Från röran till papperslös i fem steg

Om du drömmer om den dag då du slänger ut dina anteckningsböcker, visitkort och andra pappersrester och verkligen blir en papperslös person, varför inte börja idag? Med några tips och rätt verktyg kan du börja bli papperslös just nu. Men först bör du notera att gå papperlöst är lite som att gå ner i vikt: Det är svårare än det låter. Det kräver hängivenhet. Det är ett livsstilsval mer än ett projekt. Och ingen förväntar dig att du ska vara perfekt.

Att gå papperslöst kräver också att du har ett syfte och ett mål. Precis som att gå ner i vikt, om ditt mål är att "vara papperslös" är det lika vagt som "gå ner i vikt." Hur mycket vikt försöker du gå ner? Var i ditt liv försöker du vara papperslös? Och ännu viktigare, vad är slutmålet?

Några vanliga mål är:

• Mindre röran
• Bli mer effektiv eller organiserad
• Gör dina dokument och anteckningar sökbara
• Fört bättre register över ditt liv och ditt arbete

Vissa av dessa frågor kan låta triviala, men på lång sikt är de motiverande. De hjälper dig att skapa verkliga mål som du kan gå igenom när du börjar svänga kursen.

Steg 1: Gå framåt, inte bakåt

När du är redo att bli papperslös börjar du med att gå framåt, inte bakåt.

Vad jag menar med det är att tänka på att vara papperslös i allt du gör börjar just nu , vilket också innebär att ignorera allt det gamla papperet, till exempel de högar med räkningar som du hoppas att en dag strimlar och de gamla anteckningsböckerna med gårdagens anteckningar. Jag vet att det är frestande att vilja digitalisera alla dessa filer, men det är inte rätt första steg.

Ditt gamla papper kommer inte någonstans. Alla dessa gamla papper kommer att bli en smärta i nacken att digitalisera, även med de bästa verktygen, så bli inte fast i dem rätt när du kommer igång.

Tänk istället på att vara papperslös härifrån och ut. Det betyder att ta steg som:

• Använda en digital kalender för nya och kommande möten
• Ta anteckningar i en app för anteckningar (några förslag visas nedan)
• Lägga din uppgiftslista i en att göra-app eller en anteckningsapp.

Även att göra dessa tre enkla saker kan ta mer tid än du inser.

Steg 2: Välj några appar och programvara och håll dig fast med dem

Det finns många fantastiska appar där för notering och uppgiftshantering. Några som jag rekommenderar är: Evernote, Awesome Note, Asana, Microsoft OneNote, Todoist, Any.do, Kom ihåg mjölken och Wunderlist. Det finns många alternativ!

Du bör också plocka upp ett filsynkroniseringsprogram om du inte redan har ett. Du kanske inte börjar använda det direkt, men installera det och bara bli bekväm med hur det fungerar, i allmänhet. Några av mina favoriter är Google Drive, Dropbox, Box och SugarSync.

Steg 3: Åtag!

Slösa inte för mycket tid på att försöka bestämma vilka appar eller appar som är absolut bäst. Hitta en eller två som gör vad du behöver för att göra och arbeta med de plattformar du har och börja använda dem. Oavsett vilka verktyg du väljer, ägna dig åt att hålla dig till dem i några veckor.

Det du inte vill är att prova ett dussin appar eftersom dina filer och anteckningar kommer att spridas överallt. Du behöver en eller två centraliserade platser där du vet att du kan hitta alla dina saker utan att tänka på det. Att veta var du kan hitta den digitala motsvarigheten till dina papper

Steg 4: Utveckla arbetsflöden

Nästa steg är att utveckla vissa arbetsflöden. Detta är den mer kognitiva sidan av att bli papperslös. Tänk på det som liknar utvecklingen av vanor och rutiner för att gå ner i vikt: planera dina måltider för veckan, bestäm i förväg när du ska gå till gymmet eller träna, börja spela in dina vägningar och så vidare. Om du går papperslös kan dina arbetsflöden börja med små åtgärder, som att starta din app för anteckningar innan ett möte startar. En annan sak är att granska dina uppgifter i din to-app-första på morgonen.

Dessa små steg som startar dina arbetsflöden bör bli vanor. Jag gillar den som granskar din to-do lista eller kalender möten första på morgonen eftersom många människor redan har morgonvanor (en kopp kaffe, läsning under en pendel), och du kan tacka din nya vana på den befintliga. Med andra ord, när du dricker det kaffe kommer du ihåg att det är dags att titta på din kalender för dagen.

Vad dina arbetsflöden är mycket beror på vad dina mål för att bli papperslösa är. Ditt arbetsflöde kan till och med bara vara en enkel regel, till exempel "När jag får ett nytt visitkort tar jag en ögonblicksbild av det omedelbart med min smartphone och laddar upp det till min anteckningsapp."

Steg 5: Åtgärda eftersläpningen

Efter några veckor eller månader, när du är bekväm med dina nya vanor och arbetsflöden och är engagerad i dina nya appar, kan du äntligen tänka på att göra ett projekt för att skanna allt gammalt papper i ditt liv.

Försök inte göra detta steg förrän du har blivit riktigt solid med din dagliga rutin att vara papperslös.

Ett papperslöst liv

Kom ihåg att gå papperfritt är en livsstilsförändring. Precis som bantning måste du ta det en dag i taget och förlåta dig själv när du glider upp, men kommer snabbt tillbaka på rätt spår.

Ytterligare resurser

• Tips för att gå papperslösa
• Välj rätt skanner för att bli papperslös
• Hantera digitala familjedokument
• Anta papperslösa anteckningar
• Skapa bättre att göra-listor
• Tips för användning av Evernote