organisationer måste du ha en separat konversation (till exempel "När är du tillgänglig? Är tisdag bra?"). Det fick mig att önska någon form av "Vänligen ange när skulle fungera för dig" -funktioner, till exempel den som tillhandahålls av Doodle eller Calendly. Om jag behöver ha fem eller tio e-postkonversationer för att skapa en acceptabel mötetid, är det tillräckligt mycket för mig att börja undra varför jag behöver Meeteor.

När ett möte är planerat finns det också på en fristående lista i appen. Jag måste komma ihåg att lägga till den i min iCal (eller vilken app som helst) manuellt när inbjudan kommer igen, såvida du inte har integrerat den med Microsoft Outlook. Även inom Meeteor presenteras inte mötena med en visuell kalender; detta gör det svårt att se att någon bjöd in dig till ett möte på 7:30 eller att kartlägga din dag. Sammanfattning: Meeteors värde är mer inriktat på att leda och optimera ett mötes potential snarare än schemaläggning och logistik.

Att hålla en mötesrekord

Deltagarna kan ta anteckningar med Meeteor under ett möte, vilket är en kraftfull och användbar processändring för de flesta möten. Anteckningsfunktionen gör Meeteor attraktiv, särskilt för personer som deltar i många möten. De flesta av oss klottar till oss själva men de delas inte i ett "Vad ska vi göra nu för det?" sätt, särskilt efter mötet.

Dessa anteckningar kan vara ren text eller markeras som uppgifter, beslut eller "lärdomar." Du kan följa ett beslut eller lärdomar med text som förklarar dess skäl och inverkan, men i sig är dessa helt enkelt markerade anteckningar. Det är inte en dålig sak eftersom det uppmuntrar deltagarna att fråga, "Så, vad beslutades här?"

Du kan också tilldela uppgifter till en mötesdeltagare eller någon annan i organisationen. Var och en kan tilldelas ett förfallodatum och lagras i anpassningsbar kategori (t.ex. "nästa steg" eller "bakbrännare"). På den enklaste nivån är det precis vad du handlar efter. Vi vill dock se att uppgifter har prioriterade inställningar eller tidsfält, som inte finns i den aktuella versionen. Denna brist kan vara problematisk för människor som deltar i flera projekt eller i flera team - exakt den typen av tunga möten kunder som skulle vara intresserade av Meeteor.

Du kan inte heller tilldela en uppgift till någon som inte är i organisationen, vilket är en annan övervakning. Föreställ dig en åtgärd: "Se till att webbdesignkonsulenten får oss de nya mock-ups senast tisdag." Konstruktören får inte den uppgiften eller meddela den direkt om han eller hon är en mötesdeltagare eller en Meeteor-användare. Det är inte en kritisk övervakning eftersom den som hanterar webbdesignern antagligen är vid det mötet. Men det skulle säkert vara mer praktiskt och effektivt om uppgifter skulle kunna dirigeras direkt till extern personal.

Uppföljning

När mötet är över kan du skicka sammanfattningen till deltagarna så att de kan integrera sina uppgifter med sina egna kalendrar, som återigen beror på din e-post-apps funktioner. Sammanfattningen visar inte vem som var inbjuden, vem som deltog och vem som var en no-show. Det är en annan funktion som vi skulle vilja se eftersom det ofta kan vara till hjälp att få dessa sammanfattningar.

Uppgifter som tilldelas mötesdeltagare dyker upp i en uppgiftslista, men Meeteors uppgiftshantering är minimal. Du är antagligen ännu bättre med en mer fullständig projektledning eller apphanteringsapp, till exempel Asana. Med Meeteor kan du klicka på ett objekt för att säga att du har gjort det; det handlar om det. Det finns ingen mer avancerad funktionalitet, till exempel ett sätt att registrera om alla tilldelade uppgifter är slutförda, när de slutfördes, eller till och med ett sätt att officiellt dela ut dem till någon annan ("Bill kommer att göra det istället").

Meeteors relativt få integrationsalternativ skadar tjänsten, särskilt jämfört med många andra SaaS-appar (Software-as-a-Service), som i allmänhet försöker tjäna så många integrationsalternativ till tredje parts mjukvara och andra tjänster som möjligt. I synnerhet är Meeteors brist på stöd för REST API, som skulle göra det möjligt för kundens interna utvecklare att bygga sina egna integrationer, en övervakning som företaget bör ta itu med. Affärsmöten har potential att påverka alla affärsprocesser, och så vidare många olika plattformar för affärsprogramvara. Även några fler integrationer för uppenbara kandidater som kalendrar och kontaktledare skulle vara bra. För att vara rättvis säger Meeteor att fler sådana funktioner kommer. Att påskynda förbättringen och lägga till stöd för oberoende integrationsutveckling skulle säkert hjälpa, istället för att företaget ska hålla allt internt (vilket verkar vara Meeteors nuvarande strategi).

I praktiska termer måste jag starta ett möte i Meeteor efter samråd med andra människor om vilken dag och tid som fungerar för dem. Sedan måste jag fånga tilldelade uppgifter under mötet (och lägga till dem manuellt i min kalender). Jag måste sedan följa upp de här sakerna manuellt eller med hjälp av någon annan projekthanteringsapp. Med fler sätt att ansluta Meeteor till andra appar har mjukvaran potential att vara en salve på en pågående smärta som många upplever i affärer. Men i sin nuvarande form tvingar den tillräckligt med information för att manuellt kunna förhandlas eller skrivas in två gånger för att du vill testa kör Meeteor noggrant innan du köper.